Закупки в бизнесе не менее важная деятельность, чем продажи. Эффективность закупок – ключевой фактор конкурентоспособности бизнеса. Компании постоянно покупают материалы, сырье, комплектующие, оборудование и даже человеческие ресурсы, если, к примеру, речь идет о консалтинговом бизнесе или агентстве, устраивающем маркетинговые мероприятия. Для ведения дел необходимы компьютеры, офисная техника, канцтовары, кассовые аппараты и прочие вещи. Обычно закупками занимается специальный человек или даже целый отдел. Это не такая простая работа, как может показаться. Существуют даже программы профессиональной подготовки закупщиков в вузах.
В этой деятельности есть две вечные проблемы, которые, благодаря инновациям вскоре уйдут в прошлое. Непрозрачность тендеров и победа в конкурсах, присуждаемая одни и тем же поставщикам из года в год. Это все еще стандартная ситуация для многих российских компаний. Из-за того, что у закупщиков есть предпочитаемые поставщики, все остальные оказываются не у дел, иногда даже не доходят до конкурса. Компания в итоге тратит больше, чем могла бы, выплачивая завышенную цену, в которую часто уже заложена «благодарность» закупщику, который выбрал нужного победителя в конкурсе. Головную боль владельцев компаний вызывает и другая сложность — недобросовестные поставщики, которые получили заказ, но не спешат исполнять условия контрактов или исполняют их не полностью.
На двух этих проблемах компании ежегодно теряют огромные суммы и, что еще важнее, время. Отсрочка поставки вызывает задержку вывода продукта на рынок. Более быстрые конкуренты получают преимущество. Компания, в которой закупочная деятельность выстроена неэффективно, теряет позиции.
Время перемен
Информационные технологии позволяют сократить расходы на закупки, устранить «серые» схемы и заставить поставщиков внимательнее относится к исполнению контрактов. По данным компании Accenture, в 2007 году на закупочную деятельность бизнес в среднем тратил 1% от общей стоимости закупаемых товаров (помимо прямых материалов и сырья для производства). В 2017 году эта цифра снизится до 0,8%, а к 2027 году сократится уже до 0,3%. Это произойдет, благодаря использованию инноваций. В частности, помогут бизнес-сети.
Вспомним, как развивался рынок электроники. Как мы выбирали мобильный телефон до того, как появился «Яндекс.Маркет»? Шли в ближайший магазин и покупали то, что есть. Практически невозможно было быстро узнать, справедливая ли цена в этом магазине, есть ли товары получше за те же деньги – если только у человека не было желания обойти весь город, занести все телефоны с характеристиками в блокнот, а затем выбрать оптимальный вариант.
Но бизнес до сих пор закупается по таким старым привычным схемам. До недавнего времени крупная сеть спортивных товаров вручную работала с поставщиками: закупщики сводили предложения в Excel и не могли выбрать вариант с оптимальными условиями. Когда эта компания присоединилась к бизнес-сети, цены по некоторым позициям удалось снизить в два раза, а длительность аукциона – с 20 дней до 25 минут. В итоге в первый год использования сети ритейлеру удалось сократить затраты на закупки на 19%.
Лучшие практики из обычной жизни сейчас переходят в бизнес-среду. «Яндекс.маркет» стал социальной сетью для общения поставщиков и покупателей. Facebook уже работает в том числе, как коммерческая платформа — там можно создать магазин и продавать что угодно — от билетов на концерты до продуктов питания. Потенциальных покупателей, можно искать по их персональным предпочтениям. Именно такие же принципы начинают использоваться в корпоративной среде.
Допустим, компания, торгующая продовольственными товарами в розницу, планирует открыть очередной магазин. Для этого нужно приобрести холодильники, кондиционеры, слайсеры, стеллажи и так далее. Для каждой категории товаров обычно уже есть пара-тройка излюбленных поставщиков, между которыми и происходит «конкуренция». В кавычках, потому что это никакая не конкуренция. Компания в такой ситуации может годами закупаться по завышенной цене. Ведь к таким конкурсам нет доступа у новых производителей, которые, возможно, уже давно предлагают товар дешевле и качественнее.
Кроме того, «прикормленные» поставщики обычно расслабляются: конкуренции практически нет, можно договариваться между собой и диктовать условия клиенту. Впрочем, им тоже невыгодна эта схема, даже если кажется по-другому, — их бизнес, как правило, полностью зависит от одного-двух клиентов. Заказчик может в ультимативном порядке потребовать снижения цены, скажем, на 10%, объяснив это падением курса евро, и поставщику будет некуда деться — ведь основная выручка генерируется этим покупателем.
