Запрет на перекусы, японский блокатор и онлайн-йога: как подготовить компанию к эпидемии коронавируса?
Как только в январе стало понятно, что заболеваемость в Китае стремительно растет и вирус передается воздушно-капельным путем, мы стали прорабатывать различные сценарии развития ситуации. Даже рассматривая самый оптимистичный сценарий, при котором вспышка останется локальной, мы понимали, что мир глобален. Наши сотрудники во время отпусков встречаются с огромным количеством людей из разных регионов планеты — и этот факт стал определяющим в создании сценариев.
Мы создали рабочую группу, которая занялась выработкой мер по профилактике заболеваемости среди сотрудников, а также стала готовить возможные стресс-сценарии. Помимо консультаций на уровне руководителей подразделений мы находились в тесном контакте с экспертами-эпидемиологами, которые объясняли, как передается вирус и на что важно обратить внимание.
Это сейчас интернет пестрит советами. А в начале января информации было крайне мало — особенно той, которой можно доверять. На основании экспертных рекомендаций мы установили для себя три уровня угрозы в зависимости от эпидемиологической ситуации и под каждый уровень разработали свой пакет мер. К сожалению, практически все меры уже реализованы, и для надежды остается совсем небольшое пространство.
Мы выделили три крупных блока мероприятий — дезинфекция пространства, гигиена в офисе и индивидуальная профилактика на уровне сотрудников. Внутри каждого блока разработали до 30 различных инструкций и стандартов. Нормативные документы внедряли с учетом развития ситуации.
Задачу дезинфекции мы начали решать с рабочих мест. Сотрудник зашел в офис, по пути на рабочее место поздоровался за руку с коллегами, снял верхнюю одежду, включил компьютер, дотронулся до мышки, клавиатуры, потом до лица. Даже если он помыл руки, он постоянно берет телефон. Техника может стать тем звеном, из-за которого вирус (будь то ОРВИ, грипп или любой другой) может попасть на слизистые оболочки.
Сотрудникам привили привычку каждый день дезинфицировать свои мобильные. В офисе завелась такая традиция перед утренним кофе и чтением прессы.
Посоветовавшись со специалистами, мы подобрали мощные антисептические средства, которыми ежедневно обрабатываются рабочие места сотрудников. Рекламировать средства не будем, но это медицинские антисептики, убивающие на поверхностях микроорганизмы, в том числе вирусы SARS, Эбола, кори и всевозможные патогенные грибки. Сотрудникам привили привычку каждый день дезинфицировать свои мобильные. В офисе завелась такая традиция перед утренним кофе и чтением прессы.
Общие зоны, полы и дверные ручки начали обрабатывать растворами с антисептиками дважды в день. Дополнительно ввели практику ежедневного кварцевания рабочих зон. Обычно процедура начиналась в 18:00, а завершалась к утру. После дополнительного проветривания сотрудники приходили буквально в стерильные рабочие зоны.
Ну и, конечно, воздух. Во всех общих зонах, особенно там, где может возникать скопление сотрудников, к примеру, на кухне, мы распыляли дезинфицирующие спреи. Большая часть из них представляет собой безопасную для людей модификацию диоксида хлора. Как видите, мы стали немного разбираться в вирусологии и химии. Дополнительно во всех рабочих пространствах установили рециркуляторы для обеззараживания воздуха.
Что касается блока «гигиена», то мы зонировали офисы компании, установив правила: где сотруднику необходимо снимать и оставлять верхнюю одежду, где переобуваться. Еще мы установили запрет на вход в верхней одежде в рабочие зоны и пространства общего пользования. К этому правилу все привыкали довольно долго, так как у каждого есть свои привычки. Некоторые, несмотря на наличие огромного количества гардеробов, любят вешать куртку на спинку стула, чтобы на лету схватить и выбежать на улицу. Однако внешний информационный фон по коронавирусу создавал такое давление, что и к этому запрету все тоже привыкли. Особенно когда в СМИ прошла информация, что вирус живет на поверхностях до 72 часов.
Офис во время чумы: как организовать работу отдела на удаленке и не разорить компанию
Мы пошли дальше и ввели строгие правила относительно питания в офисе. Мы запретили заказывать пиццу, пироги, торты при праздновании дней рождений. Убрали все продукты для общего потребления из кухни и переговорных. Под запрет еще попали перекусы на рабочем месте, потому что, если одной рукой держать мышку, а другой — пирожок, это также может создавать угрозу распространения вируса. Теперь сотрудники питаются строго в предназначенных для этого зонах.
