Совершенство в деталях: как стать лидером рынка с помощью оптимизации бизнес-операций?

Михаил Рейдер, руководитель практики «Управленческий консалтинг» КСК групп

Stub — Михаил Рейдер, руководитель практики «Управленческий консалтинг» КСК групп

В условиях новой экономической реальности для бизнеса особенно актуален вопрос поиска новых возможностей для повышения рентабельности. Увеличить прибыль или сократить расходы можно с помощью оптимизации бизнес-процессов компании. Совершенствование каждого конкретного процесса – шаг на пути к безопасности, устойчивости и развитию вашего бизнеса. Как системно повышать эффективность компании, избегая при этом ошибок, совершаемых большинством предпринимателей, расскажем в этой статье.

Работа над ошибками: как надо и как не надо оптимизировать операции

Как происходит процесс повышения эффективности бизнеса через оптимизацию операций? Многие компании формулируют задачу следующим образом: «Мы хотим оптимизировать наши процессы». Консультанты, привлеченные для решения этой задачи, как правило, начинают проект с описания бизнес-процессов: вся деятельность компании «разбивается» на процессы, которые разделяются на подпроцессы и так далее – вплоть до таких мелочей, как закупка ручек. В результате формируется карта процессов компании, в которой могут быть сотни и тысячи элементов. Каждая операция сначала анализируется консультантом «as is» (как есть). Затем специалист представляет карту процессов «to be» (как должно быть), то есть что нужно сделать, чтобы процессы стали менее затратными и более эффективными. Конечно же, всю эту «красоту» предложат поскорее «заавтоматизировать» с помощью дорогой и громоздкой ERP-системы.

В теории этот план действий кажется разумным, но на практике подобная «оптимизация» приведет к потере сил, времени и денег, и не принесет желаемого результата. Такой подход приведет к тому, что процесс оптимизации растянется на длительный срок (иногда это занимает несколько лет), а сотрудники устанут от нескончаемого проекта. В процессе работы собственник и консультанты наверняка начнут «закапываться» в не самые важные процессы, внедряя тысячи изменений. При этом в ходе этого утомительного проекта предприниматели часто забывают, ради чего вообще была нужна оптимизация. В конце концов, собственник махнет на все это рукой, компания внедрит 10% от запланированных изменений и на этом «оптимизация» завершится.

В чем заключаются основные недостатки такого подхода? Многолетняя успешная практика КСК групп показывает, что, во-первых, бессмысленно пытаться оптимизировать «все и сразу». Во-вторых, оптимизировать надо не процессы как самоцель, а операционные драйверы – показатели определяющие в итоге прибыльность бизнеса.

Любой проект по оптимизации бизнес-процессов необходимо начинать с формулирования цели, которую хочет достичь компания. Например, собственник желает увеличить прибыль на 30% или снизить себестоимость продукции на 5%. После этого консультанты КСК групп анализируют доходные и затратные статьи и оценивают, оптимизация каких бизнес-функций поможет быстро достичь поставленной цели. Например, эксперты выяснят, что расходы на офисные нужды, составляющие 0,5% от общих трат, можно сократить на 20%. Это существенное достижение, но в общей сложности расходы компании уменьшатся лишь на 0,1%. В то же время уменьшение фонда заработной платы (составляющего, к примеру, 20% от общих трат) даст намного больший экономический эффект, поэтому часто целесообразнее действовать именно в этом направлении.

В качестве следующего шага консультанты КСК групп формируют список операционных драйверов и ранжируют их по степени влияния на основные бизнес-процессы. Как правило, эксперты выбирают два - три основных драйвера и к каждому подбирают две-три наиболее эффективные меры по его оптимизации. Что дает такой подход? Вместо плана, состоящего из нескольких тысяч пунктов, компания получает перечень из 8-9 конкретных инициатив. Но самое важное – это потребует 10-15% усилий и ресурсов в сравнении с масштабным проектом по реинжинирингу бизнес-процессов, при том, что компания получит около 80% от максимально достижимого результата. Такой формат партнерского взаимодействия собственника и экспертов позволяет компании максимально быстро окупить инвестиции в консалтинг: как правило, в течение года с момента старта проекта.

После того, как работа закончена, консультанты КСК групп повторно составляют карту драйверов и анализируют, насколько выросла эффективность бизнес-процессов. Далее эксперты могут определить, какие операции целесообразно оптимизировать во вторую очередь - при желании собственника цикл можно повторить несколько раз. В результате через несколько лет компания станет настолько эффективной, что можно будет заняться совершенствованием процесса закупки ручек – больше оптимизировать будет просто нечего.

Оптимизация продаж: комплексный подход

Если выручка компании падает, собственники часто обращаются в КСК групп с просьбой оптимизировать работу отдела продаж. Как правило, предприниматели уверены, что проблема в лени сотрудников или их недостаточной квалификации. Иногда это соответствует действительности, но в большинстве случаев причины падения продаж гораздо глубже: изменение спроса, повышение конкуренции и т.д. Например, компания торгует продукцией европейского производства, а на рынок вышел ее конкурент с более дешевой китайкой продукцией. В такой ситуации компании можно снизить цены, расширить ассортимент (начать продавать в том числе китайскую продукцию) или предпринять другие шаги. Чаще всего нужны системные решения, а не просто обновление состава персонала продаж или организация курсов повышения квалификации для продавцов. Одна из основных задач эксперта по стратегическому консалтингу – правильно определить причину проблем клиента, после чего можно наметить пути ее решения.

