Самоуправление метрами: как с помощью IT эффективно распоряжаться расходами на офис

Рынок недвижимости до недавнего времени считался одним из самых консервативных секторов экономики. Цифровизация и инновационные технологии постепенно трансформируют и эту отрасль, как это случалось и с другими отраслями. Еще 10 лет назад банковскую систему называли одной из самых консервативных. Но рынок требовал трансформации, и теперь российский финтех — это мощное явление, во многом не уступающее аналогам даже в самых развитых странах. Спрос на проптех (property technologies, технологические решения в сфере недвижимости) сейчас активно развивается благодаря девелоперам и управляющим компаниям, заинтересованным в повышении отдачи от своих проектов, и инвестиционным фондам, готовым вкладываться в перспективные идеи.

Один из игроков проптех-рынка — компания MANUFAQTURY, созданная экспертами в офисной недвижимости и инновациях и получившая поддержку инвестиционного фонда WS Capital. В разгар пандемии MANUFAQTURY предложила бизнесу офисы по модели built-to-suit, когда проектирование пространства осуществляется точно по запросу заказчика, а капитальные затраты на ремонт или строительство равномерно распределяются в ежемесячных платежах.

Запуск Q:OS — выход в сегмент интеллектуальных систем управления. Базовый функционал позволяет управлять офисным пространством: бронировать рабочие места, переговорные комнаты, оформлять парковочные и гостевые пропуска. Однако стратегическая цель — создать цифровой маркетплейс, который объединит всех ключевых участников рынка: владельцев недвижимости, арендаторов, брокеров и сервисные компании.

— Разработанная вами цифровая платформа предназначена для гибкого управления офисным трафиком. Почему вы уверены в том, что переход на эту концепцию в ближайшее время станет массовым явлением?

Андрей Кулагин: Офисы переживают серьезную трансформацию: их площадь больше не определяется количеством сотрудников. Те, кто все еще отталкивается от этого показателя, совершают финансовую ошибку. Сейчас любые активы нужно использовать рационально, поэтому вопрос о необходимости офиса все чаще звучит на рынке.

Давайте разберемся, как можно оптимизировать расходы на офис. Например, можно вообще отказаться от офиса. Но исследования показывают, что эффективность людей на удаленке падает, онбординг новых сотрудников практически невозможен. За время пандемии от офисов практически никто из российских корпоративных игроков не отказался.

Какие еще варианты? Сократить площадь офиса либо переехать в офисы классом ниже или в офисы в удаленных от центра районах города. Далеко не все смогут позволить себе большие офисы в бизнес-центрах класса А, а ставки аренды все равно не падают — это серьезные затраты. Что остается? Переезд в менее современное здание, смена локации на удаленные районы. Наш опыт показывает, что те компании, которые привыкли к качественному сервису и удобному расположению офисов класса А, вряд ли будут готовы снижать свой уровень нормы.

Поэтому есть компромиссный вариант — внедрить гибридный режим работы (благо, многие к нему привыкли за период пандемии), сократить арендуемые площади и остаться в комфортном месте. Этой парадигмы придерживается все больше российских компаний, отраслевые консультанты рынка недвижимости помогают компаниям сокращать арендуемые площади и с меньшими потерями выходить из договоров аренды.

— Подразумевает ли сокращение площадей отказ от части офисных сервисов и какое-то понижение качества офисного сервиса?

Андрей Кулагин: Как раз на этом не стоит экономить, эффект достигается за счет управления офисным трафиком. Мы проводим на работе много времени, поэтому рабочее пространство обязано быть комфортным, функциональным, с большим количеством внутренних сервисов.

Павел Тебеньков: Сформировалась модель нового, постпандемийного офиса. Если раньше соотношение рабочих мест и общих зон составляло 80% к 20%, то теперь пропорция изменилась: 80% занимают зоны для коллабораций, мозговых штурмов, онбординга, видеоконференций и встреч с партнерами и с клиентами. Произошел огромный культурологический сдвиг. Современный офис стал частью социального пакета. Если условия резко ухудшить, профессиональные и востребованные сотрудники начнут искать варианты на стороне.

