Стремясь к оптимизации ресурсов и повышению эффективности бизнеса, компании фокусируются на ключевых компетенциях, а непрофильные процессы делегируют внешним профессиональным исполнителям.

Содержание

Время на прочтение: 18 минут

Бухгалтерский аутсорсинг — это полная или частичная передача функции учета финансовой и хозяйственной деятельности компании стороннему профессиональному провайдеру. Этот рынок достаточно широкий: бухгалтерские услуги могут оказывать частные специалисты-фрилансеры, приходящие бухгалтеры, бухгалтерские фирмы разного масштаба, аудиторские и юридические компании, а также банки. Кроме того, часть бухгалтерских процессов можно закрыть с помощью специализированных онлайн-сервисов.

Крупная аутсорсинговая компания, как правило, обладает полным набором специалистов: это главные бухгалтеры, расчетчики, внутренние аудиторы, казначеи и т. д.

В целом в России услугами бухгалтерских фирм пользуются пока гораздо реже, чем в Европе или США, где в среднем более 85% компаний доверяют внешним подрядчикам. Однако эксперты отмечают, что уровень доверия к компаниям, работающим в сфере аутсорсинга бухгалтерских услуг, в нашей стране постепенно повышается. Их предложениями начинает массово интересоваться как крупный бизнес, так и сегмент SMB.

По данным Smart Ranking, рынок бухгалтерского аутсорсинга в России за 2023 год вырос на 27% по сравнению с показателями 2022 года, а его объем увеличился до 14 млрд рублей.

Топ-4 фактора, определяющих рост популярности аутсорсинга

Одним из бизнес-направлений, которые наиболее часто передаются на аутсорсинг, является бухгалтерия, ведь штатный специалист не всегда качественно справляется с возрастающими объемами и сложностью бухгалтерских процедур, а высокотехнологичных бухгалтерских компаний на российском рынке достаточно много. Главное — доверить ценные активы грамотному и надежному провайдеру услуг. Вместе с 1C-WiseAdvice разбираемся в преимуществах аутсорсинга бухгалтерии и выборе подрядчика.

Дефицит опытных
и узкоквалифицированных специалистов,

приводящий к росту зарплат
и конкуренции за штатные кадры среди работодателей. В этом случае бухгалтерские фирмы имеют преимущество, их услуги получают больший спрос.

Повышение требований к защите данных

Передача информации вовне становится критичным моментом — заказчики требуют от провайдеров услуг наличия сертификатов по информационной безопасности.

Рост качества сервиса

Аутсорсеры накапливают опыт и за счет этого повышают качество услуг.

Автоматизация типовых бухгалтерских процедур

Это способствует еще большей экономии за счет оптимизации и ускорения рутинных процессов.

Выведите бухгалтерию
на новый уровень

В некоторых организациях бухгалтер плохо выполняет свои обязанности, отказывается брать на себя ответственность, не стремится защищать интересы компании и приносить пользу бизнесу или подозревается в мошенничестве. Иногда специалист, который выполнял в компании ключевые функции финансового учета, внезапно уволился или допустил ошибку, которая обернулась крупным штрафом со стороны налоговой службы или блокировкой расчетного счета. Искать на замену доверенного профессионала, который сразу же включится в работу и быстро разберется совсеми нюансами, негде и некогда. Альтернативным вариантом может стать внешняя бухгалтерская компания.

Бывает, что современный финансовый учет становится очень сложным и запутанным, а его процедуры — настолько разнообразными, что компании нужна либо целая команда бухгалтеров, либо специалист-универсал, отлично разбирающийся в налоговых и юридических вопросах, обладающий цифровой грамотностью и вместе с тем инициативный и лояльный. При этом текущий сотрудник понимает свои обязанности исключительно в классических узких рамках: ведение бухгалтерского учета, подсчет налогов и зарплаты, сдача государству отчетности. Проверенная бухгалтерская фирма может предоставить разностороннюю экспертизу и все необходимые ресурсы.

Один из участников бизнес-завтрака, который проводила 1С-WiseAdvice, поделился своей историей: несколько лет назад вместе с еще одним учредителем он открыл компанию. Его коллега стал генеральным директором, а он сам отвечал за производство. На правах генерального директора коллега взял на себя управление финансами компании и нанял штатного бухгалтера.

