Эффективное пространство или токсичный офис: проверьте, в каком работаете вы
Бюро занималось реализацией проектов офисов для компаний «Яндекс», «Касперский», «Сбертех», Nike, BMW, Dell, Energizer, Samsung, Head Hunter, Philip Morris, «Уральская сталь», KFC, Joom, Avon, «Актион», CityMobi и 290 других.
Ответ серьезным мужчинам
Серьезные взрослые мужчины приходили в OFFCON и говорили: «Только не надо как этот ваш IT-гигант в области поисковых технологий. Мы серьезная компания, нам, пожалуйста, давайте как-то посерьезнее». Но если бы IT-компании круглосуточно занимались ерундой и качались на качелях, они не входили бы в число мировых лидеров по капитализации. Зачем такой компании, как «Яндекс» или «Авито», такие яркие офисы? Ответ в психологии: программисты производят множество математических вычислений, они, как Нео, видят не людей, а потоки цифр в матрицах, что довольно утомительно для мозга. Разгружать их нужно достаточно резко: человек должен иметь возможность поменять положение тела в пространстве, картинку перед собой, вид деятельности. Отсюда все эти странные для офиса штуки: бассейны с мячиками, горки и так далее. Часто в IT-компаниях, чтобы не выгорать, люди находят себе хобби, собираются в рок-группы, занимаются спортом. Компания старается дать сотрудникам способы быстро перезагрузиться и вновь приступить к работе, не тратя время на дорогу куда-то. Это абсолютно честный, искренний капитализм, здесь нет ничего альтруистического.
Кроме того, креативное игровое пространство задает программистам определенное настроение, погружает в более творческое, свободное состояние, необходимое для решения нестандартных задач. Естественно, в офисе не может быть везде креативно и безумно: рабочие зоны проектируются по другим правилам.
«То, что мы знаем о ярких офисах, мы видим глазами фотографов интерьерных журналов, блогеров. А они публикуют то, что эффектно выглядит».
Что мешает людям хорошо работать?
Ответы на вопрос, что мешает продуктивной работе в офисе, лежат гораздо глубже конкретных проектных решений, за которые отвечают архитекторы и дизайнеры, они затрагивают психологические аспекты взаимодействия в коллективах, системы управления в компаниях. Но многое можно сделать, просто подумав о планировках и гуманизировав офисные пространства.
Стресс. Люди чаще всего устают от того, что они попадают в довольно жесткую среду, обусловленную тем, что компания применяет определенную систему управления и она равнодушна к новым эмоциональным ценностям. В 1990-е и 2000-е годы не только в российской экономике, но и в мировой отношение к работе было категоричным: неважно, что ты чувствуешь, — ты должен пахать. Сегодня рынок труда драматически изменился, люди не готовы работать в токсичной атмосфере. И мы видим, что компании, чей продукт обращен в будущее, убрали из корпоративной культуры этот «стресс», стали более человекоцентричными. И как только это происходит, люди становятся более продуктивными. Стресс — основной токсичный фактор, «стены» должны помогать.
Один из базовых принципов планирования хорошего открытого офисного пространства — создание так называемого вторичного ядра, когда функциональные помещения отделяют рабочие места от зоны трафика. При помощи перегородок, зеленых стен, создавая направления архитектурой и пластикой, можно задавать маршрут, чтобы людям было удобно пройти не мимо работающих коллег, а вдоль внутреннего ядра здания и попасть в нужное помещение.
Шум. Сейчас большинство профессий, двигающих экономику вперед, связано с общением, обсуждениями, коммуникациями. Можно представить, как устают и раздражаются люди, если в офисе плохая акустика. Эту проблему сложно нивелировать только подбором правильных материалов, ее нужно решать на уровне планировок офиса. В бюро OFFCON выработали формулу, согласно которой все функциональные зоны офиса должны располагаться в зависимости от своей ДНК. ДНК может быть всегда разной; самое простое: один отдел всегда шумный, другой всегда тихий, и значит, надо их максимально разнести в пространстве. Бывают случаи посложнее: например, «гостеприимные» отделы, где постоянно проводят собеседования, вроде HR-департаментов или внутренней кадровой службы, куда приходят сотрудники компании. Их надо располагать так, чтобы люди в офисе как можно меньше транзитом ходили мимо друг друга.