Для рынка в целом плохо, когда компании годами закупаются у одних и тех же поставщиков по «серым» схемам и завышенным ценам. В такой ситуации новым игрокам не прорваться на рынок, а у поставщиков, которые годами получают контракты не особенно напрягаясь, за «благодарность», нет мотивации развиваться и вкладываться в инновации. Маленькое производство из Калужской области просто не имеет шансов попасть в систему закупок крупной розничной сети в таких обстоятельствах. Даже если у компании самые инновационные в России разработки холодильных камер по честным ценам, потенциальный клиент об этом никогда не узнает.
Проверка рынком
Бизнес-сеть для закупок, по сути, – это более совершенная версия розничного маркетплейса вроде «Яндекс.Маркета». Чтобы разместить свое предложение, поставщик должен предоставить подробную информацию: цена каждой позиции, скидки за объем, сроки поставки и прочее. По этим параметрам покупатель будет выбирать оптимальный вариант из всех, что представлены на площадке. Процесс закупок, таким образом, получается прозрачным и простым.
Поставщикам, конечно, приходится немного постараться: заполнить профиль, предоставить данные, а если товар технически сложный (например, прокатный стан или канаты для нефтедобывающих компаний) – отдать его на экспертизу. С другой стороны, даже небольшая компания при соблюдении всех условий может попасть в бизнес-сеть и конкурировать на равных с крупными поставщиками за серьезные заказы.
Есть в бизнес-сети и «лайки», которые помогают определить, насколько поставщик хорош. Другие клиенты ставят оценки, публикуют отзывы. Это отличный способ проверить эффективность собственной закупочной деятельности, получить более объективную картину о поставщиках, с которыми сложились давние отношения.
Иногда оказывается, что 80% закупок в компании приходится на одного поставщика, хотя на рынке есть еще десяток продавцов не хуже. В бизнес-сети можно увидеть, что выгоднее заказать товар из Венесуэлы, даже с учетом пошлин и доставки – потому что единственный поставщик из России накручивает немыслимую маржу, да и другие условия у него хуже.
Возможности «маркетплейса» для бизнеса гораздо шире, чем просто поиск поставщика. Фактически, функционал бизнес-сети дает возможность организовать весь цикл закупок в одном окне.
Покупатель может настроить параметры закупок: что важно, что нет, каких поставщиков готова компания видеть в конкурсе, а какие не приветствуются. После настройки тендер публикуется, поставщики присылают заявки, из них выбирается победитель и начинается процесс заключения контракта. Последний этап иногда затягивается настолько, что превышает по срокам все другие стадии.
В облачной бизнес-сети автоматизированная система формирует контракт с учетом всех указанных на первом этапе параметров. Поставщик уже не сможет безнаказанно нарушить условия, а покупателю не придется объяснять, что «мы так не договаривались» – каждая мелочь зафиксирована, и со всеми условиями все согласились.
Если все же поставщик нарушает договоренности, это фиксируется в системе. Бизнес-сеть хранит информацию о точности поставки, наличии претензий, отклонениях фактической доставки от заказанного количества. Конечно, это все – коммерческая тайна, но большинство компаний предпочитают делиться этими данными. Потому что в итоге это выгодно всем — бизнес-сеть приносит наибольшую пользу, если клиенты открыто оценивают работу контрагентов.
Хорошо знать, если точность поставок у одной компании, например, составляет 98%, а у другой — 90%. Кому-то это покажется некритичным, может быть цена важнее, а для кого-то это самый главный критерий выбора. Бизнес-сети также могут предоставлять специальный инструмент, который анализирует внешние источники данных: новостные ленты, опубликованные экспертные отчеты – и на их основе формирует карточку рисков контрагентов.
Закупки и продажи через бизнес-сети — это уже общемировая практика. Они активно применяются не только в рознице, но и в промышленности. Например, из пяти крупнейших мировых предприятий химической отрасли три состоят в такой сети. В России также есть множество примеров. Так, крупный российский дистрибьютор ГК «МЕГАПОЛИС» сэкономил 10 миллионов рублей только за первый месяц использования бизнес-сети. При том, что компания на тот момент автоматизировала только некоммерческие закупки – то есть затраты на собственные нужды.
Бизнес-сети позволяют быстрее взаимодействовать с поставщиками, снижать затраты на все операции. Такие облачные сервисы не требуют инвестиций в оборудование. Сервис-провайдер регулярно и автоматически обновляет платформу, добавляет новые функции.
Андрей Шарак, Светлана Рагимова