Оптимальная штаб-квартира: как ГК «Самолет» управляет офисным трафиком
Наряду с финтехом в России в последние годы активно развивается и проптех (proptech ― от property и technologies). Неслучайно один из крупнейших в стране девелоперов, группа «Самолет», все чаще позиционирует себя как федеральную proptech-компанию. Она активно внедряет передовые технологии и тестирует новые цифровые инструменты не только для развития портфеля клиентских продуктов, но и для оптимизации внутренних бизнес-процессов. В конце 2021 года компания радикально сократила офис с 8000 кв. м до 3000 кв. м, реализовав самую крупную сделку built-to-suit на рынке офисов в 2021 году и при этом увеличив число работников. В январе 2023 года ГК «Самолет» посчитала, что в среднем около трех-четырех сотрудников приходится на одно созданное рабочее место и доверила управление офисным трафиком платформе Q:OS от компании MANUFAQTURY, которая специализируется на сделках built-to-suit и поставляет программное обеспечение для бесконтактных офисных пространств.
Тренд на гибридные офисы, которому ранее следовали в основном технологические компании, после пандемии распространился и на игроков более традиционных сфер бизнеса. Затраты на аренду и эксплуатацию офиса обычно занимают третье место в структуре расходов после ФОТ и расходов на себестоимость продуктов или услуг. В условиях непрерывных изменений, кардинально влияющих на бизнес, все больше компаний предпочитает переходить к частично-удаленному или гибридному формату работы. Например, ГК «Самолет» внедрила такой подход в новой штаб-квартире в БЦ «Кунцево-Плаза», созданной по модели built-to-suit в партнерстве с MANUFAQTURY.
Совместная работа по созданию нового офиса дала возможность кратно сократить необходимую площадь. А внедрение и использование платформы Q:OS позволило быстро перейти на гибридный график, сохраняя прежний уровень комфорта для сотрудников. «Потребность в технологической системе управления офисным трафиком возникает тогда, когда три работника конкурируют в офисе за одно место или переговорную комнату или когда ты приходишь в офис, а твое любимое место уже занято, — отмечает, комментируя кейс внедрения Q:OS, Андрей Кулагин, управляющий директор MANUFAQTURY. — Для управляющего состава платформа решает задачу учета рабочего времени, востребованности офисных ресурсов, бронирования всей офисной инфраструктуры. При этом каждый сотрудник ГК «Самолет» видит офисный портфель с учетом разных уровней доступа, должности, города присутствия. Также удобно видеть все планируемые визиты коллег и бронировать рабочие места рядом или в тот же день. В результате внедрения системы управления площадь офиса и количество физических рабочих мест у ГК «Самолет» сократились почти в три раза при сохранении количества сотрудников».
У ГК «Самолет» сильный HR-бренд, девелопер заботится о сотрудниках и их комфортной работе. Так что бронируют в столичной штаб-квартире не только переговорки и рабочие места. Через платформу Q:OS доступна, например, и запись в два массажных кабинета офиса, бронирование парковочных мест или рабочих мест в других городах. «Правила бронирования создавались с учетом собранной Q:OS аналитики текущей загрузки объектов в реальном времени и донастройки базовых процессов, благодаря чему получилось организовать удобное расписание, выбрать правильные временные интервалы и настроить ограничения, чтобы сотрудники могли пользоваться всеми офисными фишками в полной мере», ― отмечает Ахмед Малороев, директор по продукту Q:OS.
Бронирование ресурсов в штаб-квартире было первой задачей, которую решили с помощью Q:OS. Уже в апреле 2023 года MANUFAQTURY подключила к платформе офисы группы «Самолет» в трех городах присутствия, в мае к ним добавили еще три. В августе 2023-го будут подключены еще два помещения. Любой пользователь сможет посмотреть все города присутствия компании, отфильтровать офисы по локации и забронировать себе рабочее место в любом из доступных пространств.
Эта опция так же важна для командообразования и развития HR-бренда. Когда у сотрудников есть бесшовный доступ ко всей инфраструктуре компании вне зависимости от локации, снижается уровень стресса от командировок, есть ощущение общности и причастности. «Сотрудники в любой точке страны, на любой позиции могут почувствовать себя частью большой команды, делающей важное общее дело», ― отмечает Андрей Кулагин.
В системе Q:OS работают разные подразделения и юрлица девелопера, а все данные хранятся на серверах ГК «Самолет» и передаются в зашифрованном виде разработчику Q:OS. Дополнительно MANUFAQTURY разработала функционал белых списков, который позволяет для любого сотрудника настроить видимость коллег/офисов/этажей и даже конкретных рабочих мест в платформе.
MANUFAQTURY разработала собственную продуктовую экосистему офисного управления и создает офисы под клиента с 2019 года. Продукты компании постоянно развиваются. Одним из важных элементов в концепции гибридного офиса является максимальная автоматизация процессов и снижение нагрузки на административный персонал. Сейчас в системе Q:OS уже доступно бронирование и совместное использование парковочных мест. Ведется работа по добавлению в интерфейс системы управления локерами. «Мы и дальше планируем прислушиваться к потребностям наших клиентов и внедрять удобный функционал, который позволит решить посредством единого инструмента Q:OS большинство задач, связанных с офисом, как для собственников недвижимости и владельцев деловых пространств, так и для арендаторов», ― резюмирует Ахмед Малороев.