Офис компании Sterno.ru, которая занимается разработкой и поддержкой сайтов, теперь все чаще пустует, и вовсе не из-за кризиса. Проектов много, работа кипит 24 часа — и здесь, в центре Москвы, и во втором офисе, в Пекине, и всюду, где в данный момент находятся сотрудники. На этой неделе, например, директор фирмы работает из Петербурга, дизайнер — из Хорватии, менеджер — из-за пробок — из кафе возле дома. На работе это никак не сказывается, просто теперь все происходит в онлайн-режиме: рабочие группы «встречаются» в интернет-форуме, там же согласовывают документы, а в случае необходимости сотрудники общаются в чате или через Skype.
То, что компания, связанная с интернетом, решила перенести рабочий процесс в виртуальное пространство, не означает, что новый подход к организации труда применим только в этой сфере. Неважно, что вы делаете: издаете книги, продаете обувь или занимаетесь поставкой автомобилей. Важно, что традиционные представления об обустройстве офиса устарели. Закупать дорогостоящие программы и серверное оборудование, содержать солидный штат IT-специалистов больше не обязательно. Вместо этого можно воспользоваться современными интернет-решениями. Они же избавят вас от головной боли из-за настройки технологий.
Правда совсем отказаться от офиса и от инвестиций в IT пока не получается: в случае активного использования онлайн-сервисов вам придется позаботиться о резервном доступе в интернет из офиса (то есть обеспечить несколько интернет-каналов). Да и бухгалтерскую информацию хранить в интернете готовы далеко не все. Но сэкономить на создании инфраструктуры и на ее поддержке новые технологии, безусловно, помогут всем.
Вот пять сервисов, которые будут полезны для небольших компаний.
Почта и среда рабочего взаимодействия
Многие предприниматели уже используют веб-сервис Google Apps для корпоративной почты, офисных приложений, совместной работы с файлами и календарем. В Google Apps удобно управлять правами доступа, то есть открытостью документа: любой файл можно сделать полностью открытым через интернет, а можно ограничить доступ по списку людей (всем сотрудникам, какой-то группе или же только автору).
Надежно ли это? Большой объем корпоративной информации размещен в интернете, физически информация на компьютерах не хранится, а значит, когда интернета нет, все сотрудники остаются без рабочей документации или без почты. Но сбои случаются и при классической IT-инфраструктуре. И еще одно: не стоит размещать в открытом доступе данные, которые могут привести к риску шантажа от передачи в руки государства.
Какую проблему решает: стандартные офисные пакеты приложений дороги, требуют поддержки и обновления. Здесь же завести новый адрес для нового сотрудника можно за 2 минуты без помощи сисадмина.
Сколько стоит: если в компании менее 50 сотрудников, базовым аккаунтом можно пользоваться бесплатно, при большем числе людей или сервисов пользование Google Apps обойдется в $50 на сотрудника в год. Оплата осуществляется через интернет, система сама списывает оговоренную сумму с кредитной карты.
Выбор: Google Apps, Softcloud и Point4All (оба, несмотря на название, российские), а также «Яндекс.Почта» для домена.
Управление задачами и проектами
Денис Митрофанов, руководитель проекта qTrack, предлагающего систему управления проектами в режиме онлайн-сервиса, говорит, что при всем обилии предложений обычно компании не хотят или не умеют пользоваться подобными системами. Между тем они действительно облегчают жизнь. Любой проект, будь то печать визиток или разработка сложной технологической платформы, представляет собой последовательность задач, у каждой из которых есть исполнитель и заказчик. Выполнение проекта означает исполнение последовательности требований.
Эволюцию требований важно отслеживать и запоминать на едином центральном ресурсе, которым и является система управления проектами (трекер). Процесс постановки задачи и дальнейшего обмена информацией максимально упрощен: достаточно просто отвечать на письма, приходящие от участников рабочей группы, сообщения автоматически заносятся в систему, а ответ получают сразу все, кто работает над этой задачей.
Какую проблему решает: трекер систематизирует всю информацию о важнейших процессах в компании и позволяет эффективно добиваться поставленной цели. Для использования «офисного стандарта» управления проектами Microsoft Project придется купить лицензию на каждого сотрудника ($35), но с задачами управления эта платформа не всегда справляется.
Сколько стоит: qTrack, например, в базовой версии можно попробовать бесплатно, а цены на корпоративную редакцию начинаются от 350 рублей в месяц (за пять проектов). Безлимитный пакет обойдется в 3000 рублей в месяц. Количество пользователей в любой редакции неограниченно.
Выбор: 37signals.com (Basecamp), Comindwork, Trac (например, AGAVA Trac), qTrack, «Мегаплан»
Система управления взаимоотношениями с клиентами (CRM)
Собрав всю информацию о клиентах в одной интеллектуальной системе, можно значительно увеличить эффективность продаж. База знаний о клиентах, например, может сама отслеживать все обращения лояльного покупателя, напоминать продавцу о его дне рождения и т. д. В отличие от классических громоздких решений CRM как веб-сервис можно внедрить быстро (по словам Максима Вотякова, управляющего партнера CT Consulting, минимальный пакет разработки для быстрого старта небольших предприятий можно завершить за пять дней) и быстро получить отдачу от инвестиций.