Андрей Кулагин: Офис можно и нужно сокращать, но качество при этом повышать. Мы это увидели еще в 2021 году, когда начали получать запросы от клиентов на оптимизацию площадей, но при этом на повышение их качества и комфорта для сотрудников — компании действительно перестали измерять площади количеством сотрудников. Например, группа компаний «Самолет» ранее занимала офис 8000 кв. м. По итогам длительной совместной работы по смене внутренней парадигмы мы с партнером смогли разместить всю необходимую инфраструктуру на 3000 кв. м. Другой наш клиент, Ferronordic, вместо 3000 кв. м арендовал 1300 кв. м. В обоих случаях количество сотрудников осталось прежним. Правильное технологическое решение по управлению офисным трафиком позволяет избежать овербукинга и коллапса в человекопотоках, когда на одно рабочее место претендуют два-три сотрудника.

— На ваш взгляд, насколько ситуация на рынке способствует повышенному вниманию к благосостоянию сотрудников в офисе? Или есть заботы поважнее?

Павел Тебеньков: Смотря о каких категориях сотрудников идет речь. Высококвалифицированные специалисты, способные быстро оценить ситуацию и быстро принять точные решения, востребованы всегда, вне зависимости от экономических условий. В эру цифровизации именно квалифицированные представители IT-профессий формируют основу для перехода к экономике знаний. Их наем всегда был проблемой. Например, IT-специалисты привыкли несколько дней в неделю работать удаленно. Это базовое для них требование. И поколение молодых людей, выходящее на рынок труда, тоже не хочет каждый день с утра до ночи сидеть в офисе, медленно продвигаясь по карьерной лестнице. Они хотят жить здесь и сейчас, поэтому воспринимают время как самый ценный ресурс. Зачем тратить его на дорогу до работы? Особенно заметно это в городах-миллионниках.

Но не все компании готовы к полностью удаленному формату. Сторонники этой модели все чаще обращаются к концепции «клаб энд хабс», когда в центре есть большой офис — для мозговых штурмов, переговоров с клиентами, и несколько небольших на окраинах. Есть еще такой маркер, как развитие коворкингов. Этот сегмент вырос в Москве почти до 500 000 кв. м. Не так много, если смотреть на общую площадь офисной недвижимости, всего около 1,5%. Но ежегодный прирост впечатляет и подтверждает запрос на гибкость. Поэтому если говорить о специалистах с ключевыми компетенциями, то именно они определяют правила игры на рынке труда. Компаниям придется под это подстраиваться и создавать комфортную рабочую среду. Работники определяют, где они будут работать и в каком формате. У работодателя есть шанс угадать, что нужно работнику.

— Получается, идея создания такой платформы витала в воздухе с момента массового перехода компаний на удаленку в 2020 году?

Андрей Кулагин: Да. Мы исходили из запросов наших клиентов на технологичное управление офисом, когда компании начали выходить с тотальной удаленки и внедрять гибридный режим работы. Такое решение нужно было для нас самих. Нам нужна была платформа, потому что два ключевых клиента уже последовали этим принципам и сократили площади в несколько раз, требовалось управлять ими и упорядочить офисный трафик.

Павел Тебеньков: Мы анализировали опыт европейского и американского рынков, где похожие IT-продукты уже внедряются. Поняли, что разрабатывать цифровую платформу нужно очень быстро, поскольку большинство решений требовало адаптации к российскому рынку. Часть необходимых для этого компетенций имелась внутри компании, некоторые задачи передали на аутсорсинг. Мы создавали платформу не как разработчики, а как эксперты по управлению недвижимостью, которые ежедневно работают с клиентами и отчетливо понимают их запросы и боли, а также то, каким способом их можно комплексно решить. В результате мы получили конкурентное решение, которое будем масштабировать и выводить в рынок.

— Вы уже понимаете, какие компании станут вашими основными клиентами?

Андрей Кулагин: Ядро целевой аудитории составит крупный бизнес, который определился с горизонтом развития на ближайшие три года и готов эксплуатировать закрепленные в договоре площади. Целевой будет та компания, в которой внедрены незакрепленные рабочие места и есть «борьба» за ресурсы офиса. Хотя наша технология подойдет и компаниям, находящимся на этапе взрывного роста. Без информационного решения добиться прогнозируемости использования офиса и его гибкости невероятно трудно.

Павел Тебеньков: Сейчас с помощью Q:OS управляются 1200 рабочих мест, расположенных в общей сложности на 10 000 кв. м. Для старта это хороший показатель. Некоторые клиенты используют платформу не только как инструмент бронирования. Функционал, к примеру, позволяет провести для соискателей виртуальный тур по офису и уже на этапе собеседования погрузить в культурные коды компании. Это удобный инструмент адаптации новых сотрудников, которым важно максимально быстро сориентироваться в пространстве.