Мало переговорных. Важная проблема, которая, по словам сотрудников разных компаний, влияет на эффективность их работы, — нехватка переговорных комнат, где можно собраться небольшими группами. Чаще всего делают большие залы вместо помещений на 2–4 человека. Мы как архитекторы практикуем комплексный подход к созданию рабочей среды и, прежде чем садиться за проектирование, проводим качественные исследования. Примерно за месяц собираем данные о повседневной жизни и привычках компании, буквально стоим с секундомером и замеряем, какими пространствами люди пользуются и как часто. Это позволяет сэкономить площади и предложить востребованные решения. Если большая переговорная комната нужна один раз в месяц, можно попробовать ее трансформировать в три отдельные маленькие. Иногда оказывается, что большое корпоративное собрание лучше проводить где-то в другом месте, а пространство офиса отдать под ежедневные рабочие задачи.
Вообще предпроектные исследования — это один из важнейших этапов в создании эффективного офиса. Они помогают сделать жизнь большой организации со множеством потребностей более счастливой и комфортной. Замеры помогают выяснить, какие пространства загружены в какое время, и построить решения на конкретных показателях, отвечая на запрос пользователей, стараясь найти точки роста. Например, в офисе компании HeadHunter целое подразделение переместили с одного этажа на другой, чтобы людям было удобнее коммуницировать между собой. А на проекте Hilti у далось убедить арендодателя прорубить в перекрытии здания винтовую лестницу, чтобы сократить время, которое люди тратили на хождения по длинным коридорам и ожидания лифта с этажа на этаж, исследования показали, что на передвижение между этажами уходило более 30 минут.
Свет и цвет. Надо ли говорить про такие базовые ошибки в проектировании офисов, как экономия на освещении? Подход к свету трансформируется со временем. В международных нормах введено понятие task area, «область задач» буквально, — это зона на рабочем столе, в которой происходит максимально сконцентрированная работа с документами, где находится клавиатура компьютера. Также выделяется периферическая зона — это понятие есть и в российских стандартах, просто к нему часто невнимательно относятся. Чтобы мышцы глаза не уставали, важно, чтобы коэффициент контрастности между этими зонами был в пределах нормы. Кстати, этот же коэффициент мы учитываем и при колористических решениях рабочей зоны: глаз будет уставать быстрее, если придется постоянно видеть слишком яркие и контрастные цветовые сочетания. Дело не в цветах как таковых (нет «неправильных»), а именно в контрастности сочетаний.
Есть компании, которым важно видеть фирменные цвета в интерьере офиса, чтобы чувствовать сопричастность к своему зарождающемуся бренду, например, небольшие стартапы. Но продуктовый дизайн и цвета, которые должны отличать тот или иной продукт на полке, не должны перегружать офис, как и логотипы, суперсильным брендам это не надо. Офис Coca-Cola обходится без красного цвета. Хорошо, когда через интерьеры офиса подсознательно считываются ценности компании, чтобы люди быстро понимали, с кем будут сотрудничать или куда пришли устраиваться на работу: ходят ли тут в галстуках или общаются неформально.
