Между свободой и формальностями: как балансировать в деловом общении

Тенденция к сокращению формализма в деловой коммуникации — большое благо: увеличивается скорость передачи данных, повышается градус теплоты атмосферы в коллективе, создается пространство для дискуссии. Но, как с любыми вещами, которые приносят нам удовольствие, здесь важно не переборщить. Зачастую под гифками с котиками и новыми мемами теряется основная задача делового общения — решение профессиональных задач. Где же грань и как соблюсти баланс? 

На мой взгляд, есть четыре бастиона, вокруг которых происходят основные корпоративные битвы «старой гвардии» с теми, кто только начинает свой профессиональный путь.

Гибкость. Почему иногда лучше позвонить, а спортивные штаны неуместны

Корпоративная культура может меняться от компании к компании, привычки общения — от человека к человеку. Кто-то готов сразу перейти с тобой на «ты» и обсудить, что вы оба созданы для счастья, а не для работы, а кому-то важно подчеркнуть дистанцию и вести себя на 100% «профессионально». 

Универсальный и оттого скучный совет: будьте внимательны к собеседникам, любое новое знакомство начинайте с нейтрально-формального тона, постепенно добавляя неформальные высказывания и наблюдая за реакцией визави. 

Полезно научиться пользоваться разными каналами коммуникации. Написать коллеге в чате действительно быстрее и проще, но есть ситуации, в которых важно формально зафиксировать договоренности на платформе, в которой нельзя удалить сообщение. И здесь на помощь приходит электронная почта. 

Если вопрос должен быть решен максимально оперативно, гораздо эффективнее позвонить по телефону, особенно если вы имеете дело с кем-то из миллениалов. Это одно из удивлений, через которые проходят мои студенты: миллениалы не всегда держат телефоны в руках, и есть вероятность, что они увидят ваше сообщение только в конце дня. 

К этой же теме относится другой важный вопрос: дресс-код. Во многих современных компаниях нет дресс-кода, и это позволяет работникам проявлять свою индивидуальность и творческое начало. По моему опыту, многие молодые сотрудники привыкают к тому, что они могут проявлять себя любым способом в любой ситуации делового общения, а это может вызвать проблемы и недоумение у внешних клиентов. 

Наше восприятие спикера, например на защите или презентации продукта, складывается из большого количества факторов, в том числе и невербальной коммуникации (позы, жестов) и его внешнего вида. Ожидания в этой сфере опираются в том числе на социальные нормы, представления о деловом стиле и личной эффективности. Они сильно изменились за последние 20 лет (на смену холеным мужчинам в костюмах пришел Стив Джобс в одних и тех же джинсах и лонгсливе), но все еще существуют и сильны. 

Совет: помните, что людям не все равно, как вы выглядите. В частности, любимые носки со Спанч Бобом или самые комфортные в мире спортивные штаны будут отвлекать слушателей от цели вашей презентации. 

Системность. Почему миллениалы не любят голосовые сообщения и придираются к выступлениям

Проникновение норм разговорного языка в деловой приводит к тому, что мы часто забываем о необходимости приложить усилия и систематизировать то, что сообщаем коллегам. За это миллениалы, кстати, ненавидят голосовые сообщения, вроде: «Эээээ, ну это я там вчера с ним поговорил, и он там вчера вообще был в каком-то странном состоянии и в целом, наверное, все не задалось изначально. Воот. *невнятные шорохи на полторы секунды*».

Именно так мы звучим, когда начинаем рассказ без предварительного плана, «из головы». Мало кому приятно это слушать, плюс возникает ощущение неряшливости в работе и непрофессионализма. 

Совет: придерживайтесь простой, но рабочей структуры сообщений: 

• проблема (что нам нужно сделать и почему это важно),

• решение (каким способом, в какие сроки и при помощи каких ресурсов мы предлагаем решение),

• аргументы (почему именно наш способ и чем он лучше других),

• результат (что изменится после внедрения нашего способа).

Ее можно использовать в любых сообщениях. Такая структура помогает держать фокус повествования, продемонстрировать нужную логику рассуждений и вместе с аудиторией прийти к правильному выводу. 

Прямота коммуникаций. Почему нытье помогает, но не может быть вечным

Современный мир требует открытости и искренности в деловых отношениях. Во многих коллективах принято говорить прямо: например, если видишь проблему, хочешь предложить идею или испытываешь дискомфорт в общении. Отстаивать личные границы — хорошо, терпеть — плохо. Это не только сэкономит время и психическое здоровье, но и укрепит доверие между коллегами.

Многие при этом попадают в ловушку восприятия: чем больше мы замечаем проблем, тем больше проблем вокруг появляется. И однажды все, что мы замечаем, — это тлен и безысходность. 

Ничто не сближает коллектив так, как совместное нытье, особенно если сдобрить его юмором: «Да, я тоже проснулся уже уставшим, но давайте помнить, что трудные времена создают сильных котиков». Такая ирония положительно влияет на эмоциональную саморегуляцию, снимает напряжение в коллективе, помогает бороться со стрессом и в целом отлично работает до момента, когда негативизм становится первой естественной реакцией на любую задачу. Еще хуже, когда это подкрепляется всеми членами команды и становится главной доминантой общения. Такой вирус для коллектива может стать «смертельным».

Совет: чтобы найти баланс, старайтесь замечать не только сложности, но и возможности, видеть позитивные стороны. Речь даже не про неактуальный для всех позитивный рефрейминг вроде «это не проигрыш, это точка роста». Иногда провал — это именно провал, связанный с некомпетентностью сотрудников и неэффективностью процессов. И, возможно, ты будешь тем самым человеком, который сможет увидеть новое решение и стать во главе «команды победителей». 

Устойчивость. Почему не всегда стоит защищаться, когда вас критикуют 

Еще одна противоречивая особенность деловой коммуникации — когда между работой и личным нет четких границ. Мы проводим на работе 80% времени, вкладываем силы и время в проект, который в итоге может ощущаться как нечто очень личное. При этом проект — это продукт компании, требования к нему предъявляются другими людьми, и они же оценивают его как успешный или неуспешный. 

В такой ситуации довольно сложно разделить критику твоей работы и критику тебя как личности. Ведь зачастую в ответ на «продукт не попал в видение заказчика, нужно внести следующие правки» мы думаем: «О боже, какой кошмар, я неудачник». Бывает, что и реагируем соответственно — агрессивной защитой: «Да это у заказчика, очевидно, вкуса нет, мне презентация очень нравится!» 

Подобная стратегия подкрепляется крайне социально одобряемой идеей о необходимости «защиты личных границ», которая безусловно позитивно влияет на психологическое здоровье. Вот только коллеги не всегда на тебя «нападают», они вполне могу давать и достаточно объективную обратную связь. Выбирая «защищаться» в ответ на обоснованную критику, мы только обрубаем возможность продуктивного общения и профессионального роста. 

Совет: каждый человек делает ошибки, это нормально — помните, что обычно критика направлена на результат, а не на личность. Если замечания кажутся неясными или несправедливыми, уточните детали. Вместо оборонительной позиции можно взять паузу, обдумать проблему и вернуться с вариантом ее решения, что уже покажет вас игроком профессиональной лиги. 

Мнение редакции может не совпадать с точкой зрения автора