Полтора года спустя компания получила крупный аванс от клиента. Однако генеральный директор вступил в сговор с бухгалтером и вывел все средства на свой личный счет. Компания оказалась
в ситуации банкротства, впереди были долгие судебные разбирательства и попытка получить хотя бы часть средств. Можно ли было избежать этой ситуации?

Да. Одно из главных преимуществ аутсорсинговых компаний — это не заинтересованное лицо, а отдельный бизнес. Бухгалтер может вступить в преступный сговор, компания — нет. Бухгалтерия на аутсорсинге — это способ одному учредителю контролировать финансовое положение компании и работу генерального директора.

Прозрачность учета и равный контроль положительно влияют на отношения между учредителями и финансовое состояние компании. Если вы рассматриваете возможность передачи бухгалтерии на аутсорсинг, будем рады вас проконсультировать.

В феврале 2022 года 1С-WiseAdvice обратился владелец нескольких франшизных пиццерий сети «Додо Пицца» в России. У клиента на тот момент было пять точек.
Запрос казался простым: получить в программе 1С корректные с точки зрения законодательства данные для налогового, бухгалтерского и кадрового учета без раздувания штата. Прежняя бухгалтерия была вынуждена необходимые для учета данные вносить в 1С вручную. Также в штате компании было оформлено более 370 человек как по ТК, так и по ГПХ. Это был еще один большой участок работы — рассчитать, внести и проконтролировать информацию о зарплатах, отпусках, больничных.

Специалисты 1С-WiseAdvice разработали систему учета с использованием сводных данных из «Додо ИС», что помогло снизить затраты на ввод всех первичных документов в программу 1С. Это позволило сократить трудозатраты и расходы на бухгалтерию, ведь чем меньше «первички» вводится во все программы, тем меньше нужно человеческого труда.

Принимая дела, аутсорсер обязательно изучит предыдущий отчетный период и, если там будут проблемы или налоговые резервы, предложит варианты исправления ситуации. Так получилось
и здесь: выяснилось, что сданная налоговая отчетность за прошлые периоды содержала не подтвержденный документами убыток.
1С-WiseAdvice дособрала первичные документы и подала налоговую отчетность за прошлые периоды с подтвержденным убытком. Это позволило клиенту подтвердить убытки на 2,5 млн рублей.

Кейс 1

Кейс 2

В целом же можно выделить отдельные запросы разных категорий бизнеса, которые закрываются с помощью бухгалтерского аутсорсинга:

Распространенная причина перехода на бухгалтерский аутсорсинг — стремление компании оптимизировать расходы на бухгалтерию. В действительности же аутсорсинг дешевле наемной бухгалтерии только в случаях, если штат уже раздут и работа бухгалтеров не оптимизирована. Чаще стоимость аутсорсинга равна или превышает ФОТ штатной бухгалтерии, но нужно понимать, что у аутсорсинга есть значительные преимущества. Кроме того, большинство руководителей не учитывают косвенные затраты на содержание штатной бухгалтерии: поддержание рабочих мест, лицензии на ПО и обновление баз, найм, обучение сотрудников.

Без преувеличения можно сказать, что предпосылок много, а решение одно

Малые и средние предприятия выбирают бухгалтерский аутсорсинг, чтобы оптимизировать расходы и не содержать большой штат собственных специалистов.

Компании, ведущие бизнес в других странах, или иностранные компании, открывающие подразделение в России, — за рубежом аутсорсинг бухгалтерии распространен шире, чем в нашей стране. Опытные сотрудники бухгалтерских фирм хорошо знают особенности российского и иностранного законодательства, локальных бизнес-процессов.

Сезонный бизнес (сельскохозяйственные предприятия, гостиницы и т. п.) приобретает услуги аутсорсинга бухгалтерии в период высокой нагрузки.

Крупный бизнес, холдинги, корпорации пользуются бухгалтерским сопровождением на аутсорсинге, чтобы закрыть определенные рутинные и трудозатратные функции бухгалтерии, для которых требуется большой объем работ.

Узкоспециализированный бизнес, требующий специфических знаний в области учета и законодательных норм. В аутсорсинговой компании намного легче найти специалиста с узкой специализацией, чем на открытом рынке труда.

