Доктор, шейх и его превосходительство: правила деловой переписки от Востока до Запада

Правило первое: уберите это (!) немедленно!

Как театр начинается с вешалки, так письменное деловое общение начинается с правильного обращения. 

Как узнать русскоязычного человека с первой строчки электронного письма или обращения в LinkedIn? Все просто: он обращается к собеседнику с восклицательным знаком. У нас принято писать: «Уважаемый Иван Петрович!» В английской деловой переписке не пишут: Dear Frank! или Dear Mr. Musk! В отличие от русского языка в английском восклицательный знак обычно используется для выражения очень сильной эмоции: например, в выражениях типа Watch out! («Берегись!») или I can’t believe it («Да ты что!»). 

В личной переписке с друзьями восклицательный знак в обращении допустим, как и в целом экспрессия и эмоциональность, однако в деловой письменной коммуникации повышенная ажитация и неправильный регистр могут создать неправильное впечатление: зачем же сразу «орать»?

А как правильно? Ставим после обращения запятую или дефис. Если пишем американцам, знак препинания после обращения можно опустить вовсе. А вот британцы любят выделять имя собственное запятой. Если пишете первый раз человеку довольно высокого уровня, которого лично не знаете, обращайтесь с фамилией и Dear: Dear Mr. Atkins. Если пишите первый раз человеку своего уровня: то Dear + имя: Dear Catherine. Если общаетесь в компанию на общий ящик или, например, подаете заявление на вакансию на сайте, уместными будут коллективные обращения, такие как Dear team, или обращение по специальности получателя — Dear Recruiter, можно также написать устойчивую формулу To whom it may concern — «Тому, кого это может касаться». Если вы делаете общую рассылку группе коллег, часть которых вам известна, а часть нет: Dear All. Знаете всех прекрасно, и при этом высокого начальства в копии нет: Hi everyone, Hi all, Morning everyone, Hi there, Hey all («Всем привет» в разных вариантах). 

Хотите обратить внимание одного человека, а всех остальных просто поставить в копию, обратитесь: Hi + имя and all (или et all — латинское слово et вместо and традиционно употребляется в деловой переписке на английском языке).

Правило второе: помните о культурных различиях в разных регионах 

С британцами уместно переходить на Hi + имя со второго письма, когда уже установлен контакт. Американцы могут уже в первом обращении писать Hi, даже если вы лично незнакомы. С арабами, особенно из стран Персидского залива, старайтесь держаться более вежливо и всегда использовать Dear Mr. + фамилия, даже если вы уже хорошо знакомы, особенно если человек выше вас по должности или является вашим клиентом. Если человек — коллега вашего уровня: Dear + имя.

Что интересно, в саудовских и эмиратских компаниях также допустимо обращение Dear вообще без имени, начиная со второго сообщения, или если вы не знаете имени, то и с первого, — но только если это не вышестоящее лицо. На Ближнем Востоке обращение «Дорогой» воспринимается нормально и не считается фамильярным, это аналог арабского Habibi (тоже «Дорогой», это слово активно используют в общении и переписке в качестве обращения).

Обращаясь в письме к жителям Ближнего Востока, особенно к потенциальным партнерам, не забывайте про регалии адресата. Они должны идти сразу после Dear. Например, если вы обращаетесь к врачу или к человеку с ученой степенью доктора или кандидата наук, стоит писать Dear Doctor (Dr.), если к преподавателю высшего учебного заведения — Dear Professor (Prof.) Your Excellency («Ваше превосходительство») на Ближнем Востоке используется по отношению не только к лицам, принадлежащим к королевским семьям, но и к любым высокопоставленным людям, например CEO государственных компаний.  Sheikh/Sheikha (шейх, шейха) используется при обращении к членам семьи шейхов. 

Правило третье: не прыгайте с места в карьер 

Не стоит начинать деловую переписку на английском с коллегами, рекрутерами, существующими и потенциальными клиентами прямиком с предложения, просьбы или презентации своего бизнеса. 

