Рейсы в цифре: как автоматизация логистики поможет сэкономить миллионы рублей
«О необходимости цифровизации управления поставками много говорилось и раньше. В прошлом году компании от слов перешли к делу,— говорит Ольга Бабаева, директор по развитию IT-компании «Умная логистика». — Автоматизация стала особенно актуальной в связи с переходом компаний на удаленную работу». В 2019 году через платформу «Умной логистики» был совершен 1 млн сделок, в 2020 году их количество удвоилось.
Платформа «Умная логистика» объединяет всех участников рынка транспортной логистики — от грузоотправителей до водителей. У ее основателей за плечами 14 лет опыта в отрасли, поэтому при разработке учитываются и рыночные изменения, и лучшие практики. Какие актуальные бизнес-задачи помогают решать цифровые сервисы? Мы поговорили об этом с экспертами «Умной логистики» и ее клиентами.
Повысить прозрачность и контроль
Переход на удаленную работу негативно сказался примерно на трети российских компаний, свидетельствуют данные мониторинга РАНХиГС. Руководителям стало сложнее контролировать рабочий процесс, а сотрудники, вырванные из привычной офисной среды, пожаловались на ухудшение организации труда.
Цифровые сервисы призваны наладить удаленные процессы — не только вернуть контроль, но и повысить эффективность работы. Например, с помощью продуктов «Умной логистики» отдел логистики может получать информацию о потребностях в транспорте от отдела продаж или сбыта. Те, в свою очередь, будут видеть статусы и сроки закрытия потребностей клиентов, а также своевременности погрузки и разгрузки. А служба безопасности сможет в режиме онлайн инспектировать транспортные документы и документы водителей, что сокращает время проверки.
Компания «Умная логистика» предлагает два IT-решения: это продукт «Умная логистика Cargo», предназначенный для производителей, грузовладельцев и PL-операторов, и «Умная логистика Trans» — для собственников автопарка, экспедиторов и перевозчиков. Два этих продукта бесшовно интегрированы посредством микросервисов, которые объединяют участников рынка в едином информационном поле. Это обеспечивает не только своевременную реакцию на запросы контрагентов, но и прозрачность всех процессов — как для внутреннего взора, так и для клиентов компании.
«Во время первого весеннего локдауна мы начали внедрять «Умную логистику». Это удобная платформа, с помощью которой мы выстроили удаленную работу внутри отделов логистики. Если сотрудник работает из дома, ему достаточно компьютера и подключения к интернету, чтобы контролировать перевозки, заказывать транспорт и обмениваться электронными документами с контрагентами», — сказал директор по логистике компании «Стандартпарк» Юлиан Шумский.
«Сервис позволяет решать ключевые бизнес-задачи откуда угодно — из дома или кафе. Реализована возможность автоматического распределения транспорта для поставщика. Можно управлять бюджетами на логистику, тарифами, сроками и объемами доставки. Мы сделали очень гибкую систему проведения аукционов и тендеров, упростили ее, чтобы платформа автоматически могла определять поставщика по нужным критериям, учитывая сезонные особенности рынка, и самостоятельно нанимать транспорт в требуемом объеме. Если победитель тендера или аукциона вовремя не предоставил транспорт, система автоматически запустит выбор нового поставщика», — отметила Ольга Бабаева.
По словам Шумского, ключевая информация о работе всей логистики всегда под рукой топ-менеджера: она отображается в виде дашбордов на главном экране. Кроме того, каждое утро на почту приходят рапорты по логистическим показателям. А глубокая аналитика позволяет руководителю строить любые отчеты.
Снизить риски
В пандемию потребность расширения пула поставщиков транспорта, запуска новых направлений сохраняется, при этом возможности проводить встречи для выбора надежных партнеров ограничены. Клиентам «Умной логистики» доступен бесплатный сервис «Проверка контрагентов», предоставляющий данные из официальных источников — выписки из ЕГРЮЛ, результаты проверок контролирующих органов, а также финансовые показатели компании.
«Очень удобно, что с помощью сервиса можно проверить ту или иную компанию или сразу все компании в регионе, насколько качественно они выполняют перевозки, — рассказывает Юлиан Шумский. — Отлично работает поиск перевозчика по направлениям — если нужно выбрать транспортную компанию с подходящими ценами в регионе или городе, в котором у тебя еще не было перевозок. Не нужно искать все это «на просторах интернета» с непредсказуемым результатом и тратить драгоценное время».
Использование сервиса позволяет снизить риски при проверке контролирующих органов, а налоговая нагрузка в целом уменьшается на 9%, отметила Ольга Бабаева: «Мы подсчитали это на примере одного из клиентов, оценив сроки возврата документов, являющихся основанием для снижения налогооблагаемой базы. Формулой расчета мы готовы поделиться со всеми клиентами. В нее можно заложить собственные данные и посмотреть: вероятно, получится больше».
Снижение налоговой нагрузки также достигается за счет использования электронного документооборота и умного архива, в котором хранятся транспортные и бухгалтерские документы с привязкой к конкретным перевозкам. Реализована возможность загрузки документов через мобильное приложение «Умный водитель» — сканы мгновенно оказываются у поставщика транспортной услуги и грузоотправителя.
Так как большинство предприятий еще не перешли на электронный документооборот, и производят оплату поставщикам транспорта только после получения оригиналов транспортных документов, в «Умную логистику» встроена интеграция с почтовыми сервисами для отслеживания документации:
- Система уведомлений о возврате документов после разгрузки машины на стороне экспедиторов, грузоперевозчиков.
- Система отчетности для контроля сроков возврата документов согласно договору.
Обе технологии гарантируют своевременное получение закрывающих документов для доказательства факта оказания услуги в период сдачи отчетности и возмещения НДС.
«Система сама напомнит контрагенту, если по конкретным перевозкам с вами нет закрывающих документов — до сдачи отчетности, не дожидаясь запроса из налоговой, — описывает преимущества цифровизации логистики Ольга Бабаева. — Да и по любому требованию налоговой в системе можно за минуту найти все документы по нужной перевозке, обосновать при сдаче отчетности факт оказания услуги по перевозке и таким образом вернуть НДС».
Оптимизировать расходы
Дальнейшая цифровизация бизнеса станет одним из главных трендов «постковидного» мира. Согласно опросу консалтинговой компании BCG, 83% компаний называют цифровизацию одной из приоритетных задач, две трети планируют увеличить инвестиции в эту сферу.
«Переход на цифровые рельсы — это стремление к прозрачности и, конечно, определенным экономическим показателям. Нас давно интересовала такая электронная платформа, где все было бы открыто. Чтобы не было включения службы безопасности, проверки контрагентов — почему мы выбираем этого перевозчика, а не какого-то другого. «Умная логистика» полностью соответствует этим критериям. Можно быстро и качественно отыграть любой лот, выбрав наиболее конкурентное предложение, задать любые критерии и требования к перевозке, автоматически формировать графики платежей перевозчикам», — отметил операционный директор ОАО «Завод Продмаш» Алексей Снегирев.
Восемь методологий «Умной логистики» позволяют предприятию любой отрасли — будь то продукты питания, непродовольственные товары, металлургия или нефтесервисная отрасль — выстроить эффективную процедуру закупок: от проведения долгосрочных тендеров до торгов здесь и сейчас на выполнение конкретной перевозки.
Востребована и методология запроса ставки, с помощью которой можно узнать стоимость заказа машины на определенное направление в текущий момент. Это зачастую позволяет найти более выгодный вариант, чем предлагали подрядчики неделю назад. «Годовая экономия на реальных кейсах составляет от 2,5 до 21% плановых затрат в зависимости от отрасли и отладки цифровых бизнес-процессов в компании», — отмечает Ольга Бабаева.
Годовая экономия составляет от 2,5% до 21%
«Тендерная площадка может дать хороший экономический эффект, — подтверждает директор по логистике компании «Стандартпарк» Юлиан Шумский. — Тендер формируется в открытом доступе: можно работать как с аккредитованными поставщиками, так и со всеми участниками. К примеру, если поставка — это 100-150 транспортных средств, то даже при экономии, скажем, 1000 рублей на машину сберегаются ощутимые деньги».
Одно из ноу-хау «Умной логистики» — модуль настройки временных интервалов (Time Slot Management, TSM), структурирующий работу склада: автопоток на погрузку-разгрузку автоматически выстраивается в электронную очередь, уведомление о прибытии машины получают и грузоотправитель, и грузополучатель. Это повышает качество планирования:
- Транспортные компании могут самостоятельно записываться в свободные временные слоты, сверяясь со временем погрузки-разгрузки и оформления заявки на перевозку.
- Сокращаются убытки, связанные с простоем транспорта, а также штрафами грузополучателей за опоздания и срывы поставок.
Получить конкурентные преимущества для бизнеса
Переход на электронную площадку повышает производительность сотрудников в среднем на 30% и снижает фонд оплаты труда на 20%, рассказала Ольга Бабаева: «Появляется возможность переводить персонал с рутинных операций на задачи, влияющие на повышение прибыли».
«В предложении «Умной логистики» нас больше всего привлекла возможность решать все поставленные задачи в короткий срок при дефиците кадров. В нашем отделе всегда было по меньшей мере три человека плюс руководитель, который занимался только логистикой. Теперь на логистике один человек и один руководитель, причем из другого отдела», — сказал Ахмет Мурзаев, руководитель отдела снабжения и логистики компании «Мосстрой-31», одного из российских лидеров по производству строительных материалов.
«Благодаря цифровизации затраты на логистику в компании Мосстрой-31 сократились на 2 млн рублей в месяц», Ахмет Мурзаев
«За первые шесть месяцев использования продуктов «Умной логистики» мы видим экономию от 5 до 8% по нашим постоянным направлениям перевозки. И, конечно же, наблюдаем сокращение времени на поиск поставщика», — отметили в компании «Северсталь подъемные технологии».
Помимо сокращения издержек компании в кризис заботятся о сохранении лояльности клиентов — и своевременная доставка заказов имеет тут решающее значение.
«Мы запустили мобильное приложение «Умный водитель», с помощью которого тысячи компаний следят, как выполняется маршрут, и оперативно принимают управленческие решения, — сказала Ольга Бабаева. — Это объективная информация о статусе всех перевозок в реальном времени: кто еще едет, кто уже погрузился, а кто сломался в дороге. Логистам больше не нужно просить поставщиков транспорта узнать местоположение груза, а также чтобы сотрудники транспортной компании звонили водителю и получали в ответ «скоро буду», даже если осталось ехать еще 300 километров».
Задачи по отправке или перевозке сборных грузов «Умная логистика» позволяет решать без участия человека. Система может самостоятельно группировать заявки в сборные грузы, следуя заданным критериям: направление перевозки, тип транспортного средства, вес и объем груза. Так и машины используются эффективнее, и трудозатраты снижаются, ведь ответственный логист больше не должен ломать голову над сборкой.
Внедрить за две недели
Востребованность цифровых сервисов порождает конкуренцию среди IT-компаний — на логистическом рынке представлено несколько сервисов с похожими функциями. Среди них «Умную логистику» выделяет комплексность, многофункциональность и значительная степень автоматизации, уверена Ольга Бабаева.
«Мы следуем модульному принципу, не требующему подключения отдельных сервисов. Именно работа в одном окне повышает производительность труда сотрудников. Кроме того, модуль может быть частично автоматизирован или полностью. Мы реализуем второй вариант. Скажем, в нашей системе тендеров можно запустить робота-помощника для контроля всех процессов — не только выбора поставщиков по ставкам, но и квалификации поставщиков, выбора победителей, распределения объемов перевозок по заданной технологии. Система сама наймет транспорт — в срок и по оптимальному тарифу», — говорит директор по развитию IT-компании «Умная логистика».
Совместимость с программными продуктами, которые компания уже использует, является важным условием при выборе сервиса, отметил директор департамента закупок завода «Продмаш» Алексей Снегирев: «Рассматривали разные варианты цифровых платформ для логистики, но все они требовали перехода на другие системы, несовместимые с 1С. Переключение на разные мониторы, сбор данных для двух разных систем — это очень неудобно. Так как мы давно работаем на 1С, «Умная логистика» очень органично встроилась в эту платформу. Не понадобилось отвлечения специалистов на другие мониторы, просто расширили возможности более эффективно работать в системе 1С в части логистики».
«Умная логистика» легко интегрируется с производственными системами предприятия типа 1С, SAP, Oracle и любыми ERP-системами с помощью API. Все очень гибко и не требует больших затрат или высвобождения сотрудников со стороны клиента. Внедрение занимает две недели», — отметила Ольга Бабаева.
«Был, честно говоря, удивлен — думал, что внедрение и обучение отнимет больше времени. Но с помощью команды «Умной логистики» мы управились буквально за 10 дней»Алексей Снегирев
«Естественно, перед интеграцией мы поинтересовались, сколько заявок может обработать обученный человек. Оказалось, 50 штук в день. Это позволило нам перевести одного специалиста на другое направление», — вспоминает Алексей Снегирев.
«Умная Логистика» — IT-экосистема для автоматизации транспортной логистики всех участников цепи поставок: производителей, ретейла, заказчиков логистических услуг, профессиональных экспедиторов, перевозчиков с собственным парком и частных водителей.
Платформа для грузовладельцев — Умная Логистика Cargo — самостоятельно квалифицирует поставщиков, закупает транспорт, распределяет объемы перевозок и экономит на логистике минимум 20%.
Система позволяет анализировать рыночные ставки с помощью BigData, строить отчеты любой сложности и обмениваться электронными документами с контрагентами.
Платформа для транспортных компаний — Умная Логистика Trans — позволяет находить проверенных грузовладельцев и заключать с ними долгосрочные контракты, за секунды создавать и отправлять документы по перевозкам, управлять логистикой из любой точки мира и увеличивать прибыль компании минимум на 30%.
* На правах рекламы