Все больше российских компаний прибегают к аутсорсингу расчета зарплаты, снижая нагрузку на бухгалтерию. В чем преимущества такого решения? Разбираемся вместе с 1С-WiseAdvice.

Содержание

Автор статьи: Иван Марчук

Время на прочтение: 13 минут

Аутсорсинг бухгалтерии стал привычным сервисом для отечественного бизнеса. По данным «Эксперт-Аудита», порядка 15% отечественных компаний используют такую услугу. Для сравнения: в Европе бухгалтерским аутсорсингом пользуются до 86% организаций, а в США — 92%. Так что у российского рынка большой потенциал для роста. Самая популярная функция для передачи на аутсорсинг — бухгалтерский и налоговый учет (52% компаний), на втором месте — расчет зарплаты (24%).

Расчет зарплаты — участок бухгалтерии, который чаще всего передают на аутсорсинг, потому что его легко выделить из функционала бухгалтерии без ущерба для бизнес-процессов. Какие преимущества дает аутсорсинг расчета и начисления заработной платы?

Аутсорсинг позволяет высвободить ресурсы руководителя и сотрудников, занятых расчетом зарплаты, особенно при текучке кадров и необходимости подбора, обучения и адаптации новых сотрудников. В случае увольнения сотрудника и отсутствия замены аутсорсинг обеспечит бесперебойную работу и гарантирует стабильное качество услуг благодаря взаимозаменяемости и единым стандартам.

А также аутсорсинг станет отличным решением, если квалификация текущих сотрудников вас не устраивает и возникают ошибки в расчетах или проблемы с отчетностью в СФР и ИФНС.

Наконец, такое решение имеет еще одно преимущество — компания получает возможность быстро масштабировать эту функцию, когда такая потребность появилась.

— В интересах провайдера предоставить профессиональные услуги по вопросам начисления зарплат. С клиентом работает не один специалист, а целая команда, которая тщательно следит за изменениями законодательства и вовремя реагирует на них. Мы даем гарантию на свои услуги, потому что уверены в их качестве и возможности профессионально заниматься вопросом начисления зарплат, а значит, отслеживать все нормативные акты и законодательство, что обезопасит предприятие от штрафов и проблем с контролирующими органами.

Аутсорсинговая компания всегда готова решить задачи клиента по расчету заработной платы, – говорит генеральный директор 1С-WiseAdvice Александр Рульков.

Когда компания принимает решение о передаче функции расчета зарплаты сторонней компании, ее руководство взвешивает преимущества и недостатки такого решения.

Аутсорсинг гарантирует конфиденциальность.

В этом случае сотрудники внутри компании не будут иметь доступа к информации о вознаграждении.

Предупреждение финансовых и репутационных рисков.

Эти меры помогают избежать лишних расходов, штрафов и ухудшения репутации из-за недовольства сотрудников или ошибок в бухгалтерии.

Высокая квалификация кадров.

Компания, предоставляющая услуги аутсорсинга, гарантирует, что с клиентами будут работать специалисты с должным уровнем квалификации. Она сама занимается их обучением, развитием и систематической проверкой знаний.

Информационная безопасность становится заботой аутсорсера

Сохранение, хранение и защита персональных данных полностью ложатся на плечи сторонней компании.

Снижение финансовых рисков в области учета.

Аутсорсер компенсирует штрафы и пени за совершенные им ошибки.

Актуальные сведения в части законодательства.

В штате зачастую нет времени отслеживать нововведения и изменения законодательства. Аутсорсинг это делает на обязательной и постоянной основе.

Удобный чек-лист «Как выбрать аутсорсера»

— Они используют методы внутреннего контроля и автоматизации. В компании 1C-WiseAdvice постоянно работают над повышением уровня квалификации своих специалистов, отслеживают изменения законодательства и автоматизируют работу так, чтобы свести к минимуму любые ошибки. Например, компания применяет внутреннюю разработку «Электронный аудитор», которая помогает бухгалтерам вовремя выявлять ошибки и расхождения в данных.

