Что делать компании в случаях, когда договориться с арендодателем о снижении арендной ставки не получается? Есть два очевидных варианта: переехать в офис подальше и поскромнее или сократить персонал и другие затраты. Обе опции ущербны. Возможно ли выйти из битвы с офисным бюджетом без потерь? Мы подобрали как минимум пять оптимальных идей.
Отказ от части офиса с сохранением персонала
Подразделение PwC в норвежском Бергене в 2014 году на четверть сократило размер офиса, не уволив ни единого человека. Компания воспользовалась концепцией Activity based office, которая позволяет создать планировку офиса на основе анализа типов активности сотрудников.
Изначально офис PwC выглядел традиционно: кабинеты руководителей, переговорные и open space. Для начала при помощи анкетирования исследователи выяснили, как распределяется рабочее время каждого сотрудника в течение дня и какие при этом возникают проблемы. Выяснилось следующее:
1. Затраты на содержание офиса каждый год растут минимум на 7%;
2. Почти половина рабочих столов в течение дня пустует из-за командировок и встреч;
3. В офисе очень шумно;
4. Большая часть работы осуществляется в мобильных группах, состав которых меняется. Сложно собрать участников вместе, так как они сидят в разных частях офисах;
5. Не хватает мест для встреч;
6. Некуда ставить столы для новых сотрудников.
Далее сотрудников разделили на четыре группы: «якоря» — те, кто постоянно находится на рабочем месте; «соединители» — те, кто весь день в офисе, но редко сидит за столом; «собиратели» — люди, работающие вне офиса и приходящие только обменяться информацией; «навигаторы» — руководители, проводящие представительные встречи и видеосовещания. Были подсчитаны численность каждой группы, сколько времени они говорят по телефону, проводят на встречах, как часто взаимодействуют друг с другом. На основе этих данных исследователи рассчитали минимальное число рабочих столов, телефонных будок, переговорных комнат, зон официальных и неформальных встреч.
Офис был разделен на три зоны: помещения для тихой работы, места для встреч (переговорные, диваны, барные столы и комнаты для телефонных разговоров) и места для шумного общения и мероприятий. В результате количество рабочих столов сократилось на треть, большая их часть стала «свободными» — их может занять любой желающий. Даже после сокращения только 83% столов задействованы в течение дня — есть резерв для увеличения персонала.
Объем текущих затрат на обслуживание офиса снизился за год на 40%.
Теперь выбрать место сотрудник может с офисного дисплея или мобильного телефона, видя структуру размещения коллег. После авторизации стол поднимается на нужную высоту, меняется уровень освещения, телефонная сеть перенаправляет входящие звонки. Теперь каждый работник может узнать, сколько времени в течение дня он сидит, стоит, двигается — и не пора ли ему домой, к семье и детям.
Дополнительный доход от офиса
Вариантов заработать на собственном офисе и его содержимом оказалось несколько. Например, компания Schneider Electric, вместо того чтобы выбрасывать старую мебель, решила ее продать. Покупателями стали стартапы, региональные офисы и компании, отказавшиеся от закупок из-за скачка евро.
Часть офиса компании Finch превратили в коворкинг и сдали рабочие места в субаренду. Переводчики, дизайнеры, фотографы — люди, с которыми приятно и полезно работать рядом.
Компания Luxoft сдает людные места своего офиса вендинговым компаниям для установки аппаратов по продаже кофе и снеков. В нашем собственном офисе мы стали устраивать съемки рекламных роликов, фотосессии глянцевых журналов и даже кино. Это приносит не только доход, но еще и маркетинговые дивиденды: бесплатная реклама по телевидению и в прессе.
Обслуживание офиса — на аутсорс
Найти подрядчика по ремонту мебели или закупкам — экономия невеликая. Другое дело — администрирование офиса «под ключ» при условии экономии бюджета.
Компания «Технополис» получила предложение, включающее полное сопровождение офиса на сумму в полтора раза меньшую, чем суммарные затраты компании на собственное администрирование. Подрядчик согласился взять на себя инвентаризацию мебели с использование QR-кода или радиочастотных меток, отслеживающих статус и перемещение внутри помещения. Система позволяет планировать утилизацию и продажу старой мебели. Пакет услуг включает разработку планировки и перестановки, строительные и инженерные работы, экспертизу акустики, освещения и вентиляции, декорирование офиса к праздникам, а также выставки и инсталляции.
Экономия на строительстве и мебели
Электронный документооборот и лэптопы вместо больших системных блоков позволили рекламной агентству EMG избавиться от громоздких столов. Это гораздо дешевле, к тому же появилось место для переговоров.
Компания PwC почти полностью отказалась от тумбочек и шкафов, заменив их меньшим числом «локеров» — шкафов с ячейками. Можно занять любой шкаф, оставить там сумку, документы, ноутбук. Отказ от тумбочек дает экономию в мебельном бюджете почти в 20%.
Компания Kyocera отказалась от дорогой отделки, отдав предпочтение улучшению звукоизоляции и нетривиальному дизайну: на одной из стен поместили трафарет дерева, на котором каждый сотрудник рисует свой «лист» — цветной отпечаток ладони.
Сокращение операционных расходов
Вместо стандартной зоны ресепшн компания IG&H разместила в офисе кафе, в котором бармен выполняет функции секретаря. Пустующее обычно пространство превратили в место ожидания, неформальных встреч, центр тусовок, уютное рабочее место и источник дополнительного дохода.
В датском офисе компании IMC странные переговорные комнаты. Есть стол, экран, телефон, розетки — но нет стульев. После обновления интерьера средняя длительность совещаний в офисе сократилась до 25 минут: собрались, оперативно обсудили, разошлись. В связи с этим в компании посчитали: освободившееся от совещаний время сотрудники смогли посвятить непосредственно работе с клиентами, что незамедлительно привело к росту объема продаж на 9%. Есть очевидный рост дохода — без дополнительных вложений в зарплату и наем нового персонала. Да и на стульях сэкономили.
Разумеется, сокращение затрат может и должно сопровождаться ростом эффективности.
Активный, гибкий офис значит меньше пропущенных дней по болезни, стресса и шума, больше возможностей сосредоточенно работать. «Умный» интерьер — это хорошая репутация на рынке, позволяющая рекрутировать лучших кандидатов за меньшие деньги.
Лично для меня адекватный подрядчик — тот, кто избегает в переговорах абстрактных понятий «красивый» и «модный» интерьер в пользу конкретных цифр, в виде оптимизированных затрат и увеличенного дохода от рабочего помещения. Офисные «лирики» уступили место «физикам».