Почему отвлекаться на соцсети во время работы полезно и как это правильно делать

После того, как нас что-то отвлекло от работы — подошедший с вопросом коллега, уведомление в смартфоне, не до конца понимающие концепцию удаленной работы домочадцы или собственные мысли — на то, чтобы снова на ней сосредоточиться, требуется  в среднем 25 минут. А отвлекающих факторов вокруг нас столько, что огромный ресурс нашего сознания уходит только на то, чтобы сохранять концентрацию, а поскольку его ресурсы не безграничны, мы не можем это делать долго.

Это обнаружила в ходе своих исследованиях доктор психологии и профессор информатики Калифорнийского университета в Ирвине Глория Марк, один из ведущих в мире специалистов по трансформации внимания, мультизадачности и особенностям работы мозга в условиях цифрового мира. В своей книге «Метавнимание. Как сохранять продуктивность и удерживать фокус в цифровой реальности» (выходит в октябре в издательстве «Манн, Иванов и Фербер») она частично полемизирует с популярной «теорией потока» психолога Михая Чиксентмихайи. Чиксентмихайи сформулировал свою теорию в 1990-х, и в соответствии с ней для максимально эффективной работы необходимо глубокое и достаточно длительное погружение в ту или иную деятельность. 

Марк утверждает, что хотя стремление к потоку похвально, но в современных условиях войти в это состояние почти невозможно, особенно людям, которые работают с информацией в интернете. В цифровом контексте, считает она, внимание удерживается непродолжительно и распределяется между экранами. Однако это не значит, что в новом цифровом мире никакая работа не может быть сделана достаточно эффективно. Просто подход должен быть другим. 

Глория Марк называет оптимальный способ взаимодействовать с новой информационной реальностью «метаосознанностью».  Он не предполагает, что мы должны полностью исключить из своей жизни казуальные игры, скроллинг новостей или соцсети. Наоборот, Марк настаивает, что несложные и приносящие эмоциональное вознаграждение игры вроде Candy Crush и листание соцсетей помогают отвлечься от напряженной работы и восстановить ресурсы внимания.  Это не только не вредно, говорит она, но даже полезно в случаях, когда ваши когнитивные ресурсы истощены. Другое дело, что мы склонны неверно оценивать продолжительность такой машинальной деятельности и можем провести за играми и другой приятной и несложной деятельностью больше времени, чем мы можем себе позволить. 

Метаосознанность нужна как раз для того, чтобы этого не допустить. Например, предлагает Марк, прежде чем зайти в соцсеть, спросите себя, что вы в данный момент хотите от этого получить, а потом через какое-то время задайте себе вопрос, стоит ли там оставаться — или вы уже получили от соцсетей все, что могли, и пора вернуться к той задаче, на которую вы отвлеклись, и на полноценное возвращение к которой вам понадобится, как мы помним, еще 25 минут.

В своей книге Глория Марк рассказывает также, как устроено наше внимание и как оно на самом деле работает у современных пользователей интернета, объясняет, почему электронная почта — самое большое зло и как мультизадачность может приводить к тревоге, депрессии и выгоранию. Forbes публикует отрывок.

Издержки отвлекающих факторов 

В 2005 году я получала стипендию по программе Фулбрайта и жила в Берлине, на территории его бывшей западной части, а учиться ездила в бывшую восточную, на факультет психологии Университета Гумбольдта. Берлинской стены не было уже 16 лет, но на восточной стороне все осталось прежним: не было неоновых вывесок, а повсюду возвышалась сталинская архитектура. В западном Берлине прохожие щеголяли модными нарядами, а в восточном еще как будто стояли 1950-е. Поразительно, что именно здесь я изучала использование технологий XXI века, и здесь же начался профессиональный путь Блюмы Вульфовны Зейгарник. 

В лаборатории я измеряла издержки отвлекающих факторов — сколько времени они на самом деле отнимают от работы. Вместе со студенткой Даниэлой Гудит и постдокторантом Ульрихом Клоке мы воссоздали офисную обстановку, и 48 участников должны были отвечать на письма на тему работы с персоналом. Первая группа выполняла задания не отвлекаясь, вторую отвлекали вопросами по теме (звонками и сообщениями в мессенджере), а третью — вопросами не по теме (например, заказом еды для корпоративного пикника) аналогичными способами (звонками и сообщениями в мессенджере). Для подсчета издержек мы вычли время, потраченное на отвлекающие факторы, из общего времени выполнения задачи. 