Аутсорсинговые компании, естественно, замотивированы минимизировать ошибки в своей работе, — говорит Александр Рульков.

Высокая стоимость. Как правило, это наиболее частая претензия со стороны заказчиков, которые сравнивают цену услуги с расходами на зарплату профильного специалиста. Корректнее сравнивать эту стоимость со всеми расходами на выполнение функции, включая накладные расходы. Кроме того, на рынке есть различные тарифы и гибкая система ценообразования.

Отсутствие контакта с представителями аутсорсинга. Это частое опасение у предпринимателей, которые только принимают решение об использовании аутсорсинга. Задача аутсорсинга — решать все запросы клиента и постоянно находиться в контакте с ним, так как он заинтересован в сохранении контракта.

Неуверенность в квалификации аутсорсинговой компании. Аутсорсер имеет эффективную систему контроля, применяет автоматизацию и несет финансовую ответственность за свои ошибки. Как показывает практика, возможность ошибки с его стороны меньше, чем у бухгалтерии.

В ряде случаев аутсорсинг бухгалтерских услуг определенно является правильным выбором для компании. К этому варианту точно стоит прибегнуть, если в компании наблюдается большая текучка кадров, а бухгалтерия не справляется с этой функцией, часто допускает ошибки, которые приводят к штрафам. Кроме того, аутсорсинг является самым простым вариантом для масштабирования бизнеса, когда нужно сосредоточиться на основных задачах.

Если вы крупная компания —
от 100 сотрудников, а тем более если сотрудников несколько сотен или даже тысяч, — то переход на аутсорсинг или смена провайдера потребует предварительный этап — setup (сетап), – говорит Александр Рульков.

Этот этап предполагает параллельный расчет зарплаты силами нового аутсорсера одновременно с штатными бухгалтерами (или бухгалтерией прежнего провайдера) как минимум за один-два периода. На данном этапе приводится в порядок база, переносятся данные, происходит переход на актуальную версию расчетной программы.

Клиент более десяти лет использовал ERP-систему SAP. Расчет заработной платы традиционно осуществлялся бухгалтерской службой головной компании, а штатные сотрудники клиента из департамента по управлению персоналом занимались кадровым делопроизводством и развитием системы взаиморасчетов с сотрудниками.

На участке «Расчет заработной платы» работу усложняли многоуровневая система грейдов, региональные коэффициенты, нетиповые выплаты, высокие требования к корректности взаиморасчетов с сотрудниками и другие факторы. Все это было крайне важно для компании, однако любое изменение конфигураций в SAP трудоемко, дорого и требовало согласований с головной компанией. Притом что расчет зарплаты у клиента — динамичный участок, это было неэффективно.

Руководство приняло решение перейти с SAP на собственную расчетную программу, для чего наняли аутсорсера с техническими компетенциями для миграции данных в 1С: ЗУП и дальнейшего расчета заработной платы на 1800 сотрудников.

Чем больше информации получит провайдер на этапе знакомства, тем более качественным будет его коммерческое предложение. Так как ему крайне важно правильно оценить объем работы, на предварительном этапе вам будут задавать множество вопросов. Не жалейте времени, это убережет от неприятных сюрпризов при работе с провайдером.

Одна из компетенций грамотного провайдера — умение интегрировать системы для расчета зарплаты (1С:ЗУП) с другими базами данных. Например, со СКУД, что позволяет автоматически формировать табель учета рабочего времени.

Кейс: часть 1

Кроме расчета заработной платы, существует услуга по передаче на аутсорсинг всего кадрового делопроизводства. Компания может передать на сторону как обе функции, так и любую из них.
В случае передачи и кадров, и зарплаты компания полностью избавляется от рутинных функций. Сотрудники коммуницируют по типовым кадровым запросам с провайдером через свой личный кабинет. Провайдер может помочь перейти на электронный документооборот либо направить «специалиста-импланта», который будет работать на территории заказчика, но юридически оставаться сотрудником сторонней компании. «Имплант» становится посредником между сотрудниками компании и аутсорсерами — общается лично, контролирует подписание кадровых документов, занимается их архивированием для хранения в офисе.

