Окна роста: как унифицированные коммуникации повышают эффективность бизнеса
Сегодня они не только позволяют созваниваться по видео, но и включают в себя широкий спектр инструментов для совместной работы. А самый актуальный тренд — объединять все коммуникационные сервисы «в одном окне». Какие возможности получают компании благодаря цифровым технологиям для делового общения? Можно ли улучшить бизнес-результаты за счет современных платформ?
Трансформация коммуникаций
Недавнее совместное исследование рынка труда, проведенное МТС Линк и hh.ru, показало, что в России в последние три года удаленный и гибридный форматы стабильно востребованы работодателями. В 2023 году, по сравнению с 2021-м, доля вакансий с удаленным режимом работы выросла с 5,7% до 6,7%, а доля вакансий с гибридным режимом работы — с 0,5% до 1,7%.
Специальностей, не требующих постоянного присутствия в офисе, очень много. Согласно исследованию hh.ru, cреди лидеров по «удаленке» — практически все IT-профессии, сотрудники отделов маркетинга, копирайтеры, редакторы, корректоры и, конечно, сотрудники call-центров. Компании экономят на аренде офисных помещений, а также могут нанимать высококвалифицированных специалистов из других регионов.
Однако поддержка удаленной и гибридной работы требует серьезной перестройки организационных процессов — в первую очередь, наличия соответствующей инфраструктуры. Нужно обеспечить удобные инструменты для HR-сопровождения дистанционных сотрудников (онлайн-собеседования и тесты, онбординг), их обучения и развития (онлайн-курсы, вебинары, презентации новых продуктов и услуг), проведения корпоративных мероприятий (командные онлайн-соревнования, воркшопы и вечеринки), а также для контроля эффективности (отчетные мероприятия, отслеживание достижений).
Платформа и путь: к UCaaS — без остановок
Часто для каждой из коммуникационных задач компании используют отдельные приложения. Нужно написать коллеге короткое сообщение? Для этого есть мессенджер. Провести вебинар? Есть специальные площадки для вебинаров. Устроить мозговой штурм? Тут одного решения не хватит — нужна как минимум ВКС-платформа для связи, онлайн-доска для визуализации идей и онлайн-документ для записи выводов.
Такой «зоопарк решений», конечно, не соответствует современным требованиям к эффективности совместной работы. Аналитики Harward Business Review подсчитали, что сотрудники крупной компании в среднем переключаются между различными приложениями 1,2 тыс. раз в день, и на это уходит 9% от их рабочего времени. Оптимальный подход — выбрать одну платформу, функциональность которой способна закрыть все запросы.
Поэтому важным шагом на пути цифровизации бизнеса становятся платформы унифицированных коммуникаций. Они способствуют эффективной совместной работе над проектами, быстрому принятию решений и возможности общения сотрудников из любой точки планеты.
«Наше совместное исследование с TAdviser показало, что основным преимуществом онлайн-коммуникаций в рабочих процессах 90% представителей крупного бизнеса считают эффективность взаимодействия. Она достигается, в первую очередь, за счет сокращения времени на поиск информации в разных сервисах, повторную авторизацию и переключение между окнами приложений.
Мы в МТС Линк уделяем большое внимание задачам, с которыми к нам приходят пользователи. Один из типовых сценариев — организация мозгового штурма с использованием онлайн-доски и формированием follow-up-встречи, с участием коллег, которые работают в офисе и удаленно.
На нашей платформе уже есть возможность подключения из переговорной комнаты, интерактивные доски прямо в интерфейсе мероприятий, возможность совместно с участниками встречи формировать заметки с назначением ответственных, а также генерация саммари с помощью искусственного интеллекта. В планах — добавлять больше инструментов на основе ИИ. Это, например, сквозной поиск по договоренностям на встречах, анализ эффективности участия пользователя во встрече, анализ вовлеченности участников», — отмечает Екатерина Пичелатова, руководитель группы продуктового маркетинга МТС Линк.
