Бездомная команда: как настроить удаленную работу сотрудников
Посмотрите вокруг. На дворе 2018 год. Ритм жизни ускоряется, а люди по-прежнему тратят несколько часов в день на дорогу до офиса и обратно. Хотя очень многие сферы бизнеса технологически уже способны существовать полностью распределенно.
По большому счету отличия удаленной команды от офисной не так существенны. Безусловно, кооперация на расстоянии имеет свои особенности, в основном связанные с меньшим объемом получаемой от работников информации. Но при грамотно выстроенных процессах оказывается, что это не так уж и важно. Доверяйте сотрудникам. За шестилетнюю историю у нас было всего несколько людей, которые, работая дистанционно, не могли сосредоточиться из-за внешних раздражителей. Зато нашлось множество тех, кто долго и счастливо работает из дома, кафе, Таиланда или откуда угодно еще.
Вот несколько советов, которые помогут вам выстроить удаленную работу своей команды.
Доверяйте сотрудникам, но устанавливайте четкие правила
Одним из главных препятствий на пути выстраивания удаленных рабочих отношений является страх работодателей, что они не смогут контролировать процесс работы. Известны примеры, когда работодатели применяли совсем радикальные меры контроля: скрытые фотографии рабочего стола, съемки с веб-камеры, учет количества нажатых клавиш и тому подобное. В развитом обществе за столь грубое вмешательство любой сотрудник мог бы при желании засудить работодателя, у нас же, похоже, методы такого рода все еще применяются.
Жесткий контроль не только неприемлем морально, но и попросту неэффективен. Вместо этого лучше установить прозрачные, но четкие правила. Например, каждый сотрудник должен быть на связи в рабочее время — скажем, с 10 до 19 часов по Москве. В этот период есть часовой перерыв на обед, о котором нужно оповестить коллег. Для коммуникации используйте современный чат с гибко настраиваемой структурой. Отгулы — а это любой период отсутствия на работе больше часа — нужно согласовывать хотя бы за один рабочий день. И так далее. Ничего сверхсложного, но это отлично дисциплинирует.
Нанимайте правильных менеджеров
Другой важный компонент системы мониторинга за людьми и процессами — менеджмент. Дистанционная работа имеет определенные особенности, отличающие ее от офисной.
Найти человека, способного управлять распределенной командой очень сложно. Выявить необходимый профессиональный уровень и личностные качества поможет тестовое задание. Но помимо стандартных вещей — аккуратности, критического мышления и умения структурировать информацию — оно позволяет проверить способность кандидата эффективно и лаконично излагать свои мысли на письме. Это качество особенно важно при дистанционной работе, и его необходимо распознать на ранних стадиях общения с кандидатом.
Проводите дистанционные собеседования с моделированием ситуаций и тем самым проверяйте, мыслит ли кандидат в одном направлении с вами. Попросите кандидата отредактировать и отформатировать короткий шаблон договора. Невнимательность к мелочам, таким как опечатки, двойные пробелы и некорректная пунктуация, должна вас насторожить.
Но самое важное — эмоциональный интеллект. Дело в том, что при отсутствии очного общения теряется целый пласт невербальной информации. Менеджер распределенных команд должен обладать намного более высоким уровнем эмпатии, чем его офисные коллеги. Необходимо своего рода чутье, чтобы на расстоянии уловить недовольство или встревоженность подчиненных, или же почувствовать, что они недобросовестно относятся к своим задачам.
Помогайте осваиваться новичкам
В офисе адаптация новых сотрудников происходит довольно быстро — люди встречаются, общаются, вливаются в коллектив. При удаленной работе этот процесс протекает значительно медленнее, поскольку неформальное общение между коллегами сокращено.
Работайте над тем, чтобы всем сотрудникам было комфортно и они чувствовали себя частью коллектива. Пусть новичок получит подробную информацию по работе с документами, системе формирования заработной платы, культуре общения в компании. Менеджер должен рассказать ему о его команде, основных рабочих чатах и об особенностях работы в распределенном коллективе в целом. Заведите традиции: например, можно приветствовать новичков в общем чате и коллективно поздравлять коллег с днями рождения. Все эти процессы, по сути, не слишком отличаются от офисных и легко могут быть реализованы на расстоянии.
Помимо этого, важно периодически собирать максимальное количество сотрудников в одном месте, чтобы познакомиться и пообщаться в реальности. На сэкономленные от аренды офиса деньги можно, например, организовать для всей команды кемпинг в горах, где сотрудники смогут вместе поработать и отдохнуть. Мотивируйте людей взаимодействовать в офлайне: встречаться в разных городах во время путешествий, ездить вместе на крупные конференции, на праздники присылать открытки и дарить реальные подарки.
Продумайте систему оплаты, соответствующую вашим задачам
Многие начинающие предприниматели не подозревают об имеющемся у них разнообразии возможностей. Так, почасовая система оплаты может стать очень удобным решением. Например: раз в две недели сотрудник составляет краткий отчет по количеству затраченных на задачи часов, используя тайм-трекер. Менеджер проверяет, что отчет верен, документы уходят в бухгалтерию, и сотрудник получает деньги.
При такой системе оплаты можно выстроить ценообразование для клиентов в соответствии с временем, затраченным на проект. Если сотрудники сами фиксируют время, у вас всегда будут достоверные данные по себестоимости проекта, которые можно показать заказчику.
Может показаться, что повременная оплата выгодна в большей степени работодателю и лишает работника гарантий на стабильный ежемесячный заработок. По опыту, от такого формата отказывается не больше 5% кандидатов. На самом деле такая система имеет явные преимущества для обеих сторон. Например, любые переработки не остаются незамеченными, из трекера они сразу попадают в отчет и увеличивают зарплату. С другой стороны, можно вовремя заметить, если человек расходует свое время неэффективно, обсудить и помочь ему выстроить рабочие процессы.
Однако повременная оплата подходит не для всех компаний: скорее, для тех, кто занимается выполнением подрядных работ (разработка, дизайн, проектирование каких-либо систем и т. п.). К примеру, для функционирования удаленного отдела продаж или в административно-управленческой команде стоит подбирать другие варианты оплаты труда и иначе выстраивать мотивацию.