Выйти из кабинета: станут ли российские чиновники эффективнее работать в модном офисе
Социологи Центра перспективных управленческих решений в течение года изучали поведение чиновников в новых для них условиях — не за дверями отдельных кабинетов, а в современном опенспейсе. Опенспейс символизирует прозрачность, модернизацию, скорость распространения информации, отказ от иерархии, сплоченность тех, кто находится бок о бок. Исследовательница и старший эксперт ЦПУР Дарья Шубина выяснила, что, если все российские госслужащие переедут в подобное пространство, это ускорит долгожданную трансформацию госслужбы: отомрут архаичные практики типа служебных записок и излишне секретных документов, иерархия «начальник — подчиненный» станет менее болезненной и чиновники смогут работать значительно эффективнее.
Зачем нужны Workplace studies
Workplace studies — это область исследований, которая занимается изучением рабочих мест: как происходят рутинные социальные взаимодействия на работе, как в этом участвуют информационные технологии, каким образом пространство может влиять на социальные отношения между сотрудниками, какую роль в коммуникации играют письменные документы и многое другое. Подобные исследования появились в 1990-е годы как направление этнографии, сегодня в них участвуют социологи, психологи, бизнес-антропологи, дизайнеры, экономисты и др. Исследования рабочих мест помогают работодателям устроить рабочий процесс таким образом, чтобы получить оптимальные результаты с точки зрения производительности сотрудников, а также их удовлетворенности от работы, здоровья и благополучия.
Окружающее пространство влияет на всех. Если вы с коллегами сидите в разных кабинетах, то коммуникация скорее всего будет осуществляться по телефону или мессенджеру, могут возникнуть недопонимания, не считается тон беседы, в таком формате сложнее посочувствовать коллеге, если нужно, к тому же бывают технические проблемы — барахлит интернет, вас не расслышали по телефону или вы не вовремя ответили на сообщение. Если же вы каждый день работаете бок о бок, то чаты скорее всего исчезнут из вашей рабочей жизни — большинство обсуждений будет происходить «на лету». Но что происходит, когда пространственные условия резко меняются, а социальные взаимоотношения в организации устроены таким образом, что такие обычные коммуникации и неформальное общение не в почете? Это и есть кейс переезда российской госслужбы в открытый офис.
Зачем переводить чиновников в опенспейс
Офисы госслужащих по всему миру меняются в сторону более открытых, прозрачных и демократичных пространств. Отчасти это продиктовано желанием сэкономить деньги налогоплательщиков с помощью энергоэффективных комплексов, в российском кейсе это стало одной из причин переезда — в прошлом году в опенспейс в башне Москва-Сити переехали 5000 госслужащих из трех министерств: Минэкономразвития России, Минпромторга и Минкомсвязи, что уже позволило сэкономить до 300 млн рублей в год.
Но что особенно интересно, госслужащие и сами понимают, что пора трансформировать привычные рабочие практики. Бизнес-сектор становится ориентиром, которому удается преуспевать даже в самых непредсказуемых условиях и сотрудники которого часто справляются с инновационными задачами. Госслужба сегодня мало чем отличается от больших корпораций: система должна уметь реагировать на самые неожиданные изменения внешних условий, и главное, привлекать лучших специалистов.
Коммерческий сектор начал переходить к опенспейсу еще в 1980-х, а сегодня завоевывает популярность концепция «гибких офисов», которые чаще всего устроены по типу открытых рабочих пространств. У госслужбы есть все возможности для того, чтобы взять на вооружение лучшие решения бизнеса по размещению сотрудников.
В чем специфика российского кейса
Чиновникам трех министерств впервые пришлось отказаться от коридорно-кабинетной системы и научиться сосуществовать бок о бок в новом опенспейс пространстве башни Москва-Сити.