Если штатными специалистами по кадровому делопроизводству будут допущены ошибки, это повлияет на дальнейший расчет заработной платы, учет расходов на ФОТ и оплату налогов. Передача кадров вместе с участком зарплаты минимизирует эти риски.

Передача кадровых вопросов в стороннюю компанию позволяет получить многоплановую экспертизу по вопросам применения трудового законодательства и высвободить ресурсы HRD, чтобы сосредоточиться на основных бизнес-задачах и работе с людьми — их подборе, мотивации, обучении. Стоит отметить, что качество и сроки обслуживания курирует закрепленный за каждым клиентом аккаунт-менеджер. Кроме того, аутсорсинговая компания всегда проводит аудит принимаемых функций, в рамках которого выявляются и исправляются ошибки и нарушения.

Аутсорсинг с пользой
для бизнеса

Традиционно перед принятием решения об аутсорсинге руководство компании сильно беспокоит вопрос коммуникации с менеджерами сторонней организации. На самом деле этот вопрос давно решен на практике.

Взаимодействие заказчика и провайдера осуществляется через все возможные каналы связи: личный кабинет клиента, почта, мессенджеры, телефон. Справки, информация также легко получаются через личный кабинет сотрудника.

Стоимость аутсорсинга заработной платы зависит от разных факторов. При этом учитываются не только количество сотрудников в компании заказчика, но и наличие уникальных бизнес-процессов, усложняющих факторов (особые графики работы, индивидуальные ЛНА, отсутствие автоматизации) и много других нюансов.

Переход с SAP на 1C: ЗУП длился три месяца. За это время одновременно велись расчеты в SAP бухгалтерией головной компании и в 1С: ЗУП силами провайдера, что позволило сравнить данные, устранить расхождения и безопасно перейти к регулярному обслуживанию.

Стоит отметить, что клиент значительно сократил расходы на содержание программного обеспечения благодаря переходу на собственную расчетную базу в ИТК, что обеспечило большую мобильность системы. Все заинтересованные сотрудники получили доступ к 1C: ЗУП, а это повысило оперативность и прозрачность взаимодействия внутри компании. Также стало возможным в режиме онлайн формировать любую необходимую аналитику для принятия управленческих решений.

Учетные процессы были регламентированы и структурированы, что значительно снизило риски, особенно в части хранения документов, таких как больничные листы и исполнительные листы, которые теперь хранятся на стороне клиента, обеспечивая полный контроль над всеми взаимодействиями с аутсорсером. В период перехода работы были организованы таким образом, что рядовые сотрудники практически ничего не заметили: заработная плата считалась и выплачивалась вовремя, что подтверждает эффективность и гладкость внедрения новой системы.

Кейс: часть 2

Цена — важный критерий при выборе компании для аутсорсинга бухгалтерии, но далеко не единственный. При принятии данного решения стоит провести серьезный анализ рынка, посмотреть на рейтинг бухгалтерских компаний, их размер и уровень клиентов.

Не стоит думать, что большие игроки рынка аутсорсинга сотрудничают только с крупным бизнесом, — говорит Александр Рульков.

Кроме того, стоит изучить, как организован контроль информационной безопасности, хранение персональных данных, менеджмент качества, каков объем страхования профессиональной ответственности. Посмотрите предлагаемый договор в части ответственности сторон и гарантий качества услуг.

Разные виды аутсорсинга позволяют компании выбрать наиболее подходящий вариант сотрудничества. Обязательно выходите на личную встречу. Вы сможете оценить, насколько слаженно и четко работает команда, проявляют ли инициативу и подтверждают ли свою экспертизу еще на подготовительном этапе.

Наоборот, их возможности и ресурсы для автоматизации, развития и постоянного расширения экспертизы позволяют организовать эффективный учет для компаний разного масштаба.

Доверьте расчёт зарплаты профессионалам

Оставьте заявку,
расскажем подробнее

Читайте далее