— На что вы ориентировались, разрабатывая функционал Q:OS? Какие интересные возможности получат пользователи?

Павел Тебеньков: Мы добавили к базовому функционалу детально проработанные карты офисов в разных форматах — 2D и 3D, а также интегрировали виртуальные 3D-туры. С помощью API клиенты могут интегрировать используемые ими типовые или самописные IT-продукты. Интерфейс спроектирован так, чтобы в одном окне были доступны все ключевые сервисы. Модульная структура платформы позволяет пользователям скрыть невостребованные функции и не распылять свое внимание. Кастомизация интерфейса, казалось бы, обязательное требование, но в большинстве продуктов под ней понимается возможность интегрировать логотип и заменить основной фоновый цвет. Наша платформа позволяет производить эти настройки более гибко — менять любые цвета фонов и шрифтов, а также порядок расположения элементов, — а значит, проще встроить решение в уже используемую IT-инфраструктуру клиентов. Важное конкурентное преимущество заключается в том, что клиенты могут самостоятельно загружать новые карты офисов, парковок и планировать пространство — интерфейс для администратора так же удобен, как и для пользователя. Если базового функционала недостаточно, можно выбрать из нескольких расширенных пакетов. Кстати, интерес к Q:OS проявляют не только в Москве и Санкт-Петербурге, у нас есть запросы от бизнесменов из Новосибирска, Казани и других регионов, из-за рубежа.

— Насколько ваша технология универсальна? Можно ли на ее основе создавать продукты для смежных рынков?

Павел Тебеньков: Мы разрабатывали платформу для управления корпоративным офисным трафиком, а создали технологию  разметки любых карт. Поэтому решение будет применимо на смежных рынках. Архитектура платформы проектировалась так, чтобы быстро масштабироваться на несколько смежных рынков. Стартовым стал рынок корпоративного управления офисным трафиком. На очереди сегмент коворкингов и других гибких пространств. Некоторое время назад мы совместно с девелопером А101 запустили в России первый бесконтактный коворкинг в ЖК (лайфворкинг), где нет ни одного сотрудника, а управление процессами осуществляется со смартфона. Благодаря платформе MANUFAQTURY может заниматься похожими проектами не как интегратор, обеспечивающий процессинг, а как проектировщик аналогичных пространств в жилых комплексах. Лайфворкинг — тренд, который проявился в России во время пандемии. Развивать его готовы многие девелоперы. Сущностно B2C-рынок похож на B2B, но функционал отличается, необходимы дополнительные интеграции.

Наша технология также заинтересует и владельцев паркингов. Все они мечтают создать подробную карту объекта, настроить навигацию, запустить монетизацию. Следующий уровень — управление большими объектами. Мы предложим собственникам или управляющим компаниям бизнес-центров платформу для построения взаимоотношений с арендаторами. В планах также разработка BMS-системы, автоматизирующей управление инженерными системами зданий. Это позволит отслеживать и удаленно управлять температурным режимом, уровнем освещения, формировать график затрат, быстро реагировать на форс-мажорные и аварийные ситуации.

Андрей Кулагин: На данный момент в Q:OS вложено порядка 15 млн рублей. Эти вложения потребовались для запуска надежной интеллектуальной системы управления объектами разного типа. Текущие хозяйственные задачи поддержки наших клиентов мы решили. Теперь наша цель — учитывая модульность платформы и ее микросервисную инфраструктуру, дорабатывать ее таким образом, чтобы была возможность выходить на новые рынки и решать новые задачи.

Например, в дальнейшем мы планируем доработать платформу и разработать модуль мультилистинга коммерческой недвижимости, который поможет собственникам недвижимости в несколько кликов оповещать рынок об имеющихся вакансиях в своих объектах недвижимости, а консультантам рынка — быстро получать информацию о вакансии для предложения своим клиентам. Это значимый рынок с оборотом около 12–15 млрд рублей ежегодно. Надеемся на нем также занять свою нишу. Наконец, мы планируем создать маркетплейс для взаимодействия с интернет-провайдерами, клининговыми и иными сервисными компаниями, услуги которых нужны в офисе. К некоторым сегментам легко адаптировать уже существующее решение, а что-то придется разрабатывать с нуля.

_________________________________

Цифровая платформа Q:OS. — 6+
* Информационная поддержка