Ищите провайдера на аутсорсинг расчета заработной платы? Описываем 6 частых ошибок, которые допускают заказчики аутсорсинговых услуг
Чтобы добиться успеха, зачастую достаточно избегать уже известных «рифов» на пути к аутсорсингу процессов. В этой статье мы предлагаем поговорить о популярных ошибках при выборе провайдера аутсорсинговых услуг по расчету заработной платы, которые могут привести к неудачному финалу.
1. Нам нужна самая низкая цена
Никто не спорит, ценовой фактор играет важную роль, но он не должен рассматриваться в отдельности от других параметров, таких как опыт компании, наличие дополнительных сервисов, квалификация бухгалтеров по расчету заработной платы, а также способы взаимодействия с заказчиком. Поэтому для успешного запуска проекта необходимо рассматривать поставщиков с позиции соотношения уровня, количества и качества сервисов в соотношении к цене обслуживания. На выходе, далеко не всегда самый «дешевый» вариант оказывается самым выгодным.
2. Да, да — все и сразу!
Если даже вам нужно передать на аутсорсинг целый спектр учетных функций, это не значит, что нужно браться за все сразу. В этом случае возникает риск затянуть начальную стадию проекта на неопределенный срок, вызвать путаницу в работе собственных подразделений и даже потерять эффективность работы вместо ее увеличения. Вместо этого нужно разделить проект на несколько этапов, выделив для начала один бизнес-процесс. Это будет дополнительным этапом проверки выбранного подрядчика, и в случае если он успешно справится с поставленными задачами, обеспечив необходимый уровень сервиса, можно будет приступать к передаче на аутсорсинг новых бизнес-функций.
3. Какие риски? Какая ответственность?
Любой бизнес имеет свои нюансы. И если оценка этих нюансов была не произведена, в случае, когда вы передаете расчет заработной платы на аутсорсинг, опасность нанесения вреда бизнесу только возрастает. Чтобы избежать неприятных ситуаций, необходимо заранее определить возможные риски и зафиксировать сферы ответственности для поставщика услуг. В договоре должно быть четко определены обязательства сторон, а также компенсация за нарушение положений договора.
4. Референтный опыт! — Это вы про рефрижераторы?
Обращаясь к аутсорсеру обязательно нужно поинтересоваться о профиле его клиентов, ведь если вы случайно отдадите предпочтение неопытному поставщику услуг, который не обладает достаточной экспертизой, проект может стать неудачным, даже если сотрудники исполнителя будут старательными и исполнительными. Поэтому перед инициацией проекта нужно выяснить количество и отраслевую принадлежность компаний, сотрудничающих с поставщиком. Хорошими характеристиками является время работы на рынке и количество клиентов.
5. Читать или не читать? Вот в чем вопрос!
Основным документом, регламентирующим работу поставщика услуг по расчету заработной платы, является договор на оказание услуг. При невнимательном отношении к пунктам договора, который нередко занимает десятки страниц, можно подписаться под параметрами, которые на выходе могут вас совершенно не устроить (например, допустимые сроки исполнения работ; количество сотрудников, выделенных для обслуживания; способы передачи данных между вашей компанией и аутсорсером и т.д.). Поэтому при заключении договора, особенно если вы планируете пользоваться услугами поставщика на протяжении длительного времени, нужно тщательно выверять все параметры.
6. Пусть эсеры сами разберутся
Некоторые клиенты считают, что передача расчета заработной платы на аутсорсинг позволяет полностью забыть об этой деятельности и, как говорится в маркетинговых материалах многих компаний, «полностью сосредоточиться на основных бизнес-задачах». На практике отсутствие контроля над деятельностью аутсорсера нередко приводит к негативным результатам. Мелкие неточности на начальных этапах могут накопить проблемы как снежный ком, приводя в итоге к плачевным результатам. Поэтому при внедрении аутсорсинга необходимо определить ответственное лицо, контролирующее процедуру на всех этапах взаимодействия с подрядчиком.