Скованные одной цепочкой: как оценить издержки документооборота в компании

Когда я прочитал статью «Дневник предпринимательницы: во сколько бизнесу обходится электронный документооборот», первое, о чем я подумал, — мы с командой каждый день обсуждаем те же вопросы, что подняты в материале. В 2022 году 68% наших пользователей назвали экономию денег компании и рабочего времени сотрудников важнейшими результатами внедрения электронного документооборота (ЭДО).

Бумажный вариант

Бизнес не существует без документооборота. Сделки неотделимы от документов. Почти любая сделка — это трансакция денежных средств. На одну трансакцию в большинстве случаев приходится не один документ, а два, три и даже больше, если речь идет, например, о международной операции. Часто необходима длинная цепочка документов, без поэтапного оформления которых не состоится сделка.

Подсчитать затраты на это в бумажном виде на первый взгляд просто.

Если мы говорим об оформлении 300 документов за рабочий день, то в первую очередь важно учитывать, что один документ — это не всегда один лист бумаги, в большинстве случаев это два-три листа и более, а значит, все расчеты нужно умножить как минимум на два и говорить уже не о количестве документов, а о количестве комплектов документов. 6300 комплектов документов в месяц — это как минимум 26 пачек бумаги (9000 рублей при средней цене 350 рублей за пачку). Прибавим еще 1500 рублей на заправку принтера.

Второй важнейший фактор — бумажные документы нужно доставить. Представим, что все наши контрагенты находятся в Москве, как и мы, и компания не пользуется услугами сервисов быстрой доставки, поэтому рассчитаем стоимость по самым доступным рыночным тарифам: 27 рублей умножаем на 6300 и получаем минимальную стоимость доставки — 170 000 рублей в месяц.

В идеальном мире ни одно письмо с документами не потеряется по дороге и придет к контрагенту на следующий день. А контрагент, в свою очередь, сразу подпишет закрывающие документы и отправит их назад. Но это не касается доставки товаров на дальние расстояния, при которой бумажный документооборот затянется на то же время, что и сама доставка. И это без учета потерь, порчи и повторных пересылок для исправления ошибок. Важно понимать, что у компаний, у которых логистика не такая частотная, могут быть задержки с закрывающими документами, а значит, и поступлением оплат, что напрямую сказывается на рабочем капитале компании.

Таким образом, итоговая стоимость бумажного документооборота для нашей гипотетической компании составит около 180 000 рублей в месяц или 28 рублей за один комплект документов.

Однако стоит учесть и, например, затраты на хранение документов. А они больше стоимости печати в разы. Документы по кадровому учету (трудовые договоры, личные карточки сотрудников) по закону должны храниться 50 лет. При налоговой проверке требование предоставить бумажный архив документов даже за год может стать крайне трудной задачей, а ФНС России уже сейчас принимает все документы для проверок в электронном виде.

В случае торговли хлебом отправка документов не почтой, а в машине вместе с товаром возможна, и это может снизить затраты на бумажный документооборот. Но в других ситуациях с другим товаром так не получится. Например, если это товары, по которым применения ЭДО требует закон, подлежащие маркировке или прослеживаемости, такие как лекарства или молочная продукция.

Технология масштабирования

ЭДО, как и любая технология, на первый взгляд сложен, а выгоды от его применения неочевидны. Важным инструментом для выявления выгоды внедрения ЭДО для предпринимателей стал Калькулятор для расчета эффективности внедрения электронного документооборота, созданный ФНС России.

Если мы продолжим расчеты по нашей гипотетической компании с 300 комплектами документов за рабочий день, то увидим, что использование ЭДО может оказаться в несколько раз дешевле работы с бумажными документами. Цена может разниться в зависимости от провайдера. Установить единые цены для всех поставщиков ЭДО нельзя, исходя из действующего антимонопольного законодательства.

Логично, что первыми оценили преимущества ЭДО торговые сети, крупнейшие производители и дистрибьюторы. Они внедряют эти технологии с 2004 года. Ретейлеры оптимизировали бизнес-процессы и смогли своевременно обрабатывать миллионы документов от поставщиков в месяц. Без использования этой технологии торговые сети уже не смогут работать, поэтому они сделали обязательным подключение к ЭДО для всех поставщиков.

Вывод прост: бумажный документооборот подходит компаниям, которые не планируют масштабировать бизнес, выходить на новые рынки (например, маркетплейсы) и увеличивать количество каналов продаж. Но и это не выход. В ближайшие годы стоимость бумажного документооборота будет расти, и не только за счет доставки документов и хранения в архивах, но и в связи с удорожанием комплектующих и расходных материалов для печати.

При этом мы знаем, что некоторые наши пользователи, несмотря на большой опыт работы в ЭДО, «на всякий случай», не доверяя новым технологиям, дублируют все в бумаге. Ничего удивительного — компании, которые внедряют или собираются внедрить ЭДО, сначала хотят четко понять свои бизнес-процессы, отладить их, убрать дублирующиеся или неэффективные.

Всем нам, отвечающим за то, чтобы полки российских магазинов оставались полными, — операторам ЭДО, производителям и ретейлерам нужно работать вместе, чтобы максимально упростить общие процессы. В будущем глубина интеграции между нашими системами будет только расти, а значит, уже сейчас нужно углублять сотрудничество и совместно искать оптимальные решения.

Мнение редакции может не совпадать с точкой зрения автора