Менеджер по интеграции офисов российского представительства компании PepsiСo Ольга Сутт организовала более 20 переездов. «Главное при переезде — всегда чуть переоценить масштаб усилий и времени», — говорит она. Ведь в офисе всегда найдутся неучтенные вещи, а процесс перемещения всегда затянется по тем или иным причинам. В кризис переездов стало больше, но ввиду экономии ресурсов компании стараются переезжать своими силами, рассказывает представитель мувинговой компании «Деликатный переезд» Михаил Колпаков. Ниже — несколько советов от профессиональных перевозчиков, как лучше организовать процесс, чтобы он потребовал минимум усилий и времени.
- Проинформируйте сотрудников. Главное правило: чем структурированнее информация, тем меньше проблем. Сообщите, когда и куда будет осуществляться переезд, как каждому к нему подготовиться. Покажите сотрудникам план посадочных мест в новом офисе. Скорее всего, часть вещей люди захотят упаковать сами, так что за день-два до переезда снабдите их упаковочным материалом.
- Составьте временной план и четко следуйте ему. Обозначьте точное время упаковки вещей сотрудниками, погрузки и разгрузки, распаковки и сборки мебели, установки офисной техники. Это поможет контролировать ход переезда и оперативно выявлять ошибки или трудности. В планировании, по мнению главы представительства мувинговой компании TEAM Allied Дмитрия Дегтярева, стоит отталкиваться от следующих вводных: 30 сотрудников можно полностью перевезти за день, на 50 человек потребуется уже минимум два дня. «Лучше перевозить офис в выходные, всем известна ситуация с пробками в Москве», — добавляет Дегтярев.
- Составьте ситуационный план. Во-первых, обязательно нужен план расстановки мебели на новом месте. При масштабных переездах целесообразно разделить офисное пространство на зоны, а те, в свою очередь, на квадраты. «Если плана нет, то люди, вышедшие на работу, начинают двигать мебель», — говорит глава компании «Деликатный переезд» Аркадий Усачев. Он также напоминает о мелочах, которые стоит предусмотреть при расстановке мебели. Например, при расстановке столов стоит помнить, что человеку нужен минимум метр дополнительного пространства, чтобы комфортно садиться или вставать из-за стола. Ящики тумбочек выдвигаются, как правило, на 40-45 см вперед. Составляйте ситуационный план с учетом расположения розеток. Кстати, его менеджер переезда может легко набросать на личном компьютере, для этого подходит программа Microsoft Office Visio.
- Промаркируйте имущество. Введите общую систему маркировки для всех сотрудников. Чтобы избежать путаницы, профессиональные муверы предлагают следующую схему: отдел — ФИО сотрудника — этаж (зона), где располагается его новое рабочее место, — комната (квадрат) — номер рабочего места. Не забывайте маркировать общее имущество — кулеры, принтеры, вешалки: они часто теряются. Тут часто срабатывает принцип: общее, значит, ничье.
- Скоординируйте работу. Дмитрий Дегтярев из TEAM Allied советует отрядить на переезд как минимум двух представителей — один будет находиться по старому, а другой — по новому адресу. Дегтярев напоминает, что во время переезда нередки конфликтные ситуации: новый арендодатель не дает пользоваться лифтом или охрана старого офиса не пускает на территорию грузовики мувинговых компаний. Быстрее всего такие конфликты улаживаются путем личного общения с координатором. Кроме того, позаботьтесь о коммуникации сотрудников между собой. Их можно снабдить рациями.
- Определитесь с приоритетами на новом месте. Прежде всего составьте план, какие вещи будут перевозиться в первую очередь, а какие — чуть позже. Во-вторых, организуйте работу служб на месте. Например, исходя из приоритетов, определитесь, когда будут работать системные администраторы, а когда — распаковщики и уборщики. «Если этого не предусмотреть, то в 99% случаев возникает ситуация, когда при распаковке вещей появляется системный администратор (компьютеры и оргтехнику целесообразнее перевозить в первую очередь, так как потребуется время на их подключение. — Forbes), который начинает орать: «быстрее, мне надо компьютеры подключать», — отмечает Усачев из «Деликатного переезда». То же самое с уборщиками: нередко они приходят в тот момент, когда расстановка мебели по местам в самом разгаре, и начинают тормозить процесс.
- Не спешите с уборкой. По словам представителей мувинговых компаний, не стоит наводить чистоту в первый же день на новом месте. «Бухгалтерию распаковать за один день невозможно», — шутит Дегтярев из TEAM Allied. Как правило, полностью распаковать и расставить мебель и оргтехнику по местам удается на второй день после переезда. Выделите дополнительные ресурсы на вывоз мусора: его может оказаться больше, чем по силам вынести вашей штатной уборщице.