Настоящее и будущее онлайн-офисов: как технологии развивают эффективный бизнес
Миграция на российские решения с западных в обозримом будущем достигнет 75%, прогнозируют эксперты. Главным образом этот прогноз касается крупного бизнеса, у среднего и малого темпы ниже: по итогам 2024 года уровень замещения достигнет 25%. Чем объясняется разница в скорости миграции? Все просто: для SMB-сектора переход на локальные технологии зачастую становится сложным процессом из-за ограниченного финансирования, нехватки специалистов нужной квалификации и высокой операционной нагрузки.
И вот тут ключевое значение имеют технологии: они помогают автоматизировать бизнес-процессы, делать их прозрачными, упрощают взаимодействие как внутри компании, так и при коммуникациях с клиентами и подрядчиками.
Главное — правильно подобрать инструменты, а затем их настроить. Кто-то выстраивает для этих целей собственную on-premise-инфраструктуру, кто-то пользуется облачными и гибридными решениями. На первой флагманской конференции Яндекс 360 Yandex Connect подробно обсудили эти вопросы с опорой на практический опыт внедрения облачных технологий. И что особенно важно — использования компаниями любого уровня.
Так, в течение дня участники конференции разбирали вопросы управления проектами, выстраивания работы команд и использования технологий в работе крупного бизнеса. На развитие каких инструментов для работы компании, безопасных облачных решений и достоинства различных систем и особенности предложений стоит обратить особое внимание? Постарались разобраться в этом материале.
Просто, безопасно, по требованию
Любому бизнесу, независимо от масштаба, нужен эффективно работающий и безопасный инструментарий. Собрать его можно из сотен предложений, но вот заставить это разнообразие эффективно работать — задача более сложная. Не говоря о поддержании информационной безопасности, которую «расшатывает» каждый инструмент от нового внешнего поставщика в инфраструктуре компании.
Экосистемность значительно снижает риски для компании. На этом поле сейчас и работает онлайн-офис «Яндекс 360 для бизнеса»: в своей облачной инфраструктуре компания предлагает взаимодействующий друг с другом набор сервисов с единым интерфейсом. Более того, уже в 2025 году компания представит свои on-premise-решения для бизнеса. Они позволят использовать сервисы «Яндекс 360 для бизнеса» в организациях с повышенными требованиями к информационной безопасности.
К слову об информационной безопасности: заказчику достаточно произвести минимальные настройки, чтобы сотрудники компании получили возможность безопасно работать с файлами, пользоваться мессенджером и почтой, контролировать работу по проектам, утверждает руководитель технологического развития «Яндекс 360» Сергей Педченко.
Безопасность данных и защищенная инфраструктура важны как на стратегическом уровне, так и на совсем локальном. Если отдельным клиентам достаточно надежной защиты коммерческих тайн, то бизнесу, связанному, например, с банковской тайной или защитой персональных данных, нужны более серьезные механизмы и гарантии. Даже если сами принципы SaaS бизнесу подходят, нужна серьезная работа с сотрудниками отдела информационной безопасности для понимания
ответственности провайдера услуг и внутренних структур: где хранят информацию, кто имеет к ней доступ, в каких случаях.
«Мы умеем работать с коллегами из ИБ заказчиков с повышенными требованиями безопасности, которым нужна сертификация и соответствие федеральным законам. Наше решение облачное, но безопасное, с четырьмя собственными географически разнесенными по стране дата-центрами, к которым у посторонних нет доступа. Мы обеспечиваем надежности[s1] услуг (QoS) на высочайшем уровне. Есть соответствие Федеральному закону № 152-ФЗ «О персональных данных» и Приказу ФСТЭК № 21, который определяет меры защиты персональных данных при их обработке в информационных системах».
На данный момент в «Яндекс 360 для бизнеса» уже есть простая интеграция между различными сервисами: «Почта» с «Календарем», «Календарь» с «Телемостом», «Яндекс Мессенджер» с «Диском», «Телемост» с «Мессенджером». В планах компании — добиться того, чтобы опыт клиентов, который они получали бы в системах, развернутых на собственной инфраструктуре, был доступен в облаке, причем в легком и комфортном виде.
Как это может выглядеть? Например, отдельные компоненты смогут разворачиваться с помощью решений с открытым кодом для масштабирования Kubernetes максимально просто, буквально по инструкции. Стек необходимых знаний, навыков, используемых технологий также планируется сократить.
При этом облачный подход уже сегодня позволяет реализовать некоторые элементы, недоступные большинству on-premise. Например, ИИ-функциональность при развертывании в рамках собственной инфраструктуры требует очень больших аппаратных ресурсов и сотрудников с узкой специализацией. Однако полезность корректно работающих элементов ИИ трудно переоценить.
Уже существующий механизм «Нейрофильтра» в «Яндекс Почте» для B2C-пользователей позволяет, например, выделить пропущенные важные сообщения и показать их в виде одного предложения с ключевыми фактами
Более того, уже можно реализовывать и более сложные сценарии, например интегрировать «Яндекс Мессенджер» через бот-платформу с YandexGPT. А новый инструмент Assistant API на основе собственной нейросети YandexGPT 4 упрощает создание уникальных фичей, настроенных под задачи конкретной компании.
