На полной мощности: правила продуктивного участия в деловом мероприятии

Два миллиона мероприятий, 250 млн участников (из них 6 млн иностранцев) и $184,2 млрд прямого вклада в ВВП — такова впечатляющая статистика Events Industry Council за 2016 год по экономическому влиянию индустрии деловых мероприятий США, опубликованная на днях. И, как говорится в отчете, одним из существенных факторов, воздействующих на доходность отрасли, стало увеличение количества участников мероприятий.

Обратите внимание еще раз: количество людей, посещающих бизнес-форумы, выставки, конференции и всевозможные семинары, растет. Однако причина не только в том, что индустрия вышла на совершенно новый уровень развития и качество мероприятий улучшается — ценность ивента все больше осознается теми, ради кого он существует: его участниками.

Конечно, далеко не каждое мероприятие можно назвать образцовым в плане организации, и далеко не каждое может похвастаться тем, что становится для своих посетителей полезным инструментом профессионального или личного развития. Однако важно помнить, что мероприятие — это улица с двусторонним движением и для достижения максимального результата необходимы усилия всех, кто в нем задействован, то есть не только организаторов, но и самих участников. Поэтому давайте поговорим о правилах участия в деловом мероприятии, соблюдая которые, вы сможете получить максимум пользы.

Выбирайте с умом

Каждый год в Лас-Вегасе проходит 21 864 конгресса. Каждый день мы получаем приглашения посетить то или иное мероприятие в России или за рубежом. Их так много, даже в отдельно взятой сфере, что многих из нас накрывает волной «парадокса выбора», когда из-за количества предложений мы готовы отказаться выбирать вообще. Но если грамотно подойти к алгоритму поиска «своего» мероприятия, то эта задача становится гораздо проще.

Во-первых, подпишитесь на ресурсы, которые анонсируют мероприятия в вашей сфере, таким образом вы сэкономите свое время, просматривая лишь короткие анонсы, названия и даты и отсекая совершенно неподходящее.

Во-вторых, обращайте внимание на рекомендации коллег и задавайте вопрос тем, кто принимал участие в мероприятии в прошлом, — отзывы реальных участников вкупе с остальной информацией о мероприятии помогут вам принять верное решение.

В-третьих, оцените сайт мероприятия, которое вы рассматриваете как один из вариантов. Сайт — это визитка мероприятия, и у хорошего ивента он информативен, удобен в навигации и имеет мобильную версию.

Проделайте домашнюю работу

Сюда относятся как стратегические, так и тактические задачи:

— составьте список всех своих целей: продумайте, зачем вы идете на мероприятие и каких результатов ожидаете от него;

— определите, с кем вы хотели бы встретиться на мероприятии лично и постарайтесь согласовать встречу самостоятельно, если иная возможность не предусмотрена организаторами;

— если это крупное мероприятие, подпишитесь на его организаторов в соцсетях: здесь важно подключиться не только к «официальным» каналам события, если они есть, но и подписаться на личные страницы тех, кто стоит во главе мероприятия. Обычно такие специалисты много рассказывают о своем детище: о нюансах, этапах и преимуществах. Это даст вам представление о качестве организации, а кроме того, вы сможете составить сугубо субъективное мнение о личности организатора. И если она вам импонирует, это еще один плюс, пусть и не решающий, в копилку мероприятия;

— подготовьте все, что может вам пригодиться на мероприятии, опять же в соответствии с вашими конкретными задачами: визитки, материалы о компании и т. п., и не забудьте о личных вещах, необходимых для того, чтобы чувствовать себя комфортно.

Используйте инструменты, предлагаемые организаторами

Организаторы используют все больший набор инструментов взаимодействия с аудиторией: до, во время и после мероприятия. Все это делается для того, чтобы вы получили максимум пользы, поэтому не игнорируйте нововведения и предложения.

Вас пригласили в группу или чат события на Facebook или в Telegram? Подключитесь и задавайте там вопросы организаторам, связывайтесь с другими участниками, а если это мероприятие вам нравится, приглашайте в группу своих коллег или друзей.

У мероприятия есть приложение? Установите его, как минимум у вас под рукой будет расписание, и вы будете в курсе почти неизбежных изменений.

Организаторы призывают задавать вопросы или участвовать в интерактивном голосовании после сессии? Не убегайте из зала, ваш голос важен и может быть решающим для контента мероприятия.

На мероприятии предусмотрены какие-то особенные форматы или технологии? Выберите те, которые наиболее вам интересны и соответствуют вашим целям, и попробуйте их. Будь то раскраска для взрослых, braindate или VR — заранее не знаешь, что станет толчком к креативу или прологом к новым проектам, и уж наверняка такой опыт принесет вам новые эмоции.

Вы получили материалы после конференции? Изучите их, не откладывая в долгий ящик. Таким образом вы помогаете самому себе лучше усвоить новую информацию. К тому же, перечитав материал в другой обстановке, вы можете обнаружить, что остались вопросы, которые вы забыли или не захотели задать в ходе мероприятия. В этом случае напишите спикерам, если организаторы анонсировали такую возможность, незамедлительно: обычно эксперты доступны для общения в течение ограниченного времени до и после мероприятия, поэтому не стоит тянуть с сообщением.

Запланируйте конкретные действия после мероприятия

Часть их будет связана с теми целями, которые вы поставили себе для участия. Часть возникнет уже после: например, написать сообщения новым знакомым, изучить дополнительную информацию, ссылку на которую дал спикер на выступлении, заполнить анкету организаторов.

Кстати, об анкете: постарайтесь отнестись к этой задаче, часто воспринимаемой как никому не нужная трата времени, серьезно. Ошибочно думать, что ваше мнение ничего не изменит — сегодня как никогда ранее точка зрения участника имеет решающее значение для следующего мероприятия, формируя качество его контента и общую эффективность.

Отведите на анкету достаточно времени и ответьте на вопросы максимально конкретно и подробно — это вклад в ваше общее с организаторами дело.

Запишите свои впечатления

...и поделитесь ими с организаторами. Это полезное упражнение: для вас это возможность поразмышлять над тем, что лично вы можете сделать лучше в следующий раз (необязательно применительно к тому же самому мероприятию), например, вы поймете, что чувствуете себя гораздо комфортнее, если прибываете на мероприятие одним из первых, или что какой-то определенный формат вам абсолютно не подходит; для организаторов же любая развернутая обратная связь на вес золота, потому что она помогает подкрутить настройки следующего мероприятия еще точнее.

Меняйтесь

Мероприятие — это не только и не столько новая информация, общение и лиды. Хорошее мероприятие — это катализатор перемен: как вы примените новые знания? как используете новые знакомства? какие решения и новые углы зрения откроются вам в ходе конференции или в процессе размышлений до и после нее?

Поэтому самое главное, что вы можете вынести из качественно организованного и проведенного мероприятия, — это желание изменить то, что требует перемен, и конкретный план действий по реализации своих профессиональных задач.