Вы поздоровались с человеком, но что же делать дальше? Самое нейтральное выражение в английском деловом этикете, часто идущее вторым предложением: I hope my message finds you well («Надеюсь, мое сообщение застало вас в добром здравии»). Если вы знаете человека или познакомились с ним на международном мероприятии, я рекомендую вежливо поинтересоваться, как дела в его компании или как он добрался до дома с конференции: How’s everything in your company? («Как обстоят дела в вашей компании?»), I hope you have had a smooth trip back home («Надеюсь, ваше путешествие до дома прошло гладко»). 

Если вы решаете обратиться к клиенту и коллегам после какого-то неприятного события в их стране или городе, правило английского email-этикета — сразу после обращения поинтересоваться, все ли в порядке. Вот несколько вариантов таких обращений:

• I hope you are keeping safe. Just letting you know I am thinking of you — «Надеюсь, вы в безопасности. Просто хочу сказать, что беспокоюсь о вас».
• I hope you and your family are safe, and that you get back to your normal life soon — «Надеюсь, что вы и ваша семья в безопасности и вскоре все опять будет нормально».
• I am praying that you remain safe — «Молюсь, чтобы вы были в безопасности». Упомянуть молитву особенно уместно с культурологической точки зрения, если вы пишите адресату из страны с сильной религиозной составляющей.  

В англоязычной деловой культуре также принято поздравлять в начале письма с актуальными праздниками. Всегда при этом учитывайте культурные реалии региона. Казалось бы, есть нейтральное «С Новым годом!». Однако, например, в Китае новый год не празднуют — он считается буржуазным праздником, и коммунистическая партия КНР его не одобряет. Не стоит слать Merry Christmas! («Счастливого Рождества»), если в рассылке стоят адресаты родом из мусульманских стран, а вот если европейцы, американцы или представители христианских стран Азии — такое поздравление вполне уместно. На Ближнем Востоке принято поздравлять в письмах с религиозными праздниками Ид аль-Адха (Курбан-байрам) и Ид аль-Фитр (Ураза-байрам). Посмотрите по календарю, когда они будут проходить, и напишите в начале сообщения: Eid Mubarak! (принятое поздравление с этими праздниками). В течение священного месяца Рамадана на Ближнем Востоке в деловой переписке принято поздравление Ramadan Kareem! 

Есть и один универсальный для большинства культур праздник — 8 Марта.  На Ближнем Востоке и в европейских странах международный женский день отмечают как день равноправия. В послании даме или смешанной группе адресатов вполне уместно написать: Happy international women’s day! («Счастливого международного женского дня!»).

Правило четвертое: окончание всегда соответствует началу  

Окончание делового английского электронного письма всегда соответствует тональности его начала. Если вы хорошо знакомы с человеком, пишете не первый раз или он приятель по работе, особенно если это британец или американец, то корректно в конце сообщения будут выглядеть фразы:

• Cheers ( «Всего наилучшего», это то самое слово, которое используется в английском языке для тоста);
• Thanks a million («Огромное спасибо»);
• Thanks a bunch («Большое спасибо»);
• See you soon («До скорой встречи»);
• Speak soon («До скорого»);
• Chat soon («Скоро поболтаем»);
• Stay tuned («Оставайся на связи! Не пропадай»).

Для официального завершения электронного письма, начатого с обращения Dear + имя, подойдут универсальные и нейтральные Kind regards/Regards/Best (более официальная версия «Всего наилучшего») или Thanks («Спасибо»). Забудьте про sincerely yours, truly yours, faithfully yours и прочие версии «искренне ваш», которым вас, скорее всего, учили в школе или на курсах английского — в практике делового общения они сейчас практически не используются и выглядят крайне устаревшими.

Также стоит помнить, что любое письменное общение — часто предвестник общения вживую и продолжения бизнес-коммуникации. Поэтому не забывайте оставить перед прощанием фразу-крючок, чтобы адресат к вам обязательно вернулся: 

•  Will be in touch. Have a great day! («Будем на связи. Хорошего дня!»);
•  I look forward to hearing from you («С нетерпением жду ответа»);
•  Looking forward to your reply («Жду вашего ответа»);
• Thanks for your consideration («Спасибо за ваше внимание»). 

Мнение редакции может не совпадать с точкой зрения автора