Результаты получились интересные: с любыми отвлекающими факторами участники быстрее выполняли задание, чем если их не отвлекали вообще. Отвлекавшиеся участники писали ответы на письма более сжато, но ни точность, ни вежливость от этого не страдали. Вероятно, их подгоняла мысль о том, что они потратили время на разговоры. Рабочий день не бесконечен, и если в 17:00 вам надо уходить (допустим, забрать ребенка из детского сада), вы работаете расторопнее, чтобы все успеть. Кроме того, люди быстрее возвращались к работе, когда их отвлекали чаще, чем когда их отвлекали реже. В совокупности эти данные позволяют предположить, что чем больше отвлекающих факторов, тем быстрее и  эффективнее люди работают. 

Но  мы недолго радовались этому открытию: оказалось, что издержки все-таки есть. Мы измерили умственную нагрузку и  уровень стресса участников по шкале NASA, которая дает довольно точные результаты. Шкалу разработали в NASA для измерения умственной нагрузки сотрудников воздушных и космических служб и многократно проверяли задачами на кратковременную память, вычисления в уме и совмещение действий. Значения шкалы — от очень маленьких до высоких. Измерения показали, что люди заметно больше устают, волнуются, тратят больше сил. Если отвлекаться ежедневно и целый день, ресурсы интенсивно расходуются, а уровень стресса растет — это высокая цена. 

Как часто мы отвлекаемся 

Электронная почта не всегда была таким активным отвлекающим фактором. В  студенческие годы я  получала одно-два письма в день, обычно с шуточками от друзей. В Университете Колумбии, где я училась, был компьютерный класс. Мы с научным руководителем сидели за соседними компьютерами, но, чтобы его не отвлекать, я не обращалась к нему лично, а писала на почту. Ответ он обычно дополнял устными комментариями. Но с тех пор все изменилось. 

Теперь электронная почта — главный отвлекающий фактор, как внешний, так и внутренний. Мы решили выяснить, как часто люди отвлекаются на почту. В первом исследовании мы изучали компьютерные логи 32 человек за пять дней. В среднем они проверяли почту 74 раза в день. Через год мы провели аналогичное исследование с 40 участниками и логами за 20 дней, и средний результат получился 77 раз в день. Один особенно упорный проверял почту 374 раза в день. 

Мы также смогли определить, внешним или внутренним стимулом была проверка почты (по наличию звукового уведомления). Большинство участников (41%) проверяли почту по собственной инициативе, а 31% — получив уведомление. У оставшихся 28% уведомления были включены, но они проверяли почту не по сигналу, а когда хотели. Иногда проверка почты осуществлялась без ущерба для текущей задачи, например, в перерыве или с утра. Тем не менее мы сделали вывод, что люди часто проверяют почту, и преимущественно по своей инициативе. Подозрения, что почта стала главным отвлекающим фактором, подтвердились научно. 

Но, конечно, есть и другие внешние факторы — чаще всего это соцсети. В 2016 году, когда проводилось исследование, 68% взрослого населения США были пользователями соцсетей, но в 2018 году вперед вышел YouTube с 73%. Анализируя логи за пять дней, мы подсчитали, что в среднем люди заходят в соцсети 38 раз в день, а один отличился — целых 264 раза! Одно посещение длилось в среднем 18 секунд — все равно что перекусить по-быстрому. 

Спасение от зомби-писем 

В 2010 году The New York Times сравнила электронные письма с зомби: их убиваешь (удаляешь), а они все лезут и лезут. Я задумалась, не поможет ли отключение почты лучше сосредоточиться при работе с цифровыми медиа. Что, если убить сразу всех зомби? Я шесть лет искала компанию, которая согласилась бы на такое, и в конце концов нашла научно-исследовательскую организацию, руководство которой тоже подозревало, что почта мешает продуктивности. 

Разрешение на исследование я получила случайно. Меня пригласили прочитать там лекцию и на месте предложили рассказать о своем исследовании. Исполнительный комитет собрался в переговорной комнате за длинным столом, во главе которого стояла я — на фоне экрана для проектора. Напротив меня восседал директор, бывший военный, а по бокам — главы отделов. Все они смотрели директору в рот, и было очевидно, что решение принимает он. 

Пока я говорила, директор (а вслед за ним и остальные) начал отрицательно качать головой. Цепляясь за соломинку, я выпалила, что в офисе как на войне: если боец погиб, подразделению надо уметь перестраиваться. Сможет ли коллектив перестроиться на новую коммуникацию без почты? Пример сработал, и директор согласно кивнул; тут же закивали остальные. Меня, конечно, больше интересовало, как люди будут работать без почты. Увеличится ли продолжительность внимания? Снизится ли стресс? 

Получив разрешение, мы с постдокторантом Стивеном Войдой сначала в течение трех дней наблюдали, как люди работают в привычных условиях. А с понедельника почту отключили на пять рабочих дней. Для измерения уровня физиологического стресса мы надели на участников пульсометры, чтобы измерять промежутки между ударами. Если вариабельность пульса низкая, то есть промежутки почти равны, это говорит о  стрессе, а высокая вариабельность — о том, что человек быстро приходит в норму. Например, вы отдыхаете и слышите внезапный звук — пульс учащается, но, когда вы понимаете, что ничего страшного, пульс быстро приходит в норму. 