Измерение температуры, отмена рукопожатий и встреч численностью свыше пяти человек, минимальное допустимое расстояние на разрешенных встречах 1 метр между участниками — все это также вошло в пакет принятых мер.
Помимо корпоративных процедур, мы также фокусировались и на индивидуальной работе с сотрудниками. Каждому сотруднику компания подарила индивидуальный японский блокатор вирусов, который обеззараживает личное пространство. Начиная с января всех сотрудников с признаками простуды мы сразу отправляли домой. Теперь обязательной задачей руководителя стал постоянный мониторинг состояния сотрудников и незамедлительное реагирование.
Всех сотрудников, которые побывали за пределами РФ, мы отправляли в 14-дневный карантин.
Ресурсоемким стал для нас мониторинг всех перемещений по странам сотрудников в отпусках. Для этого, основываясь на графике отпусков, мы составили таблицу и запросили информацию у сотрудников. В итоге у нас была централизованная информация по всей компании. Всех сотрудников, которые побывали за пределами РФ, мы отправляли в 14-дневный карантин. А тех, кто приехал из установленного списка стран, обязали сообщить по телефонам горячей линии. В этом мы руководствовались указаниями Оперативного штаба по контролю и мониторингу ситуации с коронавирусом города Москвы.
Перевод сотрудников на удаленную работу проходил в три этапа в зависимости от функции и необходимости присутствия сотрудника в офисе. Перевод мы начали с первых чисел марта, и к концу текущей недели доля сотрудников, работающих на удаленке, достигнет 90% от общей штатной численности.
Такая продолжительность объясняется необходимостью перестройки внутренних процессов в компании. Нам важно обеспечить бесперебойность обслуживания клиентов. Это особенно важно, когда мы наблюдаем на финансовых рынках определенную турбулентность.
Наши сотрудники обладают высокой способностью к адаптации, поэтому все быстро встроились в новую реальность. Организовано множество групп в мессенджерах, сотрудники обмениваются успешными практиками работы на удаленке.
Помимо профилактики, мы очень много занимались внутренними коммуникациями. Работодатели об этом часто забывают. Однако внешний негативный информационный фон усиливает внутренние страхи каждого человека, ведь речь идет о самосохранении. В итоге градус нервозности внутри офиса повышается. И это захватывает даже тех, кто был всегда спокоен.
«Замедлим распространение этой хрени»: как и зачем российский бизнес переходит на удаленку
Мы постоянно объясняли сотрудникам, какие меры принимаются в компании, развеивали мифы, делились мнениями экспертов. Все это дало свои результаты. К моменту, когда стало понятно, что ситуация ухудшается, а в новостях еще больше усилился негативный фон, среди сотрудников не было ни паники, ни тяжелой атмосферы — мы были готовы к этому. Сейчас это просто новая реальность, мы на нее отреагировали оперативно и сохраняем активную позицию.
Нам кажется крайне важным, особенно в кризисных ситуациях, развивать у сотрудников осознанность и ответственность. Компания может принять любые меры безопасности, но они не помогут, если хотя бы один сотрудник не будет им следовать. А в ситуации с коронавирусом это может создать угрозу для окружающих. Поэтому в коммуникации с сотрудниками мы много говорим о том, что компания принимает все возможные меры, а вклад каждого сотрудника — это ответственность, осознанность и забота о людях рядом.
Безусловно, мы рассматриваем сценарии дальнейшего ухудшения эпидемиологической ситуации. У нас в запасе есть еще несколько пакетов мер. Для сотрудников, которым необходимо физическое присутствие в офисе, будет организован трансфер, мы оплатим им расширенную медицинскую страховку. Кроме того, мы подготовили определенный запас средств защиты и будем зонировать офис таким образом, чтобы сотрудники не пересекались внутри.
Жизнь продолжается. Теперь все HR-активности будут переноситься в онлайн. Совсем скоро у нас стартуют онлайн-группы по занятию утренней йогой, адаптированный к дому кроссфит, лекции по искусству и многое другое.
Ситуация изменяется, и мы изменяемся вместе с ней.