«Чеки» онлайн: как Альфа-Банк упрощает авансовую отчетность

Зачем автоматизировать авансовую отчетность

Сервис «Чеки» от Альфа-Банка и стартапа PILX предоставляет клиентам банка совершенно новый подход к учету и отслеживанию расходов в командировках. Такой сервис был необходим еще в середине 2010-х годов, когда широко распространились корпоративные карты. Корпоративная карта — это та же дебетовая карта, но человек тратит с нее не свои деньги, а деньги компании. Только Альфа-Банк выпустил более миллиона таких карт, а всего их в России больше пяти миллионов. Но отчитываться по корпоративным картам нужно дедовским способом: собирать чеки, вносить вручную данные в авансовый отчет. Количество карт выросло быстрее, чем на это смогли среагировать обычные бухгалтерские приложения.

Создатели сервиса на собственном опыте понимали масштаб проблемы. «Мне самому приходилось составлять авансовые отчеты по корпоративным картам. На каждый отчет уходило не меньше часа, — говорит кофаундер сервиса PILX Андрей Гончаров. — Нужно вспомнить, на что ты тратил деньги, найти каждый чек — важно было, чтобы он не выцвел, не постирался, не сгорел, не потерялся. Мы с бухгалтером тратили на это уйму времени».

Теперь клиентам не требуется заниматься ручным сбором и вводом данных по каждому чеку в отчет. Ключевой особенностью нового сервиса является возможность автоматического сканирования qr-кодов с чеков. Этот механизм дает возможность мгновенно загружать все необходимые данные из чека в программу для составления авансовой отчетности. Такой подход позволяет избежать ручной работы, снижая вероятность ошибок и увеличивая эффективность всего процесса.

Это внедрение стало значимым шагом в области корпоративного банковского обслуживания, где эффективное управление расходами важно как для клиентов, так и для самого банка. В нем ожидают, что сервис «Чеки» приведет к повышению удовлетворенности клиентов и улучшит общий опыт в области корпоративного банковского обслуживания.

Как разрабатывали и запускали «Чеки»

В 2020 году, в период активного внедрения онлайн-процессов в налоговое законодательство, на самих чеках стали появляться специальные сведения, которые подтверждали его подлинность, — например, qr-код. Все это позволило перенести составление авансовой отчетности в интернет. Тогда в PILX и приступили к разработке сервиса. Команда активно взаимодействовала с пользователями, собирая обратную связь и учитывая ее при улучшении сервиса. Например, в интерфейсе приложения появилась функция «Выделить все чеки», которой не было в момент создания PILX.

Изначально подразумевалось, что траты по корпоративным картам очень разнородные, и их всегда придется разбивать по разным категориям. Поэтому каждый загруженный в систему чек нужно было отдельно выделять, чтобы потом отнести к нужной категории, даже если категория каждый раз одна и та же. Однажды в компанию обратился человек, который оплачивал корпоративными картами только такси. Ему нужно было перескочить абсолютно лишний в его случае пункт выделения каждого чека по отдельности.

PILX c самого начала ориентировались на распространение своего решения через банк-партнер — им стал Альфа-Банк. В прошлом году банк провел исследование потребностей владельцев корпоративных карт. Выяснилось, что людям нужна помощь в составлении авансовой отчетности.

«В Альфа-Банке при разработке новых продуктов мы всегда учитываем потребности и пожелания клиентов, — говорит Ирина Пономарева, руководитель департамента разработки и развития расчетных продуктов корпоративного бизнеса компании. — В прошлом году мы провели обширное исследование по бизнес-картам, выясняли проблемы, с которыми сталкиваются люди при работе с подотчетными средствами и при формировании авансовых отчетов. Слушая своих клиентов, мы начали активно решать эти вопросы».

Так Альфа-Банк познакомился с решением от PILX: две компании объединились, чтобы автоматизировать работу, которая превращалась в головную боль для людей с корпоративными картами. Пилот проекта был готов уже через месяц.

В поиске инновационных решений для бизнес-задач Альфа-Банк применяет стратегию сотрудничества с инновационными стартапами. Многие бизнес-задачи требуют оперативных и эффективных решений, и в таких случаях сотрудничество с внешними партнерами, такими как PILX, становится приоритетным. Обычно Альфа-Банк ищет оптимальные решения через скаутинг. Однако компания также открыта для заявок на пилотные проекты как от молодых, так и от опытных компаний. «Мы запускаем более 30 пилотов со стартапами и крупными компаниями ежегодно. Каждое третье решение масштабируем на банк, и в этом случае компания становится нашим долгосрочным партнером», — говорит руководитель офиса инноваций Екатерина Соловьева.

Что дальше

Альфа-Банк планирует внедрить ряд значимых улучшений, направленных на повышение удобства пользователей, в сервис «Чеки» в ближайшее время:

1. Подключение к сервису Alfa ID. Внедрение возможности авторизации через банковский профиль обеспечит удобство и безопасность пользователям.

2. Индивидуальные категории расходов. Пользователи получат возможность добавлять собственные категории расходов, что улучшит персонализацию отчетности. Например, добавление отдельной категории для расходов на паром.

3. Отслеживание транзакций по корпоративным картам. Планируется добавить функцию мониторинга всех транзакций по корпоративным картам прямо в сервисе. Это упростит и ускорит процесс отслеживания и анализа расходов.

Ирина Пономарева подчеркнула, что развитие функционала по бизнес-картам в сервисе PILX будет ориентировано на удовлетворение потребностей бухгалтеров и бизнес-пользователей. Среди планируемых улучшений — возможность быстрого запроса документов у сотрудников, что значительно оптимизирует бухгалтерский процесс и обеспечит прозрачность в учете расходов.