Assistant API, например, можно обучить на основе рабочей документации бизнеса, а в будущем — внешних баз данных, чтобы тот помогал сотрудникам в работе. Причем возможности по интеграции также очень широки в рамках Yandex B2B Tech, объединяющей технологии Yandex Cloud, «Яндекс 360», других продуктов для корпоративных клиентов. Развитие этого направления позволяет не только предлагать бизнесу любого размера — от стартапа до корпорации — полноценные комплексные решения, но и оперативно внедрять их в работу компаний. Таким образом помогая снизить затраты на инфраструктуру и программное обеспечение.
Но Yandex B2B Tech включает в себя не только это. В одном месте представлен полный набор всех технологий и инструментов «Яндекса» для корпоративных пользователей. В Yandex B2B Tech собраны платформы для создания и управления как облачной, так и on-premise-инфраструктурами, сервисы для визуализации и анализа данных, платформа полного цикла для обработки и хранения данных, инструменты для коммуникации и совместной работы.
Без нейросетей также не обошлось: одно из ключевых направлений Yandex B2B Tech — решения для бизнеса на базе искусственного интеллекта. Например, платформа Yandex Cloud AI Studio для создания приложений на базе искусственного интеллекта. Она объединяет генеративные нейросети YandexGPT и YandexART, технологии синтеза и распознавания речи, интерактивную среду для обучения нейросетей и другие ML-решения компании. А новый инструмент Assistant API, доступный в Yandex Cloud, помогает быстро создавать умных ассистентов под задачи конкретной компании на базе большой языковой модели YandexGPT. Для разработчиков также предложено решение - AI-ассистент для работы с кодом Yandex Code Assistant.
Впрочем, часть решений на базе ИИ уже интегрированы в готовые офисные решения компании. В рамках Yandex Connect были представлены новые текстовый редактор и редактор таблиц как для B2C-, так и для B2B-пользователей. Они создавались на собственной технологической базе. Текстовый редактор получил глубокую интеграцию с YandexGPT 4, благодаря чему появилась возможность как создавать полностью новые тексты с помощью ИИ, так и редактировать и сокращать их буквально в несколько кликов. Кроме того, переход на свой движок позволил значительно повысить производительность: теперь документы в 1000 и более страниц не влияют на быстродействие редактора. Еще одна фишка новых «Документов» — редактировать файлы могут до 100 пользователей одновременно.
Актуальный, универсальный, развивающийся: перспективы сервисов от «Яндекс 360»
Решения on-premise клиенты могут настроить точно под себя, добавив необходимые инструменты и сервисы. Облачные сервисы в этом отношении несколько инертнее, но «Яндекс 360» непрерывно расширяет список доступных продуктов и их функциональность. Анализ текущих и перспективных запросов от клиентов позволил сформировать публичный роадмап, где обозначены планы по разработке и внедрению новых возможностей. В него попадают функции, которыми клиенты пользуются в альтернативных решениях, часто иностранных, но хотят перенести бизнес-процессы в продукты «Яндекса» или совсем новые сервисы. Так, в «Яндекс 360 для бизнеса» появляются новые классы сервисов — «Яндекс Трекер» для управления проектами и организации бизнес-процессов или интерактивные доски для совместной работы в «Яндекс Концепте». Причем в «Концепт», как и в «Почту» или «Диск», легко мигрировать из наиболее популярных аналогов. В том числе Miro, которая ранее прекратила работу в России. Перенос всей информации возможно осуществить в несколько кликов.
Вообще работа с API сильно упрощает миграции и интеграции. Компании могут настраивать интеграцию своих систем: кадрового учета или решения по управлению ресурсами. Так, например, можно создавать гибридные системы, сочетающие элементы облачных структур и on-premise: такие, в которых хранилище файлов или идентификация пользователей — в инфраструктуре компании, а сами сервисы — в облаке. Кроме того, «Яндекс 360» позволяет интегрировать решения с использованием стандартных протоколов или проприетарных API от вендоров — перенос файлов и почты из Google или Microsoft или авторизация с помощью их данных.
Российских платформенных решений, в которых есть одновременно почта, диск, видео-конференц-связь, документы, инструменты совместной работы, совсем немного. С учетом таск-трекеров, встроенных вики-инструментов, элементов ИИ, анонсированной интеграции с «Яндекс Браузером» равновесные предложения найти трудно.
К слову, об интеграции с «Браузером». В рамках все того же Yandex Connect «Яндекс 360 для бизнеса» анонсировала комплексный тариф для организаций, включающий не только привычные сервисы, но и «Яндекс Браузер для организаций». Такое решение для бизнеса может закрыть сразу несколько потребностей: создать защищенные рабочие места для сотрудников, предоставить им полноценный онлайн-офис и организовать безопасный доступ к корпоративным и внешним ресурсам. Кроме того, «Браузер» можно интегрировать в корпоративные системы информационной безопасности.
Чтобы избежать ситуаций, когда клиент не использует какие-то функции, потому что просто не знает о них, предлагаются несколько инструментов обучения. Доступны курсы на «Яндекс Практикуме», в том числе бесплатные, есть уроки, как настроить бизнес, в том числе с «Яндекс 360», как работать в сервисах. Есть и разборы того, как работают сами сервисы, например антиспам в «Почте».
Набор сервисов от «Яндекс 360 для бизнеса» — универсальный инструментарий, который может настроить под себя компания различного размера. Постоянное развитие и внедрение новых технологий позволяет не просто мигрировать с иностранных решений, а оптимально выстроить собственный процесс. В том числе и с нуля и в крайне сжатые сроки.
Неудивительно, что количество клиентов компании-разработчика уже превысило 150 000