Не имея почты, участники могли неограниченно общаться лично и по телефону. По привычке все тыкались в почтовый клиент и перестали это делать только к пятому дню исследования. Продолжительность внимания без почты увеличилась — люди реже отвлекались. 

Факт увеличения продолжительности внимания подтверждает, что почта действительно мешает работать. Но главное — в период ее отсутствия, по данным пульсометров, снизился стресс. В личных беседах участники сравнивали, как им работается с почтой («портит жизнь», «нечему радоваться») и без нее («свобода», «можно работать в  человеческом темпе»). Последнее мнение подсказало нам название для статьи: «Темп не диктуют электроны». В социальном аспекте тоже были плюсы. Без почты люди чаще общались лично и, хотя можно было позвонить, предпочитали пройтись по офису или даже до соседнего здания. По словам сотрудников, общаться лично приятнее, чем по почте. 

Руководители участников, сами не участвовавшие в исследовании, тоже начали вести себя иначе. Одна начальница стала раздражаться: утверждала, что люди вламываются в кабинет и «размахивают бумагами, как сумасшедшие». Участник по имени Рич рассказал, что его начальник часто давал ему указания по почте, а без нее просто перестал это делать, хотя мог зайти и лично отдать распоряжения — офисы находились в  одном коридоре. 

Отношения между начальниками и подчиненными без почты слегка ухудшились, но  директор был доволен результатами, в особенности тем, что сотрудники быстро перестроились. 

В статье, опубликованной в 2012 году, мы рекомендовали пользоваться почтой не  чаще двух-трех раз в  день. Позже, в 2016 году, мы решили исследовать, снизится ли стресс, если читать письма реже, но помногу. К сожалению, нет, как выяснилось. Исследование проводилось в  центре исследований Microsoft с Мэри Червински, Шамси Икбалем, Полом Джонсом и Акане Сано в течение 20 дней с участием 40 человек. Мы использовали логи и пульсометры и не обнаружили разницы в уровне стресса между теми, кто читал письма регулярно и редко, но помногу. Зато на стресс однозначно влияет время: чем больше переписки, тем он выше, даже при условии равных рабочих условий. Несколькими годами позже мы с коллегами из Университета Калифорнии в Ирвайне повторили это исследование с участием 63 человек и использованием тепловизора для измерения стресса. Результаты оказались идентичными, а впридачу мы заметили, что невротики испытывают больше стресса, обрабатывая письма большими порциями. 

Из этого следует, что без электронной почты выше сосредоточенность на работе, меньше расход умственных ресурсов, более спокойная обстановка, ниже стресс и чаще общение. Казалось бы, надо от нее отказаться. Но это равно отказу от коммуникации. Электронная почта представляет более широкую проблему, и решать ее надо на организационном и социальном уровнях. 

Гендерные различия в отвлекающих факторах 

Как вы думаете, кто лучше справляется с отвлекающими факторами: женщины, мужчины или одинаково? Если вы считаете, что женщины, то угадали. По данным наших исследований, женщинам лучше удается совмещать разные аспекты работы, чем мужчинам. Кроме того, их не так часто отвлекают и они реже отвлекаются сами. Женщины возвращаются к отложенной работе в тот же день в 87% случаев, а мужчины — в 81%. Напрашивается вывод, что женщины лучше сосредоточиваются и переносят отвлекающие факторы. Когда я говорю об этом, обычно мне отвечают, что женщины, должно быть, эволюционно приспособлены к такому поведению, потому что чаще выполняли роль собирателей (хотя это и не доказано). Я же в своих толкованиях основываюсь на современных реалиях и мнении участников. Женщины из нашей выборки говорили, что, чтобы быть на равных с мужчинами (особенно с точки зрения начальников), надо работать лучше, чем они. 

Управление отвлекающими факторами 

Говорят, что органический химик Август Кекуле придумал кольцевую форму молекулы бензола, увидев сон: змея свернулась кольцом, кусая себя за хвост. Это отличный пример того, как решение приходит само, когда дрейфуешь по течению своих мыслей. Внимание — как фонарик, который светит то направленным, то рассеянным светом. Когда внимание рассеянное, мы можем заметить и  обработать больше внешних стимулов. Йоширо Мията и Дон Норман назвали это состоянием обработки под воздействием внешних стимулов. Оно позволяет следить за важными вещами, например за бюджетом, когда вы работаете над другой задачей. 

Рассеянное внимание к внутренним стимулам может привести нас к новым открытиям, как Кекуле. 

