Мы подали иск о взыскании задолженности, но большинство документов имеется только в копиях. Примет ли их суд?

Полностью вопрос звучит так: Мы подали в арбитражный суд исковое заявление о взыскании задолженности, но основная часть подтверждающих задолженность документов имеется у нас только в копиях. Могут ли такие документы быть рассмотрены судом? Как еще мы можем доказать наличие задолженности?

Можно уверенно сказать, что копии документов должны быть рассмотрены судом в качестве доказательства и оценены с точки зрения относимости, допустимости и достаточности (ст. 71 АПК РФ) при соблюдении всех условий, установленных законом.

Опираясь на закон, мы можем определить, в каких случаях копии документов будут приняты и оценены судом.

Итак, согласно п. 2 ст. 64 АПК РФ в качестве доказательств допускаются письменные и вещественные доказательства, объяснения лиц, участвующих в деле, заключения экспертов, консультации специалистов, показания свидетелей, аудио- и видеозаписи, иные документы и материалы.

К письменным доказательствам относятся договоры, акты, справки, деловая корреспонденция, иные документы, выполненные в цифровой, графической записи или иным способом, позволяющим установить достоверность документа (п.1 ст. 75 АПК РФ).

Согласно п. 8 ст. 75 АПК РФ письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. В связи с этим следует рассмотреть, как закон определяет копии, заверенные надлежащим образом.

«Надлежащим образом заверенной копией» может быть признана либо нотариально заверенная копия документа, осуществленная нотариусом в соответствии с требованиями статей 77-79 «Основ законодательства РФ о нотариате», либо копия документа, заверенная юридическим лицом с соблюдением требований ГОСТов.

Согласно пункту 2.1.29. ГОСТа Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (Постановление Госстандарта России от 27.02.1998 № 28) копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Заверенной копией документа является копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу (пункт 2.1.30. ГОСТа Р51141-98). Пунктом 3.26. ГОСТа Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации» (Постановление Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст) установлено, что, при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Допускается заверять копию документа печатью, определяемой по усмотрению организации, но это не является обязательным условием и не обязательно это должна быть круглая печать — форму печати определяет юридическое лицо самостоятельно.

При этом необходимо отметить, что не удостоверенные нотариально копии могут быть признаны «надлежащим образом заверенными» только в том случае, если юридическое лицо, заверившее такие копии, имеет правомерный доступ к подлиннику документа (подлинник документа находится в его законном распоряжении, например, был адресован и доставлен организации способом, подтверждающим факт доставки корреспонденции) или если юридическое лицо является стороной сделки и располагает подлинным экземпляром договора.

Итак, в рассматриваемом случае речь может идти скорее всего о простых фотокопиях, которые необходимо заверить организацией (кредитором), которая представляет их в суд. Предоставление документов в такой форме в отсутствие оригиналов не противоречит арбитражно-процессуальному законодательству. Разобравшись с требованиями к форме документов, необходимо разобраться, сможет ли суд опираться на них при вынесении решения, то есть определить их доказательственную силу.

Исходя из толкования статьи 71 АПК РФ, арбитражный суд не может считать доказанным факт, подтверждаемый только копией документа или иного письменного доказательства, если утрачен или не передан в суд оригинал документа, а копии этого документа, представленные лицами, участвующими в деле, не тождественны между собой и невозможно установить подлинное содержание первоисточника с помощью других доказательств.

Исходя из толкования данной нормы, можно сделать выводы о том, что:

— во-первых, данное положение применяется только в том случае, когда у суда отсутствует возможность получить оригинал документа и когда вторая сторона представляет в суд копию, не тождественную первоначальной; 

— во-вторых, толкование данной нормы говорит нам о том, что арбитражный суд может считать доказанным факт, подтверждаемый только копией документа, если вторая сторона не представит копию документа, не тождественную первоначальной.

Таким образом, подводя итог вышеизложенному, можно точно сказать, что копия документа может являться доказательством по делу при одновременном соблюдении следующих условий:

— копия заверена надлежащим образом,

— оригинал документа не представлен в суд,

— в суд не представлена иная копия того же документа, не тождественная первоначальной,

— невозможно установить подлинное содержание первоисточника с помощью других доказательств.

Процесс доказывания — процесс регламентированный, но не исключает творческого подхода к нему, так как обстоятельства дела всегда разные. В этом отношении почти всегда свою позицию можно укрепить другими доказательствами, допустимыми в соответствии с арбитражным законодательством РФ. В частности, доказать наличие задолженности (при наличии копий первичных документов бухгалтерской отчетности) возможно с помощью платежных документов банка, свидетельских показаний, а также документов бухгалтерской отчетности.

В первом случае платежное распоряжение, заверенное банком-исполнителем, является довольно сильным доказательным инструментом, более того, в некоторых случаях, опираясь только на него, можно выстроить процессуальную линию. Во втором случае в качестве свидетелей целесообразно привлекать как сотрудников кредитора, ответственных за отпуск товара, оказание услуг или выполнение работ, так и сотрудников должника, выполняющих те же функции. Наконец, целесообразно запросить у компании-должника книгу покупок, документы бухгалтерской отчетности за соответствующие периоды, а также запросить в соответствующей инспекции ФНС России документы бухгалтерской отчетности, которые были представлены должником. За исключением случаев намеренного мошенничества или случаев, когда отчетность ведется некорректно, задолженность у дебитора обычно учтена в отчетности на момент ее возникновения, так что в момент возникновения спора он уже не имеет возможности изменить эти данные.