Можно решать проблемы по мере их поступления. Такой подход хорошо работает в обычной жизни, но точно не отвечает потребностям современного бизнеса. HR-департамент фармацевтической компании «Петровакс» старается действовать на опережение — объединяет людей из разных отделов, выявляет потенциальные проблемы и предлагает идеи по их решению. Оптимизацию документооборота, цифровизацию коммуникаций, обучение и психологическую поддержку персонала специалисты HR-подразделения запустили еще до пандемии. Как это работает и какие результаты дает — в интервью Натальи Бережной, директора по персоналу «Петровакс Фарм».
Какие цифровые решения помогли вам быстро выполнять новые задачи, возникшие у компании во время пандемии? И над чем сейчас работаете?
В связи с повышенным спросом на наши препараты в период пандемии серьезно выросли объемы производства, что повлекло за собой увеличение численности сотрудников завода на 30%. Прежняя система обучения перестала справляться со своей задачей, нужен был более системный подход. Мы запустили проект по оценке и развитию профессиональных компетенций, составили перечень ключевых позиций, опросили внутренних экспертов и подробно описали знания и навыки, необходимые для успешной работы. Полученный профиль должности позволил оценить навыки текущих специалистов и определить зоны для развития, а также составить более четкие требования к кандидатам в процессе найма.
При большом количестве новых сотрудников у менеджера не всегда есть возможность уделить внимание каждому, ответить на вопросы, быстро погрузить новичка в детали производственных процессов. В помощь руководителям мы запустили голосовой помощник «Полина», уже сейчас в него загружено более двухсот ответов на самые актуальные вопросы по производственным и технологическим процессам. Это экономит время и дает возможность каждому оперативно получить необходимую информацию. Мы планируем расширять сервисный функционал «Полины», этот инструмент сможет не только обучать, но и осуществлять проверку усвоенных знаний. Кроме того, со временем планируем загрузить в помощник ответы на кадровые вопросы, интересующие сотрудников, — сколько дней отпуска осталось, как оформить то или иное заявление и т. д.
Вот уже полгода в компании действует программа «Признание заслуг»
Сейчас мы активно работаем над роботизацией кадровых процессов. Автоматизируем процессы кадрового администрирования: оформление компенсаций, льгот, отпусков и другие рутинные функции. Система будет подсказывать сотруднику, как заполнить бланк, сама отправит его на подпись руководителю и в бухгалтерию.
Какие задачи бизнеса решает цифровизация кадровых процессов? Помогает ли она экономить время?
Еще до пандемии в компании был создан единый центр обслуживания, который вобрал в себя поддерживающие административные функции всех департаментов. Мы стандартизировали обработку договоров и счетов, работу с контрагентами, упростили и автоматизировали рутинные процессы, чтобы дать коллегам возможность сфокусироваться на бизнес-задачах. Благодаря оптимизации и стандартизации процессов экономим около 20 000 человеко-часов в год.
В связи с пандемией появились ли у вас новые приемы коммуникации?
Весной в нашу жизнь прочно вошел корпоративный мессенджер Slaсk. Он удобнее почты и других чатов, позволяет быстро решать рабочие вопросы с коллегами, создавать кросс-функциональные чаты, проводить видеоконференции. По электронной почте мы теперь общаемся только с внешними партнерами. Частота использования Zoom выросла в десятки раз. Мы стали больше встречаться онлайн, чаще проводим обучающие вебинары. С их помощью не только делимся с коллегами знаниями, но и сохраняем атмосферу единой корпоративной среды, поддерживаем вовлеченность сотрудников и чувство сопричастности.
Что еще способствует созданию единой среды?
Мы общаемся не только по рабочим вопросам. В компании регулярно проводятся образовательные лекции для сотрудников по литературе, искусству, религии, истории. Больше года у нас работает «Зеленый комитет», созданный неравнодушными сотрудниками. Развиваем проекты, направленные на поддержание экологии и развитие ответственного отношения к природе. Например, заменили всю пластиковую посуду на керамическую, запустили раздельный сбор мусора, собираем «добрые крышечки» и батарейки, присоединились к проекту по сбору и переработке вещей «Доброворот». Организуем обучающие мастер-классы по раздельному сбору мусора, ответственному потреблению и экообразованию. Такие инициативы объединяют сотрудников, повышают командный дух.
Вот уже полгода в компании действует программа «Признание заслуг». Каждый сотрудник может предложить идею по улучшению бизнеса и новым продуктам. Мы уже получили почти две сотни идей. Два раза в месяц руководство обсуждает каждое новое предложение. Многие инициативы внедряются, принося финансовый эффект и повышая эффективность бизнеса. Все участники программы получают обратную связь и бонус за инициативу. Компания выплачивает его во внутренней валюте, которую мы назвали «полик». На нее можно купить в нашем магазине корпоративные брендированные сувениры: флешки, визитницы, термокружки, рюкзаки и маски.
Чем эффективен подход «HR как бизнес-партнер», который принят у вас в компании? Можете привести примеры эффективного кросс-функционального взаимодействия?
Команда HR хорошо понимает, какие цели и задачи стоят перед компанией, какие проблемы появляются «на стыке» функций. Мы инициируем дополнительные встречи, подбираем состав участников так, чтобы обсуждение прошло максимально продуктивно, расставляем акценты на том, что нужно улучшить или изменить, ускоряем обсуждение и решение проблем. Ежегодно проводим опрос вовлеченности сотрудников, результаты которого обсуждаем отдельно с каждым подразделением, вместе формируем план по улучшению. Такие обсуждения помогают нам выявить проблемные зоны во взаимодействии коллег и предложить эффективные решения.
Как вы мотивируете и контролируете сотрудников, работающих удаленно?
Если сотрудник знает стратегию компании и цели своего подразделения, понимает собственные задачи, имеет все необходимые ресурсы и регулярно получает обратную связь от своего руководителя, дополнительный контроль, на мой взгляд, не нужен. Но это возможно только в том случае, если менеджер выполняет свою основную миссию: вдохновлять, мотивировать, развивать и поддерживать команду.
Именно поэтому мы уделяем большое внимание развитию наших руководителей. В марте 2019 года запустили модульную программу развития менеджеров JUMPP (just use more people potential — «больше применяй потенциал людей»), где обсуждаем вопросы лидерства, делимся лучшими практиками, приглашаем внешних спикеров, работаем над проектами в кросс-функциональных командах.
Раз в полтора месяца проводим для всех сотрудников коммуникационные сессии
Делимся результатами работы компании, финансовыми показателями, новостями о ключевых проектах. Иногда такие сессии проходят в формате интервью, когда коллеги задают друг другу вопросы о специфике работы подразделений, тем самым позволяя сотрудникам больше узнавать о работе других подразделений.
Сегодня многие компании участвуют в «битве за таланты». Для вас это актуально?
Конечно, чтобы оставаться в числе лидеров и быть конкурентоспособной компанией на рынке, реализовывать масштабные проекты, нам важно привлекать талантливых сотрудников, обладающих не только экспертизой, но и открытостью к инновациям, смелым идеям, умением мыслить и искать решение за рамками существующих шаблонов. Мы активно привлекаем в компанию молодых специалистов — студентов последних курсов или выпускников на стажерские позиции. Сейчас у нас работают 15 стажеров в различных департаментах. У каждого есть шанс проявить себя и остаться работать в компании уже в качестве специалиста.
Чем вы их привлекаете и удерживаете?
Мы мобильны в принятии решений, даем сотрудникам самостоятельность и возможность влиять на результат. У нас можно и нужно принимать самостоятельные решения, брать за них ответственность, при столкновении с трудностями искать нестандартные решения, челленджить привычные способы действий, которые уже могли потерять свою актуальность. Мы побуждаем сотрудников пользоваться возможностями и совершать ошибки. Важно извлечь правильные уроки и идти вперед. Нам интересны люди из разных сфер с прогрессивным взглядом на бизнес, способные самостоятельно формировать повестку, предлагать новые идеи, инициировать изменения, вовлекать и мотивировать сотрудников. Важно, чтобы человек чаще задавал вопросы: «Почему так? Как сделать лучше?» Мы меняемся, активно внедряем лучшие практики, поддерживаем культуру бережливого производства и постоянных улучшений. В этом году к нам вернулись 24 бывших сотрудника и около 20 пришли по рекомендации работающих у нас коллег. Это важный показатель, отражающий правильность вектора движения компании.
Какие новейшие HR-тренды в отрасли нужно учитывать?
В современных условиях HR играет роль связующего звена в компании, помогает договариваться коллегам из разных функций, инициирует изменения, поддерживает и развивает корпоративную культуру. Нам очень важно работать на опережение, прогнозировать будущие возможности и челленджи, действовать проактивно, уже сегодня привлекать и развивать экспертизу, которая понадобится бизнесу завтра.
*На правах рекламы