Только по делу: как онлайн-сервисы для бизнеса упрощают организацию командировок
В ближайшее время деловые поездки в мире достигнут нового рекорда в 1,5 трлн долларов США, превзойдя уровень допандемийного 2019 года. Таких показателей ожидают во Всемирном совете по путешествиям и туризму (WTTC) после подведения окончательных прошлогодних итогов. Отечественные компании тоже фиксируют рост объема поездок. По результатам 2024 года количество бронирований через сервис «Островок Командировки» выросло на 61% по сравнению с предшествующим годом.
Еще один тренд, который обозначился в постпандемийные годы, — компании, отмечающие рост объема командировок, стали обращаться к современным онлайн-сервисам: решить все организационные вопросы на одной платформе быстрее и удобнее, чем на нескольких ресурсах. Не говоря уже о том, что это позволяет сэкономить не только силы и время, но и деньги.
Сервис «Островок Командировки» был запущен три года назад, сейчас с платформой в общей сложности работают более 24 000 корпоративных пользователей.
Траты под контролем
Организация деловых поездок не такая простая задача, как может показаться на первый взгляд. У корпоративных клиентов особые запросы: конечными пунктами командировки могут быть не только большие города, но и отдаленные населенные пункты или закрытые автономные округа. Все это не только усложняет поиск отеля, но и требует решения других задач, например, разработки сложного маршрута, часто с бронированием нескольких видов транспорта. Не во всех городах работают удобные приложения для заказа такси, сотруднику может понадобиться трансфер. В случае зарубежных командировок часто возникает необходимость оперативного оформления виз или бронирования билетов по популярным направлениям. Подобные вопросы и помогает решать сервис для деловых поездок.
Через «Островок Командировки» можно не только найти и забронировать подходящий отель, но и заказать трансфер, приобрести авиа- или железнодорожные билеты, арендовать машину и оформить визу. Кроме того, если возникает необходимость отправить в командировку группу сотрудников, как рядовых, так и топ-менеджеров, на платформе можно одновременно выбрать номера разных категорий и в разных отелях, а также забронировать авиа- или железнодорожные билеты разных классов обслуживания.
Сервис позволяет дать доступ сотрудникам для самостоятельного бронирования командировок. При этом компаниям не нужно беспокоиться о превышении бюджета на деловые поездки: через «Островок Командировки» можно установить тревел-политики[1] или лимиты расходов для каждой категории сотрудников.
Сервис «Островок Командировки» предоставляет выбор среди 2,6 млн размещений в России и за рубежом. Прямые контракты с отелями (а их более 120 000) позволяют предлагать клиентам выгодные тарифы — такая экономия особенно ощутима на фоне роста стоимости номеров. В 2024 году 82% от общего числа бронирований для деловых поездок у клиентов «Островок Командировки» пришлось на Россию.
Возможности платформы позволяют учитывать все параметры предстоящей командировки, буквально собирая ее под ключ. Например, если сотрудникам необходимо провести деловую встречу в отеле, благодаря соответствующей настройке фильтров в результатах поиска будут появляться только варианты с доступными конференц-залами. Тем же путем система отсортирует отели с возможностью бронирования раннего заезда и позднего выезда, варианты размещения с определенным видом кроватей и разным типом питания. Контролировать расходы позволят тревел-политики, установленные в соответствии с внутренними регламентами компании и предварительно загруженные в личный кабинет. При этом все сопровождающие поездку документы будут также храниться в одном месте в личном кабинете.
Рассмотрим, какими возможностями сервиса чаще всего пользуются сотрудники крупных компаний, ответственные за планирование командировок, и бизнес-путешественники, бронирующие деловые поездки самостоятельно.
«Мы начали работать с сервисом «Островок Командировки» в 2019 году из-за увеличения объема деловых поездок. Сервис охватывает все наши направления — это Россия, Китай, Европа. Раньше при гораздо меньших объемах мы работали с тревел-агентством для покупки билетов и напрямую с разными отелями для бронирования размещения. Безусловно, это выходило дороже и занимало больше времени. Сейчас у сотрудников появилась возможность выбора гостиницы в рамках бюджета, а компания уменьшила затраты на сборы и комиссии отелям. Очевидное преимущество сервиса — единое окно для бронирования отелей, квартир, апартаментов и домов — любой сотрудник может выбрать то, что ему по душе».
По всем направлениям
По данным компании «Островок Командировки», в прошлом году также существенно выросло число бронирований отелей за границей — по сравнению с 2023 годом рост составил 48%. Самые популярные для делового туризма страны — Китай и Белоруссия, количество поездок туда увеличилось вдвое. В тройку лидеров по числу зарубежных командировок вошла и Турция, хотя такого взрывного роста по этому направлению не было.
«За 2024 год у нас стало значительно больше выездных деловых мероприятий — форумов и специализированных выставок по миру. Благодаря сервису «Островок Командировки» мы организовывали мероприятия и выезды буквально за неделю — от покупки билетов до бронирования трансферов, конференц-залов, поиска узкоспециализированных гидов, переводчиков и т. д. Среди сложных кейсов я бы отметила организацию мероприятия в Сочи в пиковый сезон. Мы отправляли не самую большую группу — около 25 человек, но должны были купить билеты на один рейс, забронировать отель, найти трансферы, конференц-залы с нужными условиями, кейтеринги. В итоге все прошло на самом высоком уровне. А сколько было успешно разрешенных ситуаций с обменом и сдачей билетов, переносами рейсов и броней из-за опозданий — не сосчитать. Из основных достоинств сервиса я бы отметила эффективность, удобство, скорость и, главное, профессионализм сотрудников».
Для клиентов «Островок Командировки» стал единым окном для заказа не только отелей, но и авиабилетов по всему миру. Система автоматически сравнивает предложения от 470 авиакомпаний по более чем 1500 направлениям. Через сервис можно оформлять железнодорожные билеты, бронировать трансферы в 150 странах мира и арендовать автомобили. Удобная настройка фильтров позволяет устанавливать максимальную стоимость билетов и бюджет на сутки проживания, выбирать оптимальные способы оплаты и исключать из списка предложений конкретные авиакомпании, города и страны.
Тревел-координатор или бизнес-ассистент всегда имеют доступ к бронированиям, что позволяет быстро менять, проверять и отменять заказы. При оформлении нестандартных заказов или услуг, например, при групповых бронированиях можно обратиться в поддержку и получить помощь сервиса.
Прозрачная отчетность
Еще один важный плюс онлайн-сервиса — предоставление необходимых закрывающих документов и отчетности после командировки. «Островок Командировки» дает возможность управлять лимитами и выгружать все необходимые документы в режиме реального времени, что значительно упрощает подготовку отчета по командировке.
«Для нас было важно, чтобы наши сотрудники стали более мобильными в планировании командировок, не были загружены бумажной работой. В этом нам помог сервис «Островок Командировки». Количество авансовых отчетов у сотрудников снизилось примерно на 90%. Платформа автоматизирует все процессы и дает возможность централизованно оплачивать командировочные расходы. Все оперативно, быстро. Эти изменения более чем устраивают бухгалтерию: работа с отчетностью стала проще, соответственно, снизилась нагрузка. Нам есть с чем сравнить: когда мы пользовались отдельными сервисами для бронирования отелей и билетов как физические лица, авансовых отчетов было столько, что не передать словами!»
Простой и интуитивно понятный интерфейс
Порой даже полезные нововведения требуют немало времени на изучение всех их возможностей, и важная цель любого цифрового продукта — создание интуитивно понятной навигации для пользователей. Решить эту задачу для B2B-сегмента сложнее, чем для B2C, но «Островок Командировки» позаимствовал многие инструменты и понятный интерфейс у материнской компании «Островок» — платформы бронирования для физических лиц.
«Внедрение сервиса заняло у нас около полутора месяцев. При подключении я прошла обучение под кураторством менеджера. Еще за несколько дней мы настроили доступы для сотрудников, — говорит Юлия Юсарева. — Сейчас каждый сотрудник организует свою командировку самостоятельно, а бухгалтерия получает все необходимые документы в автономном режиме. Мы работаем независимо друг от друга и пользуемся не только сайтом, но и мобильным приложением».
«Вся необходимая информация на платформе «Островок Командировки» расположена на одной страничке: слева — фильтры, посередине — список отелей с рейтингом, справа — карта. Такая наглядность значительно облегчает работу».
В некоторых компаниях сотрудники могут организовывать деловые поездки автономно: самостоятельно изучать доступные варианты размещения по ключевым для них параметрам, сравнивать условия бронирования и планировать другие нюансы поездки. Платформы для управления командировками предоставляют бизнес-путешественнику свободу выбора в рамках тревел-политики компании, которая предварительно настраивается в системе.
«За 2024 год я совершил 24 деловые поездки. Если раньше на подготовку каждой из них у меня ушло бы по часу, то с сервисом «Островок Командировки» время сократилось до 15 минут. География моих поездок весьма обширна: от Хабаровска, Иркутска и Красноярска до Архангельска, Ростова-на-Дону и Сочи. Суды, в которые я езжу по работе, могут находиться в самых разных и не всегда легкодоступных местах. Раньше в таких ситуациях можно было потратить уйму времени только на поиск размещения. Теперь можно не только быстро найти оптимальные варианты, но и составить мультимодальные маршруты — купить билеты на электрички, заказать трансфер. Навигация по сайту при этом максимально доступная — за все время пользования ресурсом я ни разу не обратился с вопросами к куратору».
Самая полезная опция по мнению Станислава Белецкого — удобная архивация перевозочных документов, которой он часто пользуется для отчетности о прошедшей командировке и начисления полетных бонусов в авиакомпаниях. Сервис сохраняет всю информацию о бронировании и статусах оплаты, которую можно легко переносить на сторонние носители: «Если бы не архивные ресурсы сервиса, отчетность занимала бы 97% рабочего времени». А одна из самых любимых опций Станислава на платформе «Островок Командировки» — карта поиска отелей: «Выбирая по ней место пребывания, ты уже будто отправляешься в путешествие».
Командировка может стать комфортной и даже приятной, если ее организация не отнимает большую часть рабочего времени, а все этапы делового путешествия помогает простраивать профессиональный сервис. Мир бизнеса снова переходит в офлайн-режим — и это еще один случай, когда реальные коммуникации становятся значительно проще и доступнее за счет онлайн-инструментов.
[1] Тревел-политика — свод правил для проведения деловых поездок.
ostrovok.ru. 119435, г. Москва, Большой Саввинский пер. д. 12, стр. 16. ИНН 7703403951, КПП 770401001,ОГРН 5157746182446