Компании с двумя и более учредителями — для них важна независимая бухгалтерская служба, которая будет обеспечивать прозрачность учета и равноправный доступ всех заинтересованных лиц к данным отчетов.

Доверьте бухгалтерию профессионалам

Выбор услуги бухгалтерского аутсорсинга зависит от масштаба деятельности компании, ее потребностей в сфере учета, существующего штата, финансовых возможностей и других факторов.

— вид услуги, когда внешний специалист помогает главному бухгалтеру или финансовому директору разобраться с узкоспециализированной темой. Например, получить разъяснение по налоговому законодательству или оформлению нестандартной сделки и т. п. Руководители также заказывают стороннюю консультацию, чтобы получить независимую оценку деятельности своей штатной бухгалтерии.

— передача проверенному внешнему подрядчику рутинной типовой работы, например расчета зарплаты сотрудников, учета кассовых операций, обработки первичных документов, авансовой отчетности, взаиморасчетов с контрагентами. Эти операции отнимают много времени и трудозатрат, но при этом не требуют привлечения специалиста высокой квалификации.

Аутсорсинговые компании также занимаются выполнением смежных услуг: например, кадровыми вопросами, юридической поддержкой, оптимизацией налогообложения, внедрением
и сопровождением учетной системы, системы электронного документооборота и т. п.

— передача на аутсорсинг всех функций бухгалтерии под ключ: как стандартного налогового
и бухгалтерского учета, так и специфических задач, которые существуют у компании.

Аутсорсинг бухгалтерии сегодня рассматривается как возможность более качественно организовать процессы учета и минимизировать риски, а также получить дополнительные конкурентные преимущества на рынке.

За счет оптимизации бизнес-процессов компания концентрируется только на развитии основных направлений бизнеса, может направить все ресурсы на них. При этом благодаря деятельности внешней бухгалтерской службы повышается качество отчетности, расчета налогов, зарплат и других обязательных выплат. Помимо ведения налогового и бухгалтерского учета и подготовки отчетности, аутсорсинговые компании выполняют ряд смежных услуг, которыми, как правило, не занимается штатная бухгалтерия: оптимизация и планирование налогов, инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности, контроль кассовых разрывов и т. д.

Тем самым комплексное бухгалтерское обслуживание позволяет компании снизить риски, связанные как с финансовой деятельностью, так и с форс-мажорными обстоятельствами, такими как неожиданный уход единственного бухгалтера. Отношения заказчика с бухгалтерской компанией закрепляются юридическим договором. Ответственность бухгалтера на аутсорсинге застрахована, поэтому финансовые потери компании по вине провайдера исключены. В этом существенное отличие аутсорсинговой фирмы от штатного бухгалтера, с которого сложно взыскать стоимость материального ущерба после ошибки.

Профессиональный подход

Сотрудники крупной бухгалтерской компании — высококвалифицированные специалисты с большим опытом и широким набором компетенций.

Высокое качество учета и финансовые гарантии

Аутсорсинговая фирма гарантирует определенный SLA и готова компенсировать возможные ошибки за счет механизма страхования профессиональной ответственности.

Оплата услуг по объему потребления

Компания оплачивает только фактически полученные услуги, нет необходимости тратить средства на больничные листы и отпуска, а также содержать большой штат в периоды низкой загрузки.

Операционная эффективность

Компания освобождается от задач учета,
а также подбора кадров в бухгалтерский отдел, устраняет зависимость от лояльности главного бухгалтера.

Новый уровень организации учетных процессов

Силами руководителя и штатных специалистов компании тяжело достичь того организационного уровня и внутреннего контроля, которые поддерживают крупные подрядчики.

Важно понимать, что передача бухгалтерии под управление аутсорсинговой фирмы — это стратегическое решение руководства компании, которое окажет влияние на всю ее деятельность. Кроме того, это начало длительного партнерства, которое должно быть эффективным и комфортным. Поэтому к выбору провайдера бухгалтерских услуг необходимо подходить максимально тщательно.

В договоре об оказании услуг бухгалтерского аутсорсинга стоит обратить особое внимание
на два момента.

