Секунды на подпись: как КЭДО помогает бизнесу и экономит миллионы

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это удобный способ работы с кадровыми документами. Он помогает создавать, подписывать и хранить их в электронном виде, без бумажных копий.  

В КЭДО можно оформить почти все: трудовые договоры, документы о материальной ответственности или получении образования без отрыва от работы, согласия на перевод, уведомления об изменении условий труда и так далее. Правда, в законе есть и исключения (статьи 22.1–22.3 ТК РФ). Приказ об увольнении сотрудника, акт о несчастном случае на производстве, подтверждения о прохождении инструктажей по охране труда — они оформляются на бумажном носителе. В таком же формате может быть подписана и трудовая книжка, если этого захотел сам сотрудник. 

Легко отправлять, согласовывать, подписывать и хранить электронные кадровые документы поможет «Битрикс24 КЭДО + Госключ».

Документы в КЭДО подписываются с помощью электронной подписи. Тут есть нюансы: можно оформить усиленную квалифицированную, усиленную неквалифицированную или простую в зависимости от того, кто и что подписывает. 

Логично, что руководителю компании или его доверенному лицу понадобится именно квалифицированная подпись, как самая надежная. А вот сотруднику хватит даже простой электронной. Ее получить проще. 

В чем же заключаются основные преимущества «Битрикс24 КЭДО» по сравнению с обычным, не электронным кадровым документооборотом? Расскажем в пяти карточках. 

1.     ЭЦП без визита в налоговую

«Госключ» — это официальное мобильное приложение от Минцифры. В нем можно быстро оформить заветную ЭЦП. 

Бизнесу подключить «Битрикс24 КЭДО + Госключ» очень просто. Достаточно подать заявку в «Битрикс24», получить одобрение по ней, создать доверенность на «Госуслугах» представителю компании, получить специальный API-ключ (уникальный идентификатор) и добавить его в «Битрикс24». 

Сотрудникам еще проще. Нужно установить на телефон приложение «Госключ» и создать в нем личную усиленную неквалифицированную электронную подпись. Займет это не больше пяти минут. Не придется даже идти в МФЦ или налоговую, ведь для КЭДО им хватит неквалифицированной цифровой подписи. 

«Битрикс24 КЭДО» также дает возможность подписать некоторые документы (вроде графика работы или табеля учета рабочего времени) с помощью простой электронной подписи, не пользуясь услугами внешнего провайдера от Минцифры.

Все это юридически значимо и соответствует Федеральному закону «Об электронной подписи» от 06.04.2011 N 63-ФЗ.

2.     Онлайн-подпись в пару кликов

Представьте себе крупную компанию в Москве с заводом в Подмосковье. Чтобы подписать один документ, работнику из области придется потратить весь день на поездку в головной офис. А теперь посмотрите на ситуацию глазами отдела кадров. К HR-специалистам приезжают сотни таких людей — и всех нужно встретить. 

Почта тоже не вариант: посылки задерживаются и теряются. И даже если они благополучно добрались до получателя, не факт, что он вернет подписанные бумаги вовремя. Для человека это не страшно. А вот организация может попасть на штраф по КоАП при проверке. 

С «Битрикс24 КЭДО» подписать кадровые документы можно прямо в мобильном приложении или дома на компьютере. Отдел кадров загрузит заполненный шаблон в систему и, если нужно,  добавит менеджера для согласования. А работник — мгновенно поставит подпись. 

3.     Миллионы рублей экономии

Сотрудники в среднем подписывают по 20 документов в год. Для крупного бизнеса это тысячи использованных листов бумаги. А ведь тратиться приходится еще и на доставку. Дистанционный формат работы для бизнеса сегодня — это норма. Вот только пересылать документы сотрудникам на удаленке приходится почтой или курьерами. 

С КЭДО всех этих расходов просто нет. В организациях со штатом до 1000 сотрудников экономия от перехода может доходить до нескольких миллионов рублей. Важно, что доплачивать за доступ к сервису «Битрикс24 КЭДО» пользователям платформы не придется. Инструмент доступен на тарифах «Профессиональный» и «Энтерпрайз» по умолчанию. 

А еще компаниям не нужно платить за электронную подпись для каждого нового сотрудника и рассчитываться за каждый отправленный документ. Корпорациям так работать невыгодно, но приходится, потому что большинство провайдеров КЭДО используют эту бизнес-модель. А в КЭДО «Битрикс24» все уже входит в стоимость тарифа.

4.     Подписание там же, где и вся работа

Частая проблема компаний, которые покупают разрозненные решения для КЭДО, — нужно как-то «заманить» сотрудников на новую платформу. Иногда это занимает недели. Пользователям «Битрикс24» работников в отдельном сервисе регистрировать не нужно.

«Битрикс24» — это полноценное рабочее пространство со всем необходимым. Его можно использовать для общения и совместной работы, обучения, автоматизации HR-процессов, управления персоналом. В сервисе доступны интранет-портал, чаты и видеозвонки, база знаний, инструменты для целеполагания, организации корпоративного университета, опросов и HR-сервисов. Есть даже AI-помощник CoPilot, с которым можно описывать вакансии, делать скоринг резюме и просто обсуждать идеи. А теперь в этот список входит еще и КЭДО. 

Все процессы в КЭДО органично вплетаются в привычный интерфейс «Битрикс24». «Битрикс24 КЭДО» доступен в том числе в коробочной версии для предприятий. Она устанавливается на сервере компании. 

5.     Сильный HR-бренд

Сотрудники ценят работодателей, которые используют цифровые технологии. Ведь они освобождают команду от рутинных задач — как раз таких, как подписание кадровых документов. Благодаря этому работники могут заниматься более важными проектами. Так что технологичность формирует сильный HR-бренд организации на рынке. Кандидаты знают — в этой компании стараются сделать так, чтобы работать было комфортно. 

Чек-лист для быстрого перехода на КЭДО: 

• Определите список документов, которые вы хотите перевести в электронный формат. Необязательно делать все и сразу — для простоты можно начать с одного типа приказа или распоряжения.
• Выберите представителей компании, которые будут подписывать от ее лица документы, и получите для этих сотрудников электронные цифровые подписи и доверенности. 
• Определитесь с местом хранения документов. Подписанные договоры сохранятся в «Битрикс24», но для безопасности лучше скачивать их на компьютер. 
• Подготовьте документы для перехода на КЭДО: приказ о введении КЭДО, положение о КЭДО, уведомление для сотрудников. Если работника приняли в компанию после 31 декабря 2021 года и у него нет трудового стажа, можно переводить его на КЭДО по умолчанию. В других случаях нужно получить согласие. 
• Сформируйте пилотную группу сотрудников. Это важный этап: он позволит протестировать КЭДО и получить обратную связь. Уже после успешного тестирования можно масштабировать процесс на всю команду. 

С «Битрикс24 КЭДО» офисные и удаленные сотрудники — будь то IT-специалист, продавец в магазине или рабочий на складе — смогут подписать документы со смартфона практически мгновенно. Ровно этот результат и нужен бизнесу.

Узнайте больше и подключите «Битрикс24 КЭДО + Госключ» по ссылке. 

 ^{ИНН 7717586110, ОГРН 5077746476209, 109544, г. Москва, Б-р Энтузиастов, д.2, этаж 13, помещения 8-19}