Как Forbes сэкономил время и деньги на организации командировок своих сотрудников. Топ-менеджеры о работе со Smartway

Журнал Forbes у многих ассоциируется с миллиардерами и крупным бизнесом, но вот уже 15 лет мы много пишем и о предпринимателях. Да и сама компания, в которой сейчас 160 сотрудников, — вполне типичный представитель среднего бизнеса.

С начала года сотрудники российского Forbes уже съездили в командировки более 160 раз. Много летают по стране не только журналисты, но и менеджеры отдела мероприятий, спецпроектов и другие наши коллеги.

До этого лета мы пользовались услугами одного крупного агентства делового туризма. Но мы понимали, что командировки — типовые операции, которые могут и должны быть автоматизированы. Зачем оплачивать время человека, который будет выбирать билеты за нашего сотрудника? Тем более что в реальности сотрудник тратит больше времени на общение с агентом, чем если бы сам зашел в систему и выбрал нужный рейс.

В качестве нового, технологического, подрядчика мы выбрали Smartway и три месяца назад начали пользоваться их сервисом. Чтобы корректно проанализировать результаты для бизнеса, мы решили посмотреть на сервис с трех сторон и узнать мнение бухгалтерии, финансистов и сотрудников, которые непосредственно организуют командировки.

Для тех, кто не хочет читать подробный разбор, вот краткие результаты:

• Упростили жизнь бухгалтерии: за счет интеграции с «1С» формирование авансового отчета по поездкам теперь занимает меньше пяти минут.
• Цены такие же, как если покупать напрямую в авиакомпаниях или на агрегаторах отелей. Без скрытых наценок от агентств, все прозрачно.
• Управленческая отчетность стала проще. Всe документы в одном месте, можно построить отчеты в необходимых разрезах.
• Стали меньше времени тратить на организацию поездок: исчезла необходимость ждать ответы от агентов, а мобильное приложение упростило жизнь ассистентам.
• Можно подключить корпоративные программы лояльности и получать кешбэк от «Аэрофлота» и S7.

А теперь подробно и с деталями.

Инициатором внедрения Smartway в нашей компании была Любовь Валова, главный бухгалтер, которая вернулась в Forbes вместе с новой командой.

Про сервис она услышала на одном из семинаров 1С. Для бухгалтерии любой крупной компании командировки — головная боль. Сотрудники, особенно творческие, часто теряют посадочные талоны, переигрывают маршруты в самый неподходящий момент и оттягивают до последнего сбор всех бумажек для авансового отчета. «Для меня главный смысл сервиса — в его интеграции c 1C, все данные автоматически попадают в систему, — говорит Любовь Валова, главный бухгалтер. — Smartway сильно облегчил жизнь бухгалтерии: сервис загружает документы уже с проводками. Авансовый отчет теперь можно сделать за 3-5 минут максимум, он формируется с учетом  всех требований к методологии бухучета. В программе Smartway достаточно информации по закрывающим документам. Теперь мы всегда знаем, кто и куда едет, на каких условиях, это улучшает учет и контроль расходов, связанных с командировками. Получать весь объем информации может неограниченное количество компетентных сотрудников в компании».

За коммерческие условия и анализ предложений поставщиков у нас отвечает финансовый директор Милана Преображенская. У нее большой опыт в использовании технологий для управления — 12 лет в «Яндексе» и четыре года в «Рамблере». «Для меня в работе со Smartway ключевыми являются три пункта: финансовые условия, скорость предоставления закрывающих документов и аналитика. По финансовым условиям — цены на билеты и отели аналогичны покупке напрямую или через b2c-агрегаторы. Также есть возможность работы по постоплате, что нам очень подходит. Закрывающие документы формируются автоматически, не надо ждать, пока менеджер их тебе отправит. Это сильно ускоряет подготовку отчетности по МСФО, где для формирования выручки должны быть учтены все затраты. Также меня лично радует, что есть опция аналитики: можно посмотреть все расходы на командировки по конкретному сотруднику, по департаменту, а можно — по проектам. Это помогает лучше оценивать их рентабельность».

Также Smartway сейчас ввел новые тарифы, которые дают возможность работать по постоплате без каких-либо сервисных сборов, просто оплачивая подписку в несколько тысяч рублей. Если у вас много командировок, это значительно выгоднее, чем платить комиссию за каждый билет.  Для крупных компаний актуальны программы лояльности: 2-4% от стоимости билетов «Аэрофлота» и S7 возвращаются баллами. При этом персональные бонусы за перелет для сотрудников также остаются.

В Forbes заказом командировок занимаются ассистенты отделов. Поэтому важен интуитивно понятный интерфейс, не требующий специального обучения, и мобильное приложение для заказа билетов и отелей, когда компьютер не под рукой. С этим проблем не возникло — внутри Smartway выглядит как привычный, удобный b2c-сервис, только с дополнительным b2b-функционалом.

Алина Кураева, ассистент генерального директора и отдела мероприятