Целая команда: как нанять бухгалтера, юриста и кадровика за 20 000 рублей

― Что дешевле — аутсорсинг или бухгалтер в штате? 

― Аутсорсинг. 

― Сколько можно сэкономить?

―  По данным hh.ru, зарплата бухгалтера балансирует между 60 000 и 100 000 рублей. У нас же тарифы начинаются от 14 400. Стоимость, конечно, зависит от масштаба компании и объемов ее деятельности, численности сотрудников и так далее. Но средний тариф ― порядка 22 000.

― Бухгалтеров на одном и том же рынке нанимаем, а ваши дешевле? 

Мы не просто нанимаем бухгалтеров на том же рынке, что и вы. Мы еще и выбираем одних из лучших ― например, главбухов с опытом работы от 10 лет. Дело в том, что наш клиент оплачивает не рабочий день специалиста, а оговоренный спектр услуг. Выполнение большинства услуг в нашей компании занимает от пары минут до пары часов. В случае же со штатным бухгалтером вам придется оплатить рабочий день полностью.  

― В чем секрет такой эффективности? 

― Мы такие же предприниматели. Мы знаем, как все должно работать, как все наладить. И тоже хотим получать прибыль. Мы не можем позволить бухгалтеру делать то, что он хочет, ― он вынужден работать эффективно. Поэтому «Главбух Ассистент» не сотрудник, а мотивированный на результат партнер по бизнесу. 

У нас есть четкая сегментация по отраслевому учету ― строительство, производство, торговля, а также по функционалу — расчет заработной платы, учет банковских операций, налоги, управленческий учет и так далее. Каждым блоком занимаются отдельные спецы. На каждом участке внедрены свои нормативы. И есть люди, контролирующие выполнение этих нормативов.  

Плюс автоматизация! Да, в теории любая компания может сама провести технический апгрейд учета. Но придется серьезно потратиться. Бизнесу это невыгодно. Мы же извлекаем из автоматизации прибыль. Для нас это задача №1. Возьмем, к примеру, обработку первичной документации. То, что бухгалтер на обычном предприятии будет вбивать в систему целый час, наша программа сделает за секунды. 

Все это ведет к тому, что наш бухгалтер может обслуживать сразу несколько компаний. И за счет этого цена ниже.

― Часто бывает, что бухгалтер выполняет и другие функции. Например, занимается кадрами или юридическими вопросами. 

― Я в финансах уже более 25 лет и могу вас заверить ― ни один профессиональный бухгалтер не знает досконально все участки учета. Ну не может он заниматься всем и вся качественно. Еще почему-то принято думать, что бухгалтер должен посмотреть договор и сказать, легитимный он или нет. 

Мы предлагаем клиенту нескольких специалистов. Налоги вам будет считать специалист по налогам. Кадры вести кадровик. Юрист тоже обязательно нужен. И мы вам его предоставим. То есть, приобретая тариф, вы получаете целую команду, которая будет решать ваши проблемы. 

― Что входит в перечень ваших услуг? 

― Наполнение услуг зависит от тарифа. Но мы ведем все, что требуется от компании по закону: первичка, банки, кадровый учет, зарплатный, внешнеэкономическая деятельность, ведем агентские договоры. Мы также берем на себя взаимодействие с налоговой и отвечаем даже на те требования, которые относятся к периодам, когда клиент с нами еще не работал. 

Сейчас у нас появилось новое направление ― маркетплейсы, ― довольно сложное, так как требует большого номенклатурного и складского учета. Мы научились контактировать с местными администрациями и военкоматами.

Еще внедряем управленческий учет. Раньше мы настраивали его только клиентам среднего бизнеса, а теперь он доступен всем. Ведь наши предприниматели растут и хотят иметь лучшее представление о результатах бизнеса. Интересуются, например, обеспеченностью оборотными средствами ― чтобы платежный календарь всегда содержал средства для оплаты текущих расходов. 

― Как начать работу с вашим сервисом?

― Когда к нам приходит новый клиент, сперва мы проводим бесплатный аудит его хозяйственной деятельности. Причем это всегда ручной аудит ― человек досконально все проверяет, выявляет нарушения. После этого бухгалтер эти нарушения с клиентом исправляют. 

― А бухгалтера на чистую воду выводили когда-нибудь? 

― Да, и такое бывало. О таких случаях мы даже писали на нашем сайте и на «Бизнес.ру». У одного клиента, например, бухгалтер выводила заработную плату на карты своих родственников. Вскрылось все, когда клиент пришел к нам ― как раз во время первичного аудита. Для нас это был шок!

― А как насчет ЧП с налоговой? Поможете вернуть налоги?

― Моя мечта ― чтобы наши клиенты приходили к нам просто потому, что не хотят заниматься бухгалтерией. Но пока к нам приходят потому, что надо… Обычно люди и сами чувствуют, что в их учете творится бардак. Но к нам приходят, когда что-то плохое уже случилось. Например, пришло требование из налоговой или заблокировали расчетный счет. 

Естественно, мы все эти проблемы решаем. После аудита также предлагаем услугу восстановления учета. Услуга дорогая ― в среднем 100 000–150 000 рублей. Но 70% клиентов с радостью ее заказывают. 

― Почему?