От сервисов для обучения к унифицированным коммуникациям, от Webinar к МТС Линк
В октябре 2023 года Webinar Group провела ребрендинг своей платформы. Компания рассталась с привычным названием Webinar, чтобы объединить все сервисы под UCaaS-брендом МТС Линк. UCaaS означает Unified Communications as a Service — унифицированные коммуникации, которые аккумулируют все самые актуальные и востребованные способы корпоративного взаимодействия в рамках единого интерфейса. Это инструменты для голосового и текстового общения, видеосвязи, разных видов совместной работы.
Поэтому неудивительно, что одной из причин переименования Webinar в МТС Линк стало желание разработчика уйти от ассоциации с решением для вебинаров. Ведь сегодня он предлагает куда более широкую функциональность для взаимодействия бизнес-команд: создание учебных курсов, онлайн-встречи, масштабные трансляции, интерактивные доски и корпоративный мессенджер, который уже тестируют клиенты.
Риск утечки: сохранить нельзя отправить
В третьем квартале 2023 года МТС Линк и TAdviser провели опросы представителей крупного бизнеса в России. Результаты исследования говорят о том, что в качестве групповых чатов 80% крупных компаний используют общедоступные мессенджеры, такие как Telegram и WhatsApp. Такой подход может идти вразрез с корпоративными политиками безопасности и создает риски утечки чувствительных данных.
По свидетельству многих экспертов в области инфобеза, утечки корпоративных данных по вине внутренних нарушителей остаются одним из главных киберрисков для организации. При этом неважно, случайно или нарочно сотрудник допустил утечку. Более значимо то, что общедоступные мессенджеры не дают 100% гарантии того, что к передаваемым через них данным не получат доступ хакеры.
Корпоративные системы отличаются от консьюмерских повышенным уровнем надежности и защищенности. Пользователи получают полный контроль над данными и высокий уровень безопасности. Им доступны различные настройки конфиденциальности встречи, которые можно менять в соответствии со статусом мероприятия, возможность проводить закрытые совещания со строгим перечнем допущенных к нему лиц. Например, на платформе МТС Линк есть функция «зал ожидания», которая позволяет администраторам пускать каждого участника на встречу вручную. Также организатор может защитить паролем ссылку на свое мероприятие.
«МТС Линк применяет современные протоколы шифрования. Мы инвестируем в систему защиты от DDoS-атак, а серверная инфраструктура МТС Линк расположена на территории России. Компания «Вебинар Технологии» состоит в Реестре операторов персональных данных Роскомнадзора, а МТС Линк как программный продукт входит в Реестр российского софта Минцифры.
Кроме того, МТС Линк дает возможность настроить двухфакторную аутентификацию, поддерживает технологию единого входа SSO по протоколам SAML, LDAP, OAuth (в том числе с помощью Битрикс 24) и интеграцию с SIEM-системами», — отмечает Екатерина Пичелатова, руководитель группы продуктового маркетинга МТС Линк.
Инструментарий для крупного бизнеса
Еще одно отличие специальных решений для бизнеса — прикладные инструменты, которые могут быть не нужны пользователям в обычной жизни, но необходимы для работы крупных компаний.
«Для МТС Линк ключевой целевой аудиторией является еnterprise-сегмент, поэтому многие функции платформы разработаны специально для него. Например, мы недавно представили собственное решение Линк Rooms на базе оборудования Yealink и собственного программного обеспечения. Этот модуль подходит для реализации двух сценариев: замена ПО там, где уже установлены терминалы Yealink, Lenovo, Logitech, или оборудование переговорных комнат и конференц-залов с нуля. А если у заказчика установлены ВКС-терминалы Cisco или Polycom, поможет интеграция нашей платформы с протоколом SIP, которую мы также реализовали в 2023 году.
Наша платформа поддерживает брендирование мероприятий, интеграцию с офисными приложениями (с календарями Outlook, Мой Офис, Google и т. д.), с Яндекс Метрикой и Google Analytics для повышения эффективности маркетинговых мероприятий. Корпоративный мессенджер «Чаты» уже находится на этапе бета-тестирования. А еще мы недавно добавили возможность совместной работы с документами во время встреч (Google Docs)», — отмечает Екатерина Пичелатова, руководитель группы продуктового маркетинга МТС Линк.