Андрей Артищев, коммерческий директор хостинг-провайдера «Оверсан-Скалакси», говорит, что выбрал одну из таких платформ, Salesforce.com, из-за удобного интерфейса, чтобы сразу максимально вовлечь сотрудников в работу. Внедрение заняло около месяца, а затраты первого этапа состояли из стоимости базовой настройки, десяти обучающих семинаров и годовой лицензии. Андрей самостоятельно завел роли в системе, и сейчас веб-платформа интегрирована с колл-центром, корпоративной почтой и календарем. Главное преимущество для коммерческого директора — порядок в отделе и полная прозрачность. Удобно, что можно подключить мобильный доступ к приложению, например через iPhone. А вот убедить сотрудников работать в системе оказалось непросто, поэтому Артищев и заказывал обучающие семинары.
Какую проблему решает: традиционные решения, которые устанавливаются на серверах компании, обходятся дорого: общая стоимость владения складывается из стоимости лицензий, ежегодной поддержки лицензий, редко прогнозируемых затрат на внедрение, стоимости серверного оборудования и его размещения, а также затрат на IT-персонал поддержки.
Сколько стоит: годовая лицензия на одного пользователя в Salesforce.com, например, стоит от €324 (менее пяти сотрудников) до €1620 в год. Услуги по настройке системы под ваши потребности — вторая статья затрат, их объем рассчитывается индивидуально.
Выбор: Microsoft Dynamics, NetSuite, Salesforce.com, SugarCRM
IP-телефон и видеоконференция
Экономить на звонках в другие города, за границу и на сотовые телефоны позволяет услуга IP-телефонии. По словам Ирины Новожиловой, руководителя группы аналитического маркетинга РТКОММ, оператора самой разветвленной в России IP-сети, сейчас при создании офиса можно обойтись вообще без установки стандартной офисной АТС. Однако при желании интернет-телефонию можно комбинировать с классической связью. Дополнительная выгода от использования IP-телефонии заключается в том, что такая платформа поддерживает все современные телефонные сервисы, которыми легко управлять самостоятельно. Поэтому можно настроить получение факса на электронную почту, а также использовать домашний телефон как офисный по вечерам.
А вот сэкономить на системном администраторе при организации IP-телефонии не получится: настройка и поддержание внутренней сети требует его участия. Необходимо контролировать расход интернет-трафика и регулировать «ширину» интернет-канала (1 Мбит/с, 10 Мбит/с), что может потребовать дополнительных затрат на интернет.
Какую проблему решает: возможность сократить инвестиции в АТС и затраты на специалиста поддержки телефонной сети (до 50%, если доля межгорода велика).
Сколько стоит: сам IP-телефон в зависимости от функций стоит от 3000 рублей. Подключение к телефонному серверу IP стоит 300–2000 рублей за рабочее место в зависимости от пакета услуг. Ежемесячная плата также варьируется от 50 до 200 рублей. Необходимы также шлюз с функцией резервирования, чтобы при отключении интернета не остаться без телефонной связи, и специальный коммутатор с возможностью питания по сети (PoE), чтобы не подключать каждый телефон еще и к электрической сети через адаптер. Для видеоконференций потребуется простой видеофон или набор, состоящий из экрана, камеры и кодека (специального устройства для подключения к интернету и форматирования сигнала).
Выбор: «Билайн Бизнес», КОМСТАР, группа «Ростелеком» (РТКОММ), «Центральный телеграф». Компании поменьше, скорее всего, являются реселлерами, однако работа с ними может обойтись несколько дешевле.
Полностью виртуальный хостинг
Семен Бирг, генеральный директор аналитического агентства «Инвесткафе», говорит, что его онлайн-стартап сталкивается с неопределенностью: плохо прогнозируемый рост посещаемости, разрастание базы данных и использование внешних виджетов давали непредсказуемую дополнительную нагрузку. Поэтому при выборе хостинга он стремился минимизировать риски, пусть даже ценой возросших расходов. Облачный хостинг, по его словам, для него оптимальный вариант. Что это такое? Вместо покупки дорогих серверов предприниматель пользуется ресурсами крупных провайдеров, которые выделяют часть своей сети для создания виртуальной структуры. Это удобно: невысокая цена, простота оплаты по карте и легкий доступ к нужным ресурсам для решения масштабных задач.
Мировой лидер в виртуальном хостинге — Amazon Web Services. Российский аналог сервиса создала компания «Оверсан-Скалакси» на базе современного дата-центра в Москве. О массовом продукте пока речь не идет: российский провайдер рассматривает клиентов с загрузкой от 5000 пользователей в день, перед подключением обязательна процедура аудита. Зато «Оверсан» берет на себя полную ответственность за работу сайта и обещает решить любую возникшую проблему.
Какую проблему решает: нет необходимости закупать серверы (стоят от $1000) и платить зарплату сисадмину, а при переносе готовой системы с собственным оборудованием можно воспользоваться услугой trade-in, передав серверы хостинг-провайдеру.
Сколько стоит: стоимость виртуального хостинга может оказаться на четверть дороже по сравнению с обычным. Итоговая стоимость за месяц складывается из реально потребленного объема: гигабайт информации и часов мощности. С ростом нагрузки возможности системы моментально расширяются, и придется заплатить больше, но за реально предоставленную услугу — счет за ночной простой оборудования никто не выставит.
Выбор: Amazon Web Services, «Оверсан-Скалакси», классические провайдеры виртуального хостинга: AGAVA, Masterhost, RUSONYX.