Во-первых, на прописанные в нем лимиты ответственности. В крупных компаниях не ограничиваются гарантией в один год и узкими временными рамками возмещения потенциального ущерба (например, только в пределах стоимости обслуживания за последний квартал). Лучше всего, если в условиях зафиксирована расширенная ответственность — возмещение материального ущерба в полном объеме в течение трех лет с момента сдачи отчетности, ведь именно документы за такой срок смотрят в ходе выездной проверки налоговые органы.

Во-вторых, обратить внимание стоит и на детально проработанные условия оказания услуги. Если они прописаны лишь общими фразами, нет гарантии, что фирма будет придерживаться всех необходимых клиенту регламентов этого комплексного, сложного процесса.

личный кабинет клиента с перечнем текущих задач внешнего бухгалтера, их статуса и сроков выполнения;

круглосуточный дистанционный доступ в бухгалтерские базы;

инструменты для автоматизации контрольных функций.

Зрелость и масштаб.
Стоит обращать внимание прежде всего
на фирмы с опытом работы более 10 лет и количеством сотрудников от 50 человек. В них хорошо выстроены процессы
и существуют условия для взаимозаменяемости специалистов.

Присутствие компании в отраслевых рейтингах

Наличие сертификатов по информационной безопасности, полиса страхования ответственности

Пул постоянных клиентов, рекомендательные письма, кейсы.
Клиентская база — важный показатель, свидетельствующий о наличии у фирмы реальной практики.

Наличие в штате профильных специалистов с подтвержденной высокой квалификацией

Гибкое и прозрачное ценообразование. Стоимость бухгалтерского обслуживания на аутсорсинге может рассчитываться на основе различных показателей: объема первичных документов, количества бухгалтерских операций, фактического времени работы бухгалтера, выручки клиента. В любом случае эти условия должны быть удовлетворительны для клиента и четко отражены в договоре.

Наличие физического офиса,
всех необходимых уставных документов,
а также современного сайта — все это свидетельство серьезного подхода подрядчика к своей деятельности.

Нюансы договора на обслуживание
и подробных регламентов оказания услуги. В договоре должны быть прописаны в том числе уровень SLA (скорость реагирования на запрос, возможность выезда удаленного специалиста в офис и т. д.), процедура обслуживания, лимиты ответственности провайдера и сумма возмещения ущерба.

Технологический уровень компании — умение работать с учетными системами, СЭД, средствами информационной безопасности, механизмами резервного копирования.

Два соучредителя открыли небольшую производственную фирму. Бизнес быстро набирал обороты, и уже через 5 лет выручка достигла 200 млн рублей в год. Претензий со стороны налоговой не поступало. При этом главбух категорически не хотел распределять ежегодные дивиденды, пугая соучредителей страшными последствиями. Когда сумма нераспределенной прибыли достигла 60 млн рублей, учредители решили обратиться к независимым экспертам 1C‑WiseAdvice. И тут открылось много интересного. Во-первых, бухучет велся не так уж идеально: «первичка» оформлялась кое-как и не прошла бы ни одну проверку; цифры в налоговых декларациях «не бились» с данными бухгалтерского учета.

Во-вторых, стало ясно, почему ИФНС все это время не беспокоилась: компания регулярно отчисляла в бюджет в 2,5 раза больше налогов, чем в среднем по отрасли. И, главное, оказалось, что все эти годы владельцы бизнеса могли спокойно получать дивиденды и гасить ими имеющиеся у обоих ипотечные кредиты.

Конечно, ничто не мешает получить дивиденды и сейчас — из нераспределенной прибыли прошлых лет. Однако законодательство не повернуть вспять. С 2015 года дивиденды облагаются налогом по ставке 13%, а не 9%, как прежде. А это значит — «лишние» 2,4 млн рублей будут отданы государству.

Как можно было предотвратить ситуацию: руководителям не стоило слепо доверять своему бухгалтеру, а следовало обратиться к независимым профессионалам намного раньше.

Для этого и работает 1C-WiseAdvice — высокотехнологичная компания с большим опытом в области бухучета, объединяющая более 450 экспертов и с 2005 года оказывающая услуги уже для 1000 клиентов разного масштаба по всей России и за ее пределами.

Кейс 3

Выведите бухгалтерию
на новый уровень

Оставьте заявку,
расскажем подробнее

Читайте далее