Управляя информацией. Лучшие практики из опыта Минской Таможни

Работа с информацией сегодня играет важную роль в деятельности любого госпредприятия – хотим мы или нет, информационная среда разрастается с каждым днем, а процессы взаимодействия в ней становятся все более современными и динамичными. Зачастую от скорости обработки данных зависит и своевременность принятого решения, и грамотное функционирование всех отделов предприятия. При этом системы обработки и обмена информацией на современных российских госпредприятиях, к сожалению, далеки от совершенства. Многие руководители просто махнули на проблему рукой, считая, что те средства, которые придется вложить в модернизацию процессов работы с данными, не оправдывают целей. Мы развенчаем эти мифы на примере внедрения аналитической системы SAP BusinessObjects в Минской центральной таможне.

Системы обработки информации: мифы и реальность

Современная реальность требует от любой структуры быстроты реакции и оперативности в принятии решений, иначе ее функционирование будет неэффективным. Именно поэтому Государственный таможенный комитет Республики Беларусь принял решение о создании единой информационной системы, которая позволила бы оптимизировать обработку и предоставление информации, а также решить задачи информационной поддержки принятия управленческих решений. Новая система должна была объединить все подразделения организации в единое информационное пространство, предоставить возможности контроля и коррекции ключевых процессов, создать инструменты анализа и планирования взаимодействия с различными организациями. Чаще всего в подобной ситуации проблемы решаются с помощью разработки системы на основе существующих программ.  Чем плоха попытка решения таких задач «собственными силами»? Тем, что при кажущихся выгодах – прежде всего финансовых, разумеется,- она в 99% случаев заканчивается неполноценным решением проблемы, и рано или поздно та же самая задача встает перед руководством организации снова. При этом время безвозвратно потеряно, а эффективность работы снижена.

Вариант заказа комплексного решения у транснациональной компании чаще всего пугает по двум причинам: высокая стоимость и «западное» видение решения проблемы, в результате чего приходится затрачивать время на переобучение сотрудников для их полноценной работы с новой системой. Оба эти мифа полностью развенчивает пример внедрения аналитической системы SAP BusinessObjects в Минской центральной таможне. Начнем с мифа, связанного с «ценой вопроса». В том и состоит плюс предложений, которыми располагает компания с мировым опытом в сфере модернизации предприятий, по сравнению с использованием «самописных» систем: профессионалы в этой отрасли всегда предложат готовое решение, которое содержит в себе мировые практики и учитывает все, включая и желаемую стоимость. Именно так и произошло в случае сотрудничества Государственного таможенного комитета Республики Беларусь и лидера по автоматизации госсектора на мировом рынке – компании SAP. Стоимость проекта была одним из ключевых моментов для заказчика, и SAP смогла предложить программное решение, цена которого полностью соответствовала заданной величине.

Управлять информацией

Второй миф – о проблеме переобучения сотрудников для работы с новой системой – развенчивается так же просто, как и первый. Внедрение системы велось на Минской центральной таможне в несколько этапов, и первый этап включал в себя разработку макета центрального хранилища данных таможенной информации – для оценки

предложенных решений и целесообразности использования в качестве инструментальной среды BusinessObjects. В течение нескольких месяцев сотрудники таможни могли знакомиться с работой новой системы в тестовом режиме, не прекращая своей деятельности. И только потом – когда были решены все вопросы и учтены все детали – компания SAP занялась разработкой и собственно внедрением новой системы в организации – и еще достаточно долго после этого система функционировала в опытном режиме, чтобы сотрудники имели возможность освоить принцип работы с ней, а разработчики – учесть все их пожелания. Благодаря удобному и интуитивно понятному интерфейсу сотрудники таможни быстро освоили новые инструменты рабочего процесса.

Необходимо отметить, что, помимо ключевых вопросов стоимости системы и простоты ее внедрения, в разработке проекта учитывались:

• возможности масштабирования – способность системы справляться с дополнительной нагрузкой;
• возможность централизованного веб-доступа к данным из различных источников для зарегистрированных пользователей – удобная опция, благодаря которой сотрудники организации могут продолжать работу, не находясь в офисе, а вышестоящие организации всегда могут получить интересующие их сведения;
• возможность разграничения прав пользователей на доступ к данным – необходимая функция для контроля действий в системе рядовых сотрудников.

Таким образом, внедренная аналитическая система SAP BusinessObjects позволила оптимизировать процессы организации, ускорить обработку информации и повысить достоверность данных.

Надо сказать, что Минская центральная таможня рассмотрела решения и технологии, предложенные несколькими производителями. Решающим фактором выбора системы SAP стала возможность получения качественного управленческого консалтинга. Высокопрофессиональные специалисты компании SAP познакомили руководителей организации с инструментами, которые позволили в короткие сроки увеличить степень контроля, упорядочить взаимодействие всех подразделений организации и увеличить эффективность работы Минской центральной таможни – то есть перевести управление на качественно иной уровень.

Ускорить процессы обработки информации

Итак, подведем итоги. Были ли достигнуты те цели, которые изначально поставило руководство Минской центральной таможни перед разработчиками: оптимизация обработки и предоставления информации, а также информационная поддержка принятия управленческих решений? Безусловно! Более того, внедрение аналитической системы от компании SAP позволило повысить эффективность работы всей организации, упростить процедуру внесения изменений в базы данных, упростить процессы аналитической обработки данных, сократить сроки подготовки отчетов. Словом, аналитическая система SAP BusinessObjects оказалась тем самым недостающим звеном, без которого организация никогда бы не смогла выйти на новый уровень деятельности: скорость работы сотрудников увеличилась во много раз.

«Наша работа предполагает создание различных отчетов. Раньше запросы на формирование отчетов обрабатывались несколько часов, что сильно замедляло все зависимые процессы. Теперь благодаря SAP BusinessObjects те же запросы обрабатываются за несколько минут, что в сотни раз быстрее», - отметил Дутов В.А., заместитель начальника Минской центральной таможни.