Хлам и визуальный шум. Еще один раздражающий фактор в офисе — захламленность пространства. Понятно, что почти каждый работник пытается персонализировать свое рабочее место, и, если невозможно остановить этот процесс, нужно его возглавить и задать правильный вектор. Например, в офисе большой фармацевтической компании каждому из подразделений мы выделили переговорную комнату, которую сотрудники могли оформить самостоятельно: повесить фото с туристических выездов, разместить общие достижения, дипломы, объявления. На специальных досках можно писать, самовыражаться, презентовать свое подразделение. Все переговорные могли бронироваться и соседними отделами, это помогало людям через артефакты узнавать друг друга ближе. Для другого проекта в OFFCON нашли супердемократичное решение: магнитной краской на стену нанесли разметку, кратную форматам А4, А6, А8. Все объявления, анонсы, рекламная продукция и прочее печатались в этих форматах и приклеивались магнитами. Получилась живая стенгазета, в которой принимали участие все сотрудники. Таким образом, удалось нивелировать еще один раздражающий фактор — отсутствие возможности на что-то повлиять.
Невозможно влиять на обстановку. Если в офисе можно только сидеть за столом, как в школе, без опции выйти поработать в другое помещение или залезть куда-то с ногами, у сотрудников появляется ощущение, что они никак и ни на что не влияют, а это сразу отключает в людях креативность. Обратная сторона медали — когда в agile-офисах* у работников нет закрепленного рабочего места, а есть только чистый стол, розетка и локер. Все зависит от внутренней культуры компании, универсальных решений не существует. Можно выделить пять типов рабочей мобильности, которые и закладываются в определенной пропорции в каждый проект. В офисах есть anchor (якорь) — юристы, финансисты, которым не нужны гибридные и шеринговые пространства, иначе страдает их эффективность. И есть их противоположность, navigators (навигаторы), или люди, которые перемещаются от одной команды к другой. И есть те, кто приезжает в офис лишь на время. Все сценарии, заложенные в проекте, призваны сделать лучше и эффективнее работу данного конкретного офиса, и это не просто дань моде.
Сотрудники собираются в определенных частях офиса не потому, что все они маркетологи, или все архитекторы, или все бухгалтеры. А потому, что кому-то нужно сконцентрироваться в полной тишине, поработать с массивами цифр. Или, наоборот, нужно покреативить, побыть в центре внимания, рисовать на стенах. Для всего этого нужно специальное пространство, и принцип activity-based office** должен стимулировать вовлеченность в работу благодаря тому, что люди могут выбрать себе рабочее место под настроение и под сценарии.
Проблема отцов и детей. Сегодня в одном офисе работают представители пяти поколений, и у всех разные привычки, разные способы взаимодействовать с пространством и коллегами. Самое интересное про поколение альфа и миллениалов — это их телесное ощущение в пространстве. Старшее поколение было воспитано достаточно строго: «сядь нормально, иначе ничего у тебя не получится», а для молодых «сядь нормально» вообще не имеет смысла. Они будут продуктивными, когда почувствуют телесную свободу и возможность в любое время пересесть, залезть с ногами или повиснуть вниз головой. Но не стоит забывать и о потребностях взрослого поколения!
«Много разного написано о проблемах интровертов в офисах, но почему-то никто не думает об экстравертах, которые гораздо легче отвлекаются от работы! Хотя уже много лет существует, например, система саундмаскинга (звуковой маскировки), которая на чистоте человеческого голоса как бы «разлагает» понятность речи — и экстраверт не отвлекается на чьи-то проблемы, которые срочно надо решать».
К сожалению, пока рано говорить о том, что Россия достигла высоких качественных показателей в устройстве рабочих пространств. Да, дизайн офисов может быть на высоте. Но даже в городах-миллионниках единичные компании могут заявить о гуманистическом отношении к сотрудникам. С другой стороны, за последние два года многие прогрессивные, воспитанные в международной корпоративной культуре менеджеры волею судеб оказались на рынке, и благодаря им будет меняться корпоративная культура и в регионах, и в госкорпорациях. Если говорить про лидеров этой волны перемен, то это IT, финтех, фармацевтика, то есть все те, кто создает продукты будущего.
* Гибкий офис, адаптивное рабочее пространство.
** Офис, основанный на деятельности (англ.).