Безбумажная работа: как налоговики стимулируют повышение эффективности

Принято считать, что электронный документооборот (ЭДО) — прерогатива крупных компаний. Однако статистика говорит о том, что на одну крупную компанию в системе ЭДО приходится около 20 малых и средних. Одним из первых клиентов нашей системы, например, стало ИП, с которым до сих пор работаем.

Зачем мне ЭДО

Стимулов перехода на ЭДО несколько.

• Требования контролирующих органов

Число электронных документов, которыми предписано обмениваться с контролирующими органами, каждый год растет. В 2014 году стала обязательной электронная налоговая декларация по НДС. С 2015-го она должна сопровождаться электронными же книгами покупок и продаж.

• Сокращение рисков

Налоговики планомерно совершенствуют контроль над возмещением НДС из бюджета — глобальная сверка данных покупателя и поставщика позволит им оперативно выявить расхождения в счетах-фактурах. Последние часто возникают из-за ручного ввода данных. Избежать их (а значит, и повышенного внимания налоговых органов) позволит обмен электронными счетами-фактурами, подписанными продавцом, с отметками покупателя о приеме, всегда доступными в электронных архивах.

• Экономия времени и денег

Например, в компании «Хендэ Мотор Мануфактуринг Рус» внедрение ЭДО позволило втрое сократить число сотрудников, занятых проверкой первичных документов. Нагрузка на финансовую службу сократилась на 85% за счет устранения рутинных операций по проверке первичной документации.

Как ЭДО делать

Принято считать, что переход на ЭДО влечет множество проблем. На самом деле, главное — начать.

1. Наметить первый проект

Для малых и средних компаний проще всего начать с получения электронных документов, причем от небольшого числа контрагентов, готовых работать по такой схеме. Дополнительных затрат это не влечет — все необходимое уже имеется: компьютер, доступ в интернет и даже ключ электронной подписи (наверняка вы сдаете отчетность по телекоммуникационным каналам связи, а для ЭДО подойдут ключи любого удостоверяющего центра).

Практика показывает, что преуспевают именно те компании, которые переходят на ЭДО поэтапно, процесс за процессом.

В Kia Motors RUS, например, сначала перевели в электронный вид документооборот с дилерами по запасным частям. Их учет ведется в программе 1С, для интеграции с ней системы «Контур. Диадок» применяются готовые модули. Затем провели интеграцию с SAP и подключили дилеров к системе ЭДО.

Следующим шагом стал обмен актами сверки взаиморасчетов. Затем — автоматический контроль совпадения 17-значных идентификационных номеров запчастей и автомобилей (VIN) во всех документах по одной поставке. В итоге скорость формирования документов сократилась до одного дня.

Электронное согласование документов по бонусам и скидкам позволяет в считаные дни завершать процесс, прежде занимавший месяцы.

2. Выбрать оператора

При выборе оператора ЭДО важна проактивность: не ждите, когда к вам придут и уговорят. Действуйте самостоятельно. Потребуются некоторые усилия, но алгоритм достаточно прост:

• Изучите сайт оператора. Убедитесь, что у него есть проекты, реализованные в компаниях, похожих на вашу: документооборот имеет отраслевые особенности. И если оператор с ними уже знаком, внедрение пройдет быстрее;
• Узнайте, есть ли у оператора филиалы или партнеры в вашем регионе — на местах проще решать рабочие вопросы;
• Оцените «отзывчивость» техподдержки. Режим работы «24 х 7» и оперативная реакция сотрудников на вопросы — несомненное преимущество для пользователей;
• Зайдите в тестовую версию и ознакомьтесь с интерфейсом системы: убедитесь, что он логичен и удобен;
• Выясните, есть ли у оператора готовые интеграционные решения для вашей учетной системы – это позволит существенно сэкономить при внедрении.

О расценках за документ, напротив, беспокоиться не стоит. Сегодня цена отправки одного документа у любого оператора заметно ниже затрат на отправку и обработку бумажных документов. Входящие документы практически у всех игроков рынка не тарифицируются.

3. Преодолеть сопротивление коллектива

Переход на ЭДО требует изменения устоявшихся правил работы. Поэтому сотрудники иной раз отторгают нововведения: эффект проявится в перспективе, а учиться, осваивать новую программу нужно уже сегодня. Не желая терять опытных работников (новые обойдутся дороже), компании находят разные решения проблемы.

Например, в торговой сети «Елисей» (региональный ритейлер) для линейного персонала создали пошаговые инструкции с «картинками». Описали каждую манипуляцию, которая совершается в системе ЭДО, дополнили тексты скриншотами операций. Ситуация в корне изменилась. Сотрудники оценили преимущества отсутствия ручного ввода данных о поступлении товаров, скорость обработки информации повысилась многократно, а очередей на приемке товара больше нет.

4. Убедить контрагентов

Готовьтесь к тому, что не все контрагенты сразу примут идею перехода на ЭДО. Их придется убеждать, приводить в пример собственный опыт и полученные выгоды. Желательно заручиться поддержкой оператора, лучше – крупного, у которого больше клиентов, уже подключенных к системам ЭДО. Что по силам предпринять самой компании?

Вот несколько примеров. ОАО «Томскэнергосбыт» подготовило для своих контрагентов рекомендательное письмо с инструкцией по переходу на ЭДО. Компания «Уфанет» взяла на себя обучение контрагентов и демонстрацию системы.

Одним из доводов в пользу ЭДО послужил полученная экономия: перевод на ЭДО только 20% клиентов позволил «Уфанет» сберечь более 600 000 руб. в год.

А несколько торговых сетей Сибири скооперировались, чтобы совместно вести «агитацию» среди поставщиков: у разных сетей в регионе они «пересекаются». Конкуренты по бизнесу при переходе на ЭДО пришли к выводу, что их слаженные действия с поставщиками принесут больший экономический эффект. Чем скорее на ЭДО перейдут поставщики, тем быстрее снизятся затраты и риски. В итоге разъяснительную работу ведут совместно.

В Kia Motors Rus решили тиражировать уже отработанные процессы, чтобы упростить переход 160 контрагентов на ЭДО. Сначала запустили пилотный проект с тремя крупнейшими дилерами. С ними встречались представители рабочей группы (в составе бухгалтеров, IT-специалистов, менеджеров), совместно прорабатывали регламент взаимодействия, проводили технические работы. В ходе тестирования специалисты техподдержки собирали замечания и вносили коррективы. Это позволило избежать многих сложностей на этапе массового подключения контрагентов. Спустя всего 5 месяцев после завершения пилотных проектов все дилеры начали получать документы от Kia в день их формирования. Заодно избавились от ручного ввода данных в учетные системы.

Вам спокойней, когда документ все-таки лежит в папке, в шкафу? Нет проблем. Просто распечатайте его, положите в папку и уберите в шкаф.