Почему отдыхающие за рубежом сотрудники стали проблемой для работодателя и что делать

Еще в ноябре российские туристы раскупили почти все новогодние туры за границу по популярным направлениям (самыми популярными оказались Египет, Турция и Доминикана). На период праздников за границей окажутся десятки и даже сотни тысяч россиян.

Роспотребнадзор предостерег: не стоит рисковать и проводить новогодние каникулы в другой стране. По мнению главы ведомства Анны Поповой, с учетом эпидемиологической ситуации у россиян есть риск заразиться новым омикрон-штаммом или остаться в стране отдыха на неопределенный срок из-за возможного закрытия границ. «Риски большие, и мы не знаем, что произойдет через неделю, через две, какие государства еще закроют свои территории <…> Можно уехать, но будут большие проблемы с возвратом. Может опять встать в повестку тема вывозных рейсов, могут быть дополнительные ограничения по карантину, самоизоляции и так далее», — предупредила спикер Совета федерации Валентина Матвиенко.

При этом отдых за рубежом может создать проблемы не только для самих путешественников, которые решили вырваться из душных офисов и провести новогодние каникулы на солнечных пляжах, но и для работодателей. Многим придется экстренно решать проблемы с сотрудниками, застрявшими в других странах, и теми, кто не успел вовремя сделать ПЦР-тест на коронавирус. 

Что делать, если работник не смог вернуться из-за рубежа

Если сотрудник не смог вернуться из другой страны, потому что закрыли границы, наказывать его и тем более увольнять нельзя. Согласно определению Верховного суда, ему достаточно предупредить вас о том, что он не может вернуться, — любым доступным способом. 

После того как компания получит от сотрудника такое сообщение, необходимо решить вместе с ним, как оформить его отсутствие — от этого будет зависеть алгоритм дальнейших действий. Возможны два варианта: оформление или продление оплачиваемого отпуска и предоставление отпуска без сохранения зарплаты. Процесс при каждом из этих вариантов состоит из нескольких простых шагов. 

При оформлении или продлении отпуска:

• Сотруднику первым делом необходимо написать заявление с просьбой предоставить ему оплачиваемый отпуск со следующего дня после окончания отпуска, из которого он не смог вовремя вернуться. Если между отпусками попали выходные, оформлять отпуск на них необязательно. Просить отправить заявление почтой, конечно, не вариант: пока оно дойдет — «сгорят» все сроки. Лучше попросить прислать фото заявления, а оригинал компания сможет получить после возвращения сотрудника на работу. 
• Далее работодателю нужно издать приказ о предоставлении сотруднику отпуска, отметить его в графике отпусков и личной карточке. 
• Отпускные нужно выплатить за три дня до начала отпуска. День в день отпуск оформлять не стоит — за нарушение сроков выплаты отпускных юрлицо могут оштрафовать на сумму до 50 000 рублей, а ИП — на 5000 рублей.

В 2022 году январские праздники продлятся до 9 января включительно. Учтите, что если работник сообщил вам 9 января, что 10-го он не сможет выйти на работу, то вы не сможете сразу предоставить ему дни в счет ежегодно оплачиваемого отпуска. Чтобы не нарушить Трудовой кодекс, бухгалтеру нужно три полных рабочих дня для выплаты отпускных. Поэтому предложите сотруднику взять три дня отпуска без сохранения зарплаты, а с четырех дней — очередной оплачиваемый отпуск. Приказ о предоставлении отпуска в таком случае вы издаете именно с даты четвертого дня. 

При предоставлении отпуска без оплаты:

• Можно попросить сотрудника прислать фото или скан заявления на такой отпуск. Но это необязательно — можно оформить документы задним числом. 
• В табеле учета рабочего времени (документ для отслеживания посещаемости сотрудников) нужно проставить дни отсутствия по невыясненной причине. Отмечайте все дни, пока работник отсутствует.
• Когда сотрудник вернется и напишет заявление лично, следует оформить отпуск без сохранения заработной платы задним числом и скорректировать табель. 
• Для подстраховки от штрафов после выхода сотрудника на работу нужно составить акт и получить его письменное объяснение о том, почему он не смог выйти на работу после отпуска и просит предоставить ему еще один отпуск задним числом. За оформление документов на отпуск задним числом без оснований юрлицо тоже могут оштрафовать на 50 000 рублей, ИП — на 5000 рублей.

Некоторые российские работодатели договариваются с сотрудником, который застрял на курорте, о дистанционной работе. Но они при этом нарушают закон: Трудовой кодекс России не предусматривает возможность заключения трудового договора о дистанционной работе с сотрудником, который фактически будет выполнять работу за границей.

Что делать, если работник не успел сдать ПЦР-тест по прилете

Каждый невакцинированный и не переболевший коронавирусом вернувшийся в страну гражданин России обязан в течение трех календарных дней сдать ПЦР-тест на коронавирус и соблюдать самоизоляцию до получения результатов исследования. Сотрудники должны сами планировать свой отпуск так, чтобы на момент выхода на работу у них на руках уже были результаты ПЦР-теста. Но, к сожалению, они могут забыть об этом или не рассчитать время. Если такое произошло, можно перевести сотрудника на несколько дней на удаленку, чтобы он работал из дома и соблюдал самоизоляцию. Если он против такого формата, есть альтернатива — оформить простой, пока он не получит отрицательный ПЦР-тест. Также можно оформить отпуск (оплачиваемый или без содержания) — точно так же, как и в случае, если сотрудник не смог вернуться из-за рубежа.

При переводе на удаленку на время:

• Компании нужно проверить, что сотрудник ознакомлен с локальным актом, который регламентирует обязательную удаленку в компании (такие акты компании активно принимали в 2020 году). Для этого нужно убедиться, что на документах есть личная подпись работника. 
• Далее следует издать приказ о переводе сотрудника на временную удаленную работу в связи с самоизоляцией и ознакомить сотрудника с ним (это можно и нужно делать удаленно).

При оформлении простоя:

• Компании необходимо издать приказ о простое сотрудника по независящим от воли сторон обстоятельствам и направить ему документ удаленно для ознакомления.
• Дождаться, когда сотрудник подтвердит, что здоров, и только после этого его можно допустить до работы. Обратите внимание, что кадровик или работодатель не имеют права требовать предъявить результаты ПЦР-теста.

Безопаснее заранее предупредить сотрудников, которые собираются в отпуск, о том, какие последствия их ждут, если они не смогут вовремя вернуться из отпуска из-за пандемии или не сдадут в срок ПЦР-тест. По опыту прошлых волн пандемии, кадровым специалистам приходилось решать вопросы с такими сотрудниками на ходу и, как следствие, оформлять документы с ошибками или задним числом. Договоритесь с сотрудниками заранее, как будете действовать, если они не придут на работу сразу после отпуска. Это поможет бесконфликтно решить вопрос с сотрудниками и не сорвать бизнес-процессы компании.

Мнение редакции может не совпадать с точкой зрения автора