Управление хозяйственной деятельностью. Лучшие практики из опыта Минпромторга

По мнению президента Д.А. Медведева,  модернизация госсектора является  одной из первоочередных задач в современной России. Модернизировать в госструктурах необходимо абсолютно все, начиная от документооборота и заканчивая технологическими процессами. Современная действительность ставит перед госсектором масштабные задачи и проблемы, которые требуют немедленной реакции и оперативного решения. Но зачастую из-за таких досадных случайностей, как поломка компьютера или отказ оргтехники, останавливается вся работа, сроки оказываются сорванными. Сохранившаяся с советских времен привычка смотреть на подобные казусы сквозь пальцы в сегодняшних условиях ставит под вопрос эффективность деятельности всей госорганизации, ведь если мыслить глобально и подсчитать те расходы, в которые выливается подобное легкомыслие, то мы получим очень серьезные цифры. Можно ли избежать столь досадной статьи расходов и оптимизировать систему сервисного обслуживания? Опыт Министерства промышленности и торговли РФ уверенно демонстрирует: можно!

Повысить эффективность IT-сервисов

Минпромторг включает 20 департаментов и 18 территориальных органов, в его аппарате работают около 1200 сотрудников – функционирование этого сложного «организма» можно представить себе в виде последовательной цепочки действий, идущей из одного отдела в другой, от органа к органу. Один-единственный сбой в этой цепочке может застопорить всю работу – очевидно, что при современном уровне развития госсектора это просто недопустимо. Несколько лет назад при возникновении неисправностей в работе компьютерного оборудования или оргтехники сотрудникам административного департамента Минпромторга приходилось лично обращаться в службу техподдержки, чтобы объяснить техническим специалистам суть проблемы. Очевидно, что такая схема работы была крайне неудобна, к тому же отнимала много времени, ведь заявки пользователей документально не фиксировались, и проконтролировать сроки их исполнения было сложно. Кроме того,  непросто было отследить истинные причины невыполненной в срок работы – подвела ли тут техника или же «человеческий фактор», установить было невозможно.

Следуя указаниям президента об оптимизации работы организаций госсектора, руководство Минпромторга приняло решение о создании автоматизированной системы, которая позволила бы отслеживать все обращения пользователей в службу техподдержки, а также осуществлять учет расходных материалов. Рассмотрев все возможные варианты в этой области, руководители министерства остановились на предложении мирового лидера в сфере автоматизации госсектора – компании SAP: в нем оптимально сочетались ключевые факторы – общая стоимость проекта, его возможность справляться с возрастающей нагрузкой и качественный управленческий консалтинг. Внедрение в административном департаменте системы SAP Business One Минпромторг поручил партнеру SAP, компании «ДИТ».

Преимущество промышленных решений

В рамках реализации проекта на базе стандартного продукта SAP Business One были созданы два независимых решения: одно в IT-отделе, для учета отказов оборудования и программного обеспечения и контроля устранения неполадок, а второе — в отделе материально-технического обеспечения, для автоматизации процесса закупок, учета и выдачи расходных материалов.

Изначально в обеих системах использовались сходные, но не связанные между собой справочники материалов и техники, что не позволяло сотрудникам разных отделов обмениваться информацией и организовывать сквозные процессы. Через некоторое время пришло понимание, что работу отделов стоит объединить – чтобы ускорить процесс замены отказавшего оборудования. В этот момент руководство Минпромоторга получило возможность в полной мере оценить преимущества  промышленного решения от профессионалов SAP. Дело в том, что в случае с «самописными» системами, пользовавшимися популярностью у госорганизаций некоторое время назад, эта задача оказалась бы неосуществимой или повлекла за собой существенные дополнительные расходы. Система SAP Business One легко позволила решить проблему: одновременно с запланированным переходом на новую версию продукта SAP была создана единая информационная система: была объединена информационная база двух отделов, определены регламенты работ и взаимодействия сотрудников обоих подразделений. «Внедрение SAP в министерстве велось не по проектному принципу, с полным предварительным обследованием и утвержденным техническим заданием, а в рамках научно-исследовательских работ, поэтому развитие системы шло итерационно.» - рассказывает Сергей Гриднев, руководитель отдела проектных решений ЗАО «ДИТ». – «Регламенты взаимодействия подразделений менялись с течением времени, причем, одновременно с настройкой программного продукта, пользователям разъяснялись новые правила работы и аспекты их эффективности».

Сотрудники обоих отделов быстро оценили удобство работы в единой среде: теперь все процессы выполнялись в несколько раз быстрее, появилась возможность контроля поставок необходимых материалов и комплектующих.

Улучшить процессы взаимодействия отделов

Итак, единая система автоматизации сервисного обслуживания на платформе SAP Business One решила не только те проблемы, которые стояли перед Министерством промышленности и торговли изначально, но и текущие задачи организации. Во-первых, благодаря внедрению системы сроки выполнения заявок на сервисное обслуживание сократились примерно вдвое, а затраты на обслуживание оборудования уменьшились на 30%! Каким образом? Очень просто: благодаря тому, что в системе используются данные о государственных контрактах на обслуживание техники, IT-персонал получил возможность своевременно отслеживать обращения о неполадках в работе оборудования, для которого срок сервисного контракта уже истек, и оперативно заменять его на более современное. Специалисты Минпромторга подсчитали, что за год количество таких обращений составило 10% от общего числа заявок – немало, если принять во внимание те расходы, которые они могли бы за собой повлечь! Во-вторых, за счет оптимизации закупки и расходования материалов складские запасы были снижены на 20%.

Кроме того, внедрение системы SAP привело к результатам, на которые руководство министерства даже и не рассчитывало: контроль исполнительской дисциплины на порядок повысил качество предоставляемых услуг, что сразу же привело к повышению лояльности персонала Минпромторга. Безусловно, ничего удивительного здесь нет - известный факт, что совершенствование условий труда всегда приводит к улучшению атмосферы в коллективе. Однако получить этот бесплатный «бонус» к оптимизации хозяйственных процессов министерство смогло только благодаря тому, что остановило свой выбор на готовом решении, вместившем в себя весь мировой опыт в данной сфере.

Комментирует Дмитрий Полянский, начальник отдела информационных технологий Министерства промышленности и торговли РФ: «Министерство постоянно совершенствует регламенты работы своих сотрудников и оптимизирует процедуры  взаимодействия отделов. Система SAP помогает в этом, обеспечивая автоматизацию и сокращение ручной работы, а также прозрачность и контроль  текущих процессов. Оценив уже достигнутые преимущества, сотрудники разных отделов стали более серьезно относиться к автоматизации, они стараются найти общие точки соприкосновения, более открыто взаимодействуют между собой. Появилась готовность делиться информацией и налаживать сквозные процессы. Мы видим, что потенциал для дальнейшего повышения эффективности общей работы у нас достаточно большой».