― Потому что эти затраты окупятся. Ведь если в учете бардак, то и расчет налогов сбоит. После восстановления учета суммы налоговых отчислений тоже меняются ― чаще всего в меньшую сторону. Суммы большие ― от 600 000 и до 2,4 млн рублей. Помогаем также законно сократить НДС. У нас есть кейс снижения НДС с 8 млн до 3 млн рублей! Так что, да, мы возвращаем налоги большинству наших клиентов.

― Хорошо, но вы же тоже можете ошибиться! Кто тогда будет нести за это ответственность?

― Тот, кто говорит, что никогда не ошибается, сильно лукавит. Понятно, что человеческий фактор присутствует. Даже несмотря на наличие автоматизации. Но мы несем финансовую ответственность за результат. Если наш эксперт допустит ошибку, мы компенсируем штраф в течение 24 часов. 

Наша деятельность застрахована на 100 млн рублей. Страховку на такую сумму получить непросто. Но мы смогли ― подтвердили свою экспертизу и уровень качества. Уже четвертый год страхуемся, и пока не было ни одного страхового случая. Также все наши эксперты проходят ежегодную аттестацию и имеют паспорт подтвержденных навыков — аттестат профессионального бухгалтера. 

В каждую базу 1С мы встроили функцию бухгалтерского аудита. Это внутренние разработки нашего холдинга. И все базы клиентов проверяет машина ― на правильность ведения учета согласно нормам закона. Как только этот автоаудит выдает ошибку, бухгалтер ее исправляет, а после отчетность обязательно проверяет  аудитор-человек. Поэтому ошибки сведены к минимуму.

― Правда, что нужно сначала закрыть год с текущим бухгалтером, а потом переходить на аутсорс?

― О, это распространенный миф. На самом деле учет ― процесс непрерывный. Он не заканчивается никогда, и каждый профессиональный бухгалтер это знает! Чем грозит переход с нового года? По сути, вы перетаскиваете в новый отчетный год все ошибки. Поэтому лучше перейти к нам на любом этапе текущего года ― спокойно провести аудит, исправить ошибки, сдать уточненные декларации. Чем раньше вы к нам придете, тем раньше получите чистый учет без переплат в бюджет.

― Сколько времени займет переход к вам? Как происходит передача дел?

― Хороший вопрос. Многие клиенты думают: «Это мне сейчас коробку документов везти куда-то? Или нужно все сфотографировать?» Воображение начинает рисовать ужасы этой беготни, и человек решает: «Ой, все! Когда-нибудь потом». Но на самом деле все происходит очень быстро. Ту же первичку не нужно ни фотографировать, ни доставлять нам курьером. У нас это все автоматизировано и налажено. В течение трех дней мы оформляем с клиентом договор. Далее запрашиваем минимум документов. Нам нужен доступ к базе 1С, просмотровый доступ в банк, актуальное штатное расписание. Если клиент на упрощенной системе налогообложения, то нам нужно получить свидетельство. 

― Насколько безопасен и удобен ваш дистанционный сервис? 

― Еще один распространенный страх. У нас своя технологическая платформа, которая прошла экспертизу «Сколково»: базы клиентов мы храним на защищенном сервере. Плюс сами обслуживаем 1С ― клиентам не нужно платить за программу.

― А как же ценность живого общения ― прийти к своему бухгалтеру, посмотреть ему в глаза, убедиться, что все в порядке? 

― Когда случился коронавирус, мы все сначала испугались. Для нас онлайн-формат тоже был в новинку. Оказалось, зря. Удаленка способствовала прорыву в бизнесе. В принципе я могу понять желания клиентов «потрогать» все вживую. Мы всегда приглашаем к себе. Офисы у нас есть и в Москве, и в регионах. 

Просто удаленка экономит время как клиентов, так и наших специалистов. К тому ж ваш бухгалтер будет с вами на связи 24/7. Помимо мобильного приложения, связаться с ним можно через мессенджеры, электронную почту, телефон. 

― А если бухгалтер заболеет?

― У нас 200 сотрудников. Если один вдруг не сможет продолжать работу, мы предоставим вам другого. Болезнь нашего бухгалтера вы даже не заметите, ваши дела никогда не остаются брошенными.

― А что насчет праздничных дней. Многие бухгалтеры работают в новогодние праздники ― «потому что год надо закрывать». А как работает ваш сервис? 

― Мы работаем строго по трудовому кодексу, с соблюдением всех выходных и праздников. Но если возникают какие-то вопросы у клиента, то на этот случай  всегда есть дежурный специалист. 

― Были ли в вашей практике недовольные клиенты? Почему ушли? Что не понравилось?

― Конечно, были. Поэтому в начале 2023 года мы провели аудит собственных бизнес-процессов, выявили и устранили главные проблемы оттока клиентов. Могу с гордостью сказать ― отток сведен к минимуму. И, знаете, ушедшие клиенты стали возвращаться. Доля негатива была связана с коммуникацией с экспертами. Мы перестроили работу, и теперь клиент может общаться с нами и в приложении, и в любом мессенджере, и почтой, и по телефону, причем даже в нерабочее время. 

Кто-то уходил на этапе перехода. Да, передача дел происходит технически быстро. Но все-таки месяц-полтора идет процесс некой притирки. Хочется получить от клиента максимум информации, чтобы потом его не дергать по мелочам. И некоторые клиенты этот временный дискомфорт не выдерживают.

Еще один момент — раньше мы не умели синхронизировать данные из устаревших версий 1С или других учетных программ. Но наш IT-департамент научился это делать, и теперь мы быстро переносим любые остатки ― хоть из базы 2002 года.