Сказ о непотерянном времени

Мы все куда-то спешим, часто жалуемся на бешеный ритм и нехватку времени. И у меня ритм такой же, и я спешу. А когда надо сделать важную работу или решить какой-то личный вопрос, я знаю, как мобилизоваться, какие методики применить, чтобы все успеть. Этому я научилась еще в 2006 году, когда прошла курс тайм-менеджмента и стала читать книги про управление временем. Я не просто освоила методики, я научилась любить и ценить свое время — невосполнимый, ограниченный ресурс. Недопустимо тратить его впустую. Есть одно хорошее упражнение — написать себе эпитафию. Вряд ли кто напишет: «Сгорел на работе». Стоит жить каждый день так, будто он последний, и тогда качество жизни вырастет. Про это еще древнегреческие философы писали. Меня в детстве очень напугала «Сказка о потерянном времени» Шварца. И часы, тикающие: «Тик-так — жизнь проходит».

Освободите время

Хронофаги, или пожиратели времени, — это одно из понятий тайм-менеджмента. О нем писал еще Андре Моруа в «Письмах незнакомке»: «Хронофаг — это чаще всего человек, у которого нет настоящего дела и который, не зная, как убить свое время, решает заполнить свой досуг, пожирая ваше. Наглость этой твари невероятна... Не надейтесь умаслить хронофага, бросив ему поглодать частицу вашего времени. Он ненасытен... Отсюда мораль: держитесь с хронофагами твердо и беспощадно истребляйте их. Мягкостью и щепетильностью ничего не добьешься».

Главный способ борьбы с хронофагами — найти их и обезвредить. Классические хронофаги — это нечетко поставленные цели, отсутствие системы в делах, в документах, на рабочем столе и в компьютере. Неэффективные совещания — тоже поглотители. Научитесь их организовывать. Любое совещание нужно готовить. Мы в компании, например, описали процесс организации эффективного совещания, создали шаблон повестки — это файл с небольшим количеством пунктов, где надо написать цель совещания, ожидаемые результаты, кто и как должен подготовиться. Я хочу даже ввести правило: если нет повестки совещания, то сотрудник имеет право на него не приходить.

Хотите найти свои хронофаги, начните вести хронометраж дня. То есть просто записывайте весь день. И станет ясно, чего можно не делать вовсе, а что можно делегировать или сделать как-то иначе и быстрее.

В моем понимании тайм-менеджмент — это привычка наблюдать за своим временем со стороны и думать, как его расширить.

Делать одно дело, а не сразу

несколько за раз

Хронометраж, если его вести добросовестно, разрешает заниматься только одним делом в единицу времени и уменьшает число подходов к задаче. То есть спасает ваше время.

Важный совет, который я получила из книги гуру тайм-менеджмента Глеба Архангельского и который успешно применяю, — не оставлять главные и большие дела на потом, не копить их. Много свободного времени не будет никогда, лучше на это не рассчитывать. Каждый день уделяйте важному делу немного времени, и результат скоро будет.

Упрощайте себе жизнь. Например, мой принцип: нет бумажным визитным карточкам. Я сразу все контакты вбиваю в свою базу в интернете и карточку безжалостно выбрасываю. Найти нужный контакт в электронном формате быстрее, чем искать визитку. И база всегда под рукой.

Создавайте свою персональную ТМ-систему постепенно, организуя ее по принципу, который Архангельский называет «методом ограниченного хаоса». Если вам требуется много времени на поиск нужного, реорганизуйте систему; главное, чтобы наведение порядка не занимало больше времени, чем жизнь без него. Привлекайте помощников — электронную почту, календарь, записную книжку, ваш смартфон и разные полезные программы. Если устройства жизнь усложняют, с ними надо безжалостно расставаться. Электронная почта — классический хронофаг. А она должна помогать, а не отвлекать. Важно научиться ее правильно использовать. Например, отфильтровывать письма, чтобы новые сообщения автоматически распределялись по папкам. Уведомления о новых письмах советую отключить — они рассеивают внимание. Я проверяю почту 2–3 раза в день, не больше: с утра, чтобы организовать свой день, после обеда, чтобы ответить на срочные письма и внести изменения в планы при необходимости, и уже в конце рабочего дня. А еще очень удобно оставлять ограниченное время на электронные письма. Например, один час перед важным совещанием или встречей. Тогда работа пойдет быстрее, письма будут короче. Что сэкономит время и получателю.

Купите немного времени

Делегирование — очень важное качество руководителя. Наблюдая за многими директорами, я вижу, что не все умеют это делать и часто берут всю работу на себя. Но важно научиться разделять полномочия и передавать ответственные задачи сотрудникам. Для этого есть простой способ. Посчитайте, сколько стоит ваше время и что будет стоить дороже — если вы сделаете это сами или закажете кому-то.

И еще важно заражать ТМ-бациллой друзей, коллег. Мы зависим от людей, а если они будут неоперативны и неэффективны, то и наше время пострадает.

Любите себя и свое время

В тайм-менеджменте большую роль играет психология. Пусть изменения будут в радость. Себя нужно обязательно хвалить за небольшие достижения — пойманный хронофаг или приобретенные полчаса времени на себя.

Я помню 2006 год, был морозный вечер, падал снег, я шла домой с работы и по привычке нервничала, не забыла ли что-то из важных дел. А незадолго до этого я внесла все свои задачи — и рабочие, и личные — в MS Outlook. И в тот момент я вдруг поняла, как я счастлива. Все под контролем! Работы у меня меньше не стало, но все задачи теперь собраны в одном месте и я про них не забуду. И знаю, как уделить время главному.

И, конечно, важно уметь отдыхать — давать себе возможность ничего не делать. По выходным например. Пролежать весь день с книжкой на диване. И читать не только книги про тайм-менеджмент, но и приятную литературу.