Конечно, не обошлось без минусов, Мията и Норман предупреждают о них. Сосредоточившись на чем-либо, можно пропустить важную информацию извне. А рассеянное внимание к внешним стимулам может помешать выполнить текущую задачу. 

Надо быть гибче, искать баланс, адаптироваться под среду и ситуацию. Самое лучшее — самостоятельно регулировать степень рассеяния. Учитесь управлять кинетическим вниманием, чтобы реагировать на важные стимулы, внешние и внутренние, не упуская из виду текущую задачу, и переключаться для восполнения умственных ресурсов. Управлять вниманием — значит концентрировать или рассеивать его луч в соответствии с задачей и эмоциональными потребностями. Не выпускайте фонарик из рук. 

Как это сделать? В первую очередь полезно знать, что, отсеивая внешние отвлекающие факторы хотя бы частично, вы эффективнее работаете. В лабораторном эксперименте Дэниела Макфарлена участников разделили на две группы: одна могла контролировать отвлекающие факторы, а другая — нет. Участники были участниками видеоигры (очень ответственной: надо было ловить падающих с крыш людей), а их отвлекали заданием найти пары геометрических фигур или цветов. Те участники, которые могли отказаться от задания, показали лучшие результаты. Из эксперимента следует, что, самостоятельно принимая решение, отвлекаться или нет, люди эффективнее и продуктивнее работают. Целенаправленно переключая внимание, вы оптимально используете умственные ресурсы. 

Подходящий момент для переключения внимания — это естественный перерыв в работе, например, когда вы дописали главу и рассчитали бюджет. В перерыве умственные ресурсы почти не расходуются. В разгар работы активно функционирует память, и отвлекаться особенно вредно для результата. Это подтвердили в лабораторном эксперименте исследователи Петр Адамчук и  Брайан Бейли из  Университета Иллинойса. Если человека отвлекают после выполнения задания на поиск в интернете, монтаж и просмотр фильмов, он лучше работает и меньше раздражается, чем когда его отвлекают в  случайные моменты. Возьмите за привычку делать перерыв, когда в работе возникает естественная пауза, скажем, когда вы дописали часть отчета. В таком случае будет проще снова вернуться к делам. 

Есть способ сбросить напряжение, открытый сто лет назад Блумой Зейгарник. Напряжение прерванной работы никуда не девается, а накапливается и расходует ресурсы. Чтобы не нести стресс домой с работы, надо максимально снизить его к концу рабочего дня. Незавершенные задачи держатся в уме, и, чтобы разгрузить его, нужно трансформировать мысли в материальную форму. Допустим, записать незаконченные дела в порядке приоритетов с комментарием о том, на какой они стадии и что делать дальше. Это следует сделать как можно скорее после того, как вы отвлеклись, в естественной паузе или в конце дня. Обязательно записывайте самое важное, иначе так и будете думать об этом, как писала Зейгарник. Это снизит напряжение. 

Майкл Скаллин с коллегами из Университета Бэйлора провели интересный эксперимент, подтвердивший, что перенос воспоминаний о недоделанной задаче из головы на материальный носитель облегчает нам бремя. Они пригласили 57 человек переночевать в лаборатории. Первая группа участников перед сном записала информацию о незавершенных делах — что им надо сделать завтра и в последующие дни, а вторая — что успела закончить за этот и предыдущие дни. Участники из первой группы гораздо быстрее заснули. Что интересно, чем подробнее был список недоделанного, тем быстрее наступал сон. Это можно объяснить эффектом Зейгарник: когда ложишься спать, незавершенные дела крутятся в голове и отгоняют сон. Почему же те, кто записал законченные дела, не могли заснуть? Скорее всего, им не давали покоя мысли о недоделанных задачах (о которых они не писали). 

Отвлекающие факторы стали частью жизни в цифровую эпоху. Можно отгородиться от них, отключить уведомления и восстановить умственные ресурсы. Но сейчас работники, в особенности умственного труда, рискуют таким образом пропустить важную информацию. Как сопротивляясь, так и поддаваясь отвлекающим факторам, вы расходуете необходимые для работы умственные ресурсы. В цифровую эпоху отвлекающие факторы преследуют нас повсюду: боты, всплывающие окна, уведомления, другие люди и наши собственные мысли. Еще Курт Левин считал человека неотделимым от среды, которую называл жизненным пространством. 

Сегодня его частью стал цифровой мир. Нам придется учиться сосуществовать с ним и управлять им. Мы вольны выбирать, когда сделать паузу в работе, переключать кинетическое внимание, как фонарик, и записывать информацию о незаконченных делах, чтобы снизить напряжение, описанное Зейгарник и Левином. Отвлекающие факторы неотъемлемы от современной жизни.