Рассмотрим еще один кейс. Около двух лет назад в КСК групп обратилась производственная компания. Фирма уделяет большое внимание качеству своей продукции, в то время как многие конкуренты регулярно нарушают технологии изготовления товара или используют в производстве дешевые материалы, что позволяет им держать цены на низком уровне. Чтобы конкурировать с такими компаниями, клиент вынужден был продавать товар практически по себестоимости, несмотря на то, что качество его продукции было значительно выше, чем предусмотрено техническими регламентами. Собственник считал, что для решения проблемы нужно нанять «агрессивных» продавцов для увеличения количества активных продаж. Но это решило бы проблему лишь частично. Консультанты КСК групп предложили собственнику расширить продуктовую линейку, начав выпускать товар класса «Эконом», при производстве которого компания соблюдала бы технические регламенты, но не более того. Цена продукта должна была быть такой же, как у конкурентов. А более качественный товар эксперты предложили позиционировать как продукт класса «Премиум». При этом важно было обучить персонал отдела продаж грамотно презентовать товар и объяснять клиентам, в чем разница между сегментами «эконом» и «премиум», и что товар высшего качества покупать выгоднее, так как он прослужит дольше. Такая стратегия позволила компании выдержать конкуренцию и продолжить устойчивое развитие: сейчас фирма является одним из лидеров рынка.

Игра на понижение: как сократить затраты?

Еще одно актуальное направление работы консультантов КСК групп - снижение затрат. Часто собственники считают, что проблема заключается в низком качестве работы сотрудника, занимающегося закупками. И иногда это действительно так. В одном случае сотрудника нужно заменить, в другом – дать ему возможность пройти курсы повышения квалификации. Еще одно из возможных решений – создание условий, мотивирующих работника качественно выполнять свои обязанности (введение системы премиального вознаграждения). Кроме того, проблему можно решить структурно. Например, создать независимое подразделение, которое будет контролировать работу отдела закупок.

Еще один вариант – введение системы тендеров. Как это работает? Компания запрашивает у поставщиков цены на определенную продукцию, анализирует их и сообщает поставщикам, по какой стоимости предложили приобрести товар их конкуренты. После поставщики представляют свои финальные предложения, из которых компания выбирает самое выгодное. Существует большое количество инструментов, позволяющих оптимизировать затраты, но важно понимать, что не все могут быть подходящими для вашего бизнеса. Грамотно подобрать решение вам помогут консультанты КСК групп.

Одна из главных статей бюджета практически любой фирмы - затраты на персонал. Чтобы понять, является ли количество сотрудников в вашей компании оптимальным или существует проблема «раздутого» штата, можно изучить опыт конкурентов: какое количество персонала им требуется для решения аналогичных задач.

Существует более точный метод оценки эффективности персонала – описание всех совершаемых конкретным сотрудником действий в течение рабочего дня и расчет времени, требующегося на их выполнение. Например, консультанты могут опросить сотрудников бухгалтерии и выяснить, какое количество времени им требуется для выписки одного счета. Далее умножаем полученное число на количество счетов, в среднем выписываемых отделом в течения дня, и с помощью несложных математических операций выясняем, какое количество сотрудников должно быть в подразделении. Часто эта цифра значительно меньше реального количества штатных единиц.

Автоматизируем процессы: с чувством, с толком, с расстановкой

При правильном подходе автоматизация позволяет существенно повысить эффективность бизнес-процессов. Многие предприниматели уверены, что автоматизация позволит сократить издержки или увеличить прибыль независимо от того, как работают бизнес-функции в компании. Но чтобы достигнуть результата, важно помнить простое правило: процессы необходимо сначала грамотно «выстроить», они должны стать эффективными и удобными для сотрудников, лишь после этого можно заниматься автоматизацией. Иначе вы рискуете оказаться в комичной ситуации, когда, к примеру, сотрудники будут продолжать делать записи в блокноте, а не пользоваться новейшей электронной системой хранения информации, просто потому, что так комфортнее.

Новая реальность – новые правила

Новая экономическая реальность предъявляет новые, повышенные требования к собственникам бизнеса. Сегодня для предпринимателей актуальны слова из известной книги «нужно бежать со всех ног, чтобы только оставаться на месте». Компаниям, планирующим занять или удержать лидерские позиции на рынке, необходимо постоянно оптимизировать процессы и стремится к максимальной эффективности в своей работе.

Совершенствование операций – сложный процесс. Стремление решить эту задачу своими силами или с привлечением консультантов с сомнительной репутацией приведет к потере сил, времени и денег. Эксперты КСК групп помогут вам подобрать актуальные решения и при необходимости будут сопровождать процесс внедрения изменений. Оптимизация бизнес-процессов в партнерстве с опытными консультантами – это новые возможности для вашего бизнеса.

Компания ООО «КСК» https://kskgroup.ru/