Достучаться до небес: техподдержка в облаке
Платформы для корпоративных коммуникаций позволяют проводить масштабные и технически сложные мероприятия. Даже если интерфейс сервиса интуитивно понятен, с необычными сценариями и новыми функциями бизнес-пользователям часто помогают разбираться технические специалисты. Качественная техподдержка, согласно исследованию МТС Линк и TAdviser, является четвертым по популярности критерием при выборе заказчиками решений для бизнес-коммуникаций. Он важен для 65% респондентов. Выше — только критерии стабильности, кибербезопасности и стоимости. Это неслучайно, ведь инструмент, которым мы пользуемся ежедневно, должен быть всегда доступен. И если нужно организовать нестандартное онлайн-мероприятие в кратчайшие сроки, поддержка нужна здесь и сейчас.
«Техподдержка МТС Линк работает в режиме 24/7 и отвечает моментально — при необходимости операторы могут подключаться прямо во время встречи», — отмечает Екатерина Пичелатова, руководитель группы продуктового маркетинга МТС Линк.
«День без встреч», или как выжить в цифровом мире
Широкие возможности цифровых инструментов иногда могут сбивать с толку: возникает риск их чрезмерного использования. Важно помнить, что слишком много онлайн-встреч может вредить эффективности.
Например, не стоит заполнять свой календарь несколькими встречами подряд без перерыва. Компания Microsoft провела исследование и с помощью электроэнцефалографии доказала, что 10–15-минутные паузы между онлайн-звонками защищают от стресса и увеличивают продуктивность работы. Проводить созвоны каждый день — также не лучшая идея. Хорошей практикой считается еженедельный «день без встреч»: целый день сфокусированной работы позволит не только отдохнуть от видеоконференций, но и выполнить масштабные задачи.
Чтобы онлайн-мероприятий требовалась меньше и время не тратилось зря, нужно ответственно подходить к организации каждого из них. Например, полезно заблаговременно составлять вопросы к обсуждению и отправлять их всем участникам вместе с приглашением в календарь. Во время мероприятия можно вести протокол («минутки»). Выполнение этой задачи можно поручить отдельному сотруднику или искусственному интеллекту: автоматическое «саммари» встречи — это очень реалистичная функция, которая появится у коммуникационных платформ уже скоро. После встречи нужно сразу отправить получившийся документ всем участникам. Хорошо, если в нем также будут указаны поставленные задачи и их исполнители. Впоследствии все это поможет лучше контролировать исполнение решений, принятых на совещании.
Платформенный подход: как выбирают цифровые сервисы
Аналитики отмечают, что 42% крупных компаний в нашей стране планируют в 2024 году внедрение отечественного сервиса для коммуникаций или замену зарубежного сервиса на российский. Многие компании уже завершают тестирование российских решений, и доверие к ним растет: становится очевидно, что они подходят для решения всех рабочих задач.
«Наша компания уже 15 лет на IТ-рынке. Своим первым продуктом, платформой для вебинаров, мы занимаемся с 2008 года. А сегодня в нашем портфеле уже шесть полноценных сервисов, которые дополняют друг друга. Мы знаем, что предлагаем нашим заказчикам зрелое и функциональное решение, но не останавливаемся на достигнутом и продолжаем развивать нашу экосистему», — отмечает Екатерина Пичелатова, руководитель группы продуктового маркетинга МТС Линк.
Инструментарий МТС Линк постоянно пополняется как органически, так и в результате M&A. Например, в сентябре МТС Линк завершил сделку по приобретению сервиса онлайн-досок для совместной работы Jespo, который в экосистеме получил более привычное российскому пользователю название — «Доски». Этот интерактивный инструмент позволяет сотрудникам работать в режиме онлайн со схемами, диаграммами, стикерами и другими видами визуализации. Применять его можно как во время встреч, так и отдельно.
Неслучайно интерактивные инструменты для совместной работы (доски, опросы, голосования) признаны по итогам исследования МТС Линк и TAdviser наиболее востребованными дополнительными функциями корпоративных коммуникационных сервисов. Они превращают рутинную онлайн-встречу в креативное пространство для генерации новых идей и поиска лучших решений.
В планах МТС Линк — запуск новых элементов экосистемы и развитие функциональности существующих продуктов. Главная цель разработчика — с помощью технических решений сделать так, чтобы онлайн-коммуникации окончательно завоевали доверие бизнеса и стали работать так же эффективно, как и очное общение.