Дневник предпринимательницы: во сколько бизнесу обходится электронный документооборот

За два года мы стали работать со многими большими покупателями хлеба: Ozon, «Самокат», «ВкусВилл», немного с «Яндекс.Лавкой». По всем этим контрактам есть скрытые расходы, которые поначалу не видны, поэтому их не закладывают в себестоимость. Но со временем эти расходы становятся заметными, даже слишком.  

Прежде всего, это расходы на ведение самих контрактов, а именно все, что связано с модным сейчас электронным документооборотом. Когда мы только начали массово поставлять хлеб в кафе и рестораны, я ужаснулась, сколько бумаги надо потратить, чтобы просто продать хлеб. Но то, что было тогда, не идет ни в какое сравнение с тем количеством бумаги, которое мы используем сейчас. Меня пугал именно процесс мгновенного размножения бумажных документов, которые достаточно быстро заполонили папки, стол, полки.

Когда ты работаешь журналистом, бывает, заходишь в бухгалтерию и видишь коробки из-под офисной бумаги, которые все бухгалтеры России (а может, и мира) используют для хранения накладных и договоров. Сейчас я поняла, что это действительно удобный способ хранения, и стала делать так же. Потом с удивлением узнала, что все эти бумажки мы должны хранить пять лет. Не на шутку испугавшись, я пошла узнавать, что такое электронный документооборот (ЭДО). 

Мы достаточно быстро подключились к системе «Контур.Диадок» и старались всех наших покупателей также перевести на ЭДО. 

Илья Бублик, директор департамента программных продуктов СКБ «Контур», на сайте делится бесценной информацией. Одними из основных потребителей систем ЭДО являются малые и средние компании. «Если в I квартале 2022 года среди пользователей «Контур.Диадока» было 79% представителей малого и среднего бизнеса, то в этом году — уже 82%. Предприниматели стараются сокращать издержки, а ЭДО существенно уменьшает затраты на печать и доставку документов», — утверждает он. 

А теперь посчитаем. В ЭДО тарифицируются только исходящие документы. Мне действительно, как и господину Бублику, казалось, что если не тратится бумага, то уж явно должно быть дешевле. 

Сейчас мы работаем в двух системах электронного документооборота — к «Контуру» прибавился «Корус» от Сбербанка. Мы оформляем около 300 документов в день в этих системах. При простом подсчете выяснилось, что на самом деле оформлять документы на бумаге гораздо дешевле, чем в ЭДО — и это при том, что мы покупаем электронные документы сразу большими пакетами, а значит, имеем объемные скидки. Ниже в таблице — цифры, которые показывают, сколько стоит оформление одного электронного документа у разных провайдеров этой услуги в сравнении с бумагой. Да, в бумаге учтена только стоимость самого листа, но даже если прибавить затраты на расход чернил в принтере, цена вряд ли будет выше рубля. 

Это я сейчас вот так легко составила табличку, но на самом деле ценообразование на рынке ЭДО абсолютно непрозрачно. Почти ни один провайдер не выкладывает тарификацию в открытый доступ — ты всегда вынужден связываться и узнавать цену для себя. Иногда предложения менеджеров выглядят как полное мошенничество: цена пакета может быть настолько низкой по сравнению с так называемым прайсом, что поневоле задумаешься, а реальные ли цены до скидки тебе показывают. Но зато всегда можно попросить скидку или рассрочку, торгуясь как на рынке. Провайдеры ЭДО при этом чувствуют себя достаточно защищенными: если ты работаешь с любым мало-мальски большим ретейлом, тебе придется не только купить пакет, но еще и за отдельную плату, скорее всего, подключиться к системе электронного заказа, электронных сверок и прочих разных электронных услуг.

Это подключение может быть достаточно дорогим. И не всегда работоспособным. Например, «Контур» потребовал от нас подключения к системе электронных сверок, аргументируя тем, что «Самокат», куда мы поставляем хлеб, требует это от всех контрагентов. Мы подключились, но оказалось, что формат данных наших актов сверок не читается системой «Диадок», и по факту пользоваться сервисом мы не можем. Вот уже полгода я пытаюсь вернуть деньги, уплаченные за эту услугу. 

Или еще прекрасная история: мы хотим автоматизировать процесс оформления заказов для «Самоката», так как каждый день вынуждены оформлять вручную около 200 документов. Подключение модуля, который на самом деле не снимает всю нагрузку с менеджеров (все равно придется делать что-то руками), стоит 100 000 рублей. Для небольшой компании вынуть такую сумму из оборота не всегда бывает возможно. 

Ну и самое интересное — электронный документооборот далеко не всегда освобождает от бумажных документов. Бухгалтеры, не доверяя новым технологиям, дублируют все в бумаге. Поначалу я выполняла их просьбы, хоть и не понимала логики. Однако, когда от «Самоката» пришло требование распечатать еще около 200 накладных, я решила, что имею право этого не делать — и не стала. Иначе зачем мы каждый день оформляем кучу документов в ЭДО? Оказалось, что можно было и не распечатывать.

Большие сети достаточно инфантильны, в большинстве случаев, мне кажется, они просто не думают, что некоторые требования по ЭДО больно бьют по карману и в целом достаточно тяжелы по трудозатратам для небольшого производителя.

Мы уже потратили около 350 000 рублей на электронный документооборот и системы электронного заказа (они, кстати, у всех сетей разные, и если у тебя два таких контрагента, то придется платить дважды). И потратим в ближайшее время еще около 200 000 рублей. С одной стороны, мне очень импонирует идея сохранять лес, и я обожаю все, что связано с диджитал. С другой стороны, не хочется быть подопытным кроликом у больших сетей и провайдеров ЭДО, а иной раз именно так мы, предприниматели, себя и чувствуем. 

Было бы классно, если бы производители и крупные сети объединились и начали договариваться вместе о правилах использования, количестве документов, и главное — цене ЭДО. Чтобы провайдеры не чувствовали себя королями этой системы, диктующими правила. Чтобы не было требований по оформлению ненужных, лишних документов. Чтобы ретейл, всегда требующий низкой закупочной цены, понимал, что в нее заложены и вот такие скрытые расходы, на рост которых они сами же и влияют. 

Мнение редакции может не совпадать с точкой зрения автора