Госслужащие как профессиональное сообщество обладают набором специфических черт: они ценят формальности, иерархию, редко общаются в неформальной обстановке, не очень любят преобразования. Они знают, как себя вести в разных ситуациях и изо дня в день воспроизводят понятные социальные отношения. Опенспейс же символизирует прозрачность, модернизацию, скорость распространения информации, отказ от иерархии, сплоченность тех, кто находится бок о бок. И, конечно, у российских госслужащих возникает противоречие: не так они представляли себе идеальное рабочее место. В условиях, когда рабочее пространство представлено госслужащим в ультимативной форме (то естьс его невозможно сменить или значимо преобразовать), можно ожидать либо что госслужащие переймут ценности, которые транслируются им опенспейсом, либо что они станут «по-партизански» подстраивать новое пространство под себя и свои убеждения.
В российском кейсе мы наблюдаем интересный микс — элементы нового рабочего пространства влияют на поведение чиновников, но проверенные временем своеобразные социальные отношения влияют на то, как все устроено в новом опенспейсе.
С одной стороны, госслужащие стали больше общаться, решать вопросы, повернувшись к коллеге за соседним компьютером, не утяжеляя процесс служебными записками. Многие вопросы начали решаться на уровне исполнителей, без привлечения руководителей. Укрепились неформальные связи: сотрудники сразу нескольких департаментов вместе обедают в общей столовой и общаются на перекурах. Сократилась дистанция между руководителями и подчиненными: в общем открытом пространстве быстрее и проще решать возникающие вопросы. Самый яркий пример — уменьшение числа рабочих материалов, которые помечаются как «документы для служебного пользования (ДСП)». Это как раз очевидное влияние опенспейса: в открытом офисе до смешного непросто «прятать» информацию.
Однако в новом пространстве смогли найти свое выражение и старые, традиционные установки госслужащих. Иерархия в отношениях между коллегами ушла не до конца. Это проявляется на всех этапах переезда: сначала госслужащие распределяли места в опенспейсе, и самые удобные обязательно доставались руководителям. Интересно, что чаще всего самое удобное место — это как можно дальше от публичных зон (проходов, переговорных комнат, входа на этаж и т.д.) и, желательно, скрытое от чужих глаз (например, за колонной, небольшим шкафом, высоким растением и т.д.).
Начальникам, в отличие от рядовых сотрудников, удается при желании персонализировать свое рабочее место. Самый популярный способ обозначить, что тут сидит руководитель — поставить рядом со столом стойку-вешалку для пиджака. Кроме иерархии, госслужащие отличаются герметичностью сообществ, которые образуются в процессе работы. Всегда проще найти общий язык с коллегами по «своему» департаменту или хотя бы ведомству. Герметичность таких сообществ влияет и на отношения в новом офисе: несмотря на то что башня общая сразу для нескольких организаций, некоторые ведомства заблокировали вход на свой этаж для коллег из других органов (сотруднику другого ведомства пройти можно только «по приглашению»). Получается, что прийти и пообщаться с контрагентом лично часто невозможно — и приходится снова звонить, писать имейлы и официальные обращения в орган, который может находиться всего на этаж ниже.
ЕПК стал пионером в разрушении стереотипов о том, что чиновники должны обязательно сидеть в закрытых кабинетах, бояться человечного общения и прятаться за документами. Процесс подбора конкретного формата оптимального рабочего пространства для госслужащих — непростой и небыстрый процесс, который у зарубежных госслужб занял десятилетия. Как показывает мировой опыт, самое главное в этом движении — использовать весь доступный потенциал исследовательского и практического опыта, привлекать исследователей и консультантов к участию в проектировании, создании и оценке новых офисов. Критически важно учитывать пользовательский опыт самих госслужащих. Несмотря на то что у сотрудников госслужбы могут оставаться некоторые закостенелые представления о работе, в ЕПК они проявляют большую готовность адаптироваться к новым условиям, а их идеи по обустройству рабочего пространства часто проливают свет на задачи, которые не сразу могут решить даже опытные проектировщики.
О Центре перспективных управленческих решений: ЦПУР занимается изучением госслужбы с социологической точки зрения. ЦПУР ставит своей задачей поиск ответа на вопрос: как в имеющихся институциональных условиях повысить качество государственного управления, выступает координатором и модератором процесса решения общих задач государственного и коммерческого сектора, ставя своей миссией поиск взаимовыгодных решений для государства и бизнеса.