Гидо Обервальд
Сооснователь рекрутинговой системы SolvoPro
На что обращает внимание компания при выборе решения для автоматизации процесса подбора линейного персонала? Главным образом на экономию времени, которую получает HR-департамент за счет оптимизации и автоматизации рутинных задач рекрутеров. Такой подход справедлив при подборе офисных сотрудников, где все этапы лежат на плечах рекрутеров.
Но как быть при массовом подборе кандидатов на линейные позиции, где участие в подборе персонала принимает большое количество людей? Создатели системы SolvoPro ищут и находят возможность оптимизировать процессы и повысить эффективность рекрутинга не только для сотрудников HR-департамента, но и для сотрудников, работающих «в полях». Например, для директора конкретного подразделения, куда приходит устраиваться кандидат, или для территориальных управляющих — тех, кто не участвует на прямую в процессе подбора персонала, но должен контролировать ситуацию с набором в подразделениях, за которые они отвечают. Ведь именно здесь могут скрываться сотни и даже тысячи человеко-часов экономии для компании. Чем тут может помочь SolvoPro?
Представим: крупная федеральная розничная сеть, десятки магазинов и сотни сотрудников и… постоянный нескончаемый процесс подбора линейного персонала, связанный с открытием новых магазинов или неизбежной текучкой кадров.
Директору магазина или другому ответственному лицу необходимо постоянно тратить время на мероприятия, связанные с комплектацией штата. Помимо проведения самих собеседований, необходимо заполнять и обновлять потребность в кадрах, давать обратную связь по записанным кандидатам, решать проблемы, связанные с кандидатами, которых записали не на то время, и так далее. И при этом каждый раз отрываться от своих непосредственных обязанностей.
Часто при выборе системы автоматизации рекрутинга (ATS) компании забывают про излишнюю загруженность директоров филиалов, делая упор на оптимизацию работы рекрутеров. Этот привычный подход грозит обернуться для бизнеса многомиллионными затратами. Подсчитать несложно: на пять рекрутеров приходится 80 магазинов. Зарплата каждого рекрутера составляет 50 000 рублей в месяц, а зарплата каждого директора — 80 000 рублей в месяц. Компания выбирает между двумя ATS.
Первая ATS экономит час рабочего времени в день каждому рекрутеру, но при этом каждый директор вынужден тратить на работу в ней 30 минут в день. В этом случае экономия на рекрутерах получается 32 000 рублей в месяц, а затраты на работу директоров в системе составляют 400 000 рублей в месяц.
Вторая ATS экономит 30 минут рабочего времени в день каждому рекрутеру, в то время как директор тратит на работу в ней лишь только 15 минут в день. В этом случае экономия на рекрутерах получится 16 000 рублей в месяц, а затраты на работу директоров во второй системе составят всего лишь 200 000 рублей в месяц.
Таким образом, несмотря на чуть большую экономию на рекрутерах у первой ATS, разница в затратах на излишнюю работу директоров — больше чем 200 000 рублей в месяц. А если у компании 20 рекрутеров и 500 магазинов? То разница в экономии будет уже более 1,2 млн рублей. Или 2650 часов в месяц, которые директора потратят не на работу в ATS, а на операционное управление своими подразделениями, решение проблем клиентов или обучение своей команды.
Оптимизация человеко-часов (а значит, и денег!) в процессе найма при помощи высоких технологий — один из важнейших актуальных трендов рынка рекрутинга. Но и тут не все так просто, считает один из основателей рекрутинговой системы для массового подбора персонала SolvoPro Гидо Обервальд.
Гидо хорошо знает специфику российского бизнеса. Он был одним из тех, кто стоял у истоков появления в России сети гипермаркетов электроники MediaMarkt. С 2019 года, после ухода цифрового ретейлера из страны, он вместе с единомышленниками занялся развитием собственного проекта — аутсорсинговой компании полного цикла Teletel. К этому времени у команды уже сложилась идея создания принципиально новой рекрутинговой системы, которая отличалась бы от всех доступных тогда на рынке решений. Системы, нацеленной прежде всего на массовый подбор сотрудников на линейные позиции. Именно в такой специализированной системе нуждаются компании с разветвленной сетью филиалов. Такие как предприятия ретейла, сети общепита, франчайзинговые компании, логистические и строительные компании — словом те, где постоянно необходим массовый подбор сотрудников именно на линейные позиции. За счет чего системе SolvoPro удается отличаться от других решений, нацеленных в основном на подбор офисных сотрудников?
Рекрутинг в режиме одного окна
«Я работаю в России уже больше 20 лет и постоянно наблюдаю одно и то же: когда бизнес выбирает себе рекрутинговый софт, HR-подразделение отдает предпочтение тому решению, которое кажется наиболее эффективным именно для них, для HR-специалистов, — говорит Гидо Обервальд. — Практически никто не вспоминает, что двадцать рекрутеров в офисе — это сотни человек «в полях», которые тоже будут работать в этой системе. Экономя внутри офиса несколько сотен тысяч рублей, они одновременно теряли миллионы на всей остальной операционной части бизнеса: времени тех сотрудников, которые на локальных точках занимаются с клиентами, продуктами, сервисами, заказами и т. д.».
На рынке есть примеры, когда только на обучение работе с софтом каждому директору филиала приходится тратить не менее десяти часов. Легко представить, сколько компания тратит денег на зарплату директорам за время обучения, если у компании несколько сотен филиалов.
“
Мы понимаем, что у людей, которые будут работать в нашей системе SolvoPro на местах, есть другие, куда более важные задачи, чем рекрутинг. Поэтому при разработке функционала мы в первую очередь стараемся сделать его не только гибким и настраиваемым под любые HR-процессы, но и максимально простым и интуитивно понятным. Наш опыт показал, что на обучение работе в системе директоров, рекрутеров и остальных пользователей достаточно одного 40-минутного тренинга для всех. После чего директора будут тратить не более 15 минут в день на работу в самой системе. Только на этом мы экономим бизнесу много денег — подчас миллионы рублей ежегодно».
В SolvoPro есть несколько функциональных ролей, каждая из которых имеет критическое значение для эффективной и корректной работы всей системы.
Роль центрального менеджера — он же администратор системы — может взять на себя руководитель отдела подбора персонала, HR-директор или старший рекрутер. В личном кабинете администратора производятся основные настройки системы, задается оргструктура компании, создаются учетные записи для остальных пользователей. Помимо этого, администратор системы имеет доступ к статистическим данным и аналитике в разрезе всей компании по всем источникам.
Следующая роль — роль внутреннего рекрутера компании. Все отклики с работных сайтов собираются в личных кабинетах рекрутеров, где они могут вести соискателей дальше по воронке, записывать на собеседования в подразделения. При этом у рекрутеров отображается полная информация о том, в каких подразделениях нужны сотрудники и на какие именно позиции какие подразделения являются приоритетными для набора и какой график проведения собеседований утвержден в конкретном подразделении.
В отличие от других систем подбора персонала, в SolvoPro предусмотрена функциональная роль и для внешних рекрутеров. Если компания привлекает к поиску и подбору персонала сторонних подрядчиков и внешние кадровые агентства, то она может создать для них в системе отдельные учетные записи, где так же будут отображены потребности подразделений, можно будет вести и записывать на собеседования своих кандидатов. Это особенно удобно, когда, например, компания пользуется услугами нескольких агентств. Одно агентство работает в своей CRM, другие отправляют информацию о кандидатах по почте, третьи — в таблицах. Соответственно, директору приходится открывать несколько файлов или программ от разных источников, как-то их синхронизировать, и вряд ли это можно назвать эффективным.
Благодаря системе SolvoPro директорам не нужно переключаться из одной программы в другую, а руководителю отдела подбора не нужно отправлять таблицы по открытым вакансиям и адресам подразделений или собирать информацию из разных таблиц, чтобы сделать полную аналитику. Все кандидаты со всех источников собраны в одном месте в едином формате.
«Это один из многочисленных примеров того, как наша система рекрутинга экономит время не только рекрутерам, но и директорам подразделений, — замечает Ринат Бакаев, руководитель отдела технической поддержки. — Мы же позволяем агентствам либо работать в отдельных личных кабинетах внутри нашей системы, либо интегрировать их CRM-систему с SolvoPro по API. Таким образом, внешние рекрутеры работают в привычной им системе, а директор — в режиме одного окна, не задумываясь о том, откуда пришел кандидат».
Система SolvoPro позволяет директорам подразделений тратить меньше времени на заполнение потребности в кадрах, предоставление обратной связи по кандидатам, позволяет сосредоточиться на основных бизнес-задачах своего подразделения, и также на обучении и адаптации новых сотрудников. В свою очередь компания может существенно сократить издержки за счет отключения неэффективных источников, анализа «узких мест» в воронке или основных причин отказов.
«Помимо того, что работа в единой системе экономит время и директору, и рекрутеру, это еще и способствует улучшению репутации компании как работодателя, — добавляет Ринат Бакаев. — Все участники процесса подбора персонала всегда знают, в каком подразделении и на какие позиции нужны сотрудники, в какое время директор готов проводить собеседования, на каком этапе находится каждый соискатель. Кандидатов записывают именно туда, где открыта вакансия, и именно на то время, когда их готовы принять. За счет этого повышается эффективность собеседований, растет конверсия воронки подбора, а значит, уменьшается и средняя стоимость трудоустроенного кандидата».
Своя роль есть и у сотрудников, не принимающих непосредственного участия в назначении или проведении собеседований, но заинтересованных в информировании и контроле процесса подбора персонала. Например, территориальным управляющим, региональным директорам или HRBP система позволяет контролировать процесс подбора сотрудников в подразделениях своей территории, региона или маркета. Также им доступна вся статистика и потребности подразделений, которые входят в их зону ответственности.
Таким образом, SolvoPro предоставляет каждому сотруднику функционал в соответствии с той ролью, которую тот исполняет в схеме рекрутинга конкретной компании. Соответственно, все коммуникации между участниками процесса происходят на единой площадке, что также сокращает трудозатраты.
Рекрутинг в режиме одного окна
24 000 рублей в год — столько потратит на приобретение системы организация, в которой подбором сотрудников в пять магазинов занимается один рекрутер. О чем это говорит? SolvoPro подходит для компаний любого масштаба, которым необходим массовый подбор персонала. Даже для совсем небольших, но распределенных бизнесов. Система SolvoPro покажет свою эффективность в компаниях, имеющих два и более филиалов.
Представителям малого и среднего бизнеса стоит обратить внимание на облачную версию системы (тариф SolvoPro Professional), подключение к которой занимает всего несколько минут. Для небольших компаний предлагаются очень демократичные лицензии, для более крупных с индивидуальными, более сложными запросами компания Teletel готова реализовать проект по внедрению согласно утвержденному техзаданию.
SolvoPro — это рекрутинговая система, созданная российской компанией, все сервера, соответственно, также находятся в России. Таким образом, у заказчиков не будет ни проблем с соблюдением 152-ФЗ о персональных данных, ни опасения того, что вендор уйдет из страны, прекратит поддержку и заблокирует доступ к своим облачным сервисам.
Аналитика и кастомизация: умные технологии в рекрутинге
Широкие возможности интеграции по API со сторонним ПО: помимо уже упомянутых CRM-систем, это могут быть ERP-системы, сервисы электронного документооборота, средства информационной безопасности и многое другое.
Система обладает механизмом дедупликации — алгоритмом, который не только определяет дублирующиеся записи, но и запрещает переиспользование кандидатов, которые уже находятся в работе у директора, внутренних рекрутеров или другого агентства.
Гибкая кастомизация позволяет настроить любые HR-процессы: причины отказов и источников, видимость этапов для рекрутеров и директоров, ответственность функциональных ролей за определенный этап подбора и т. д.
Также в составе SolvoPro находится аналитический модуль, который создает графические отчеты, а также демонстрирует прогноз на дашборде: сколько нужно еще получить лидов или записать кандидатов на собеседование, чтобы закрыть текущую позицию.
«Текущая ситуация все больше заставляет руководителей думать об эффективности, — резюмирует Гидо Обервальд. — Рано или поздно компании поймут, что деньги бизнеса находятся там, где люди работают с клиентами. Считаю, что оптимизация внутренних процессов бизнеса, сокращение издержек — это основной тренд развития экономики России всех последующих лет. И оптимизация процесса найма персонала, повышение его эффективности играет в общей оптимизации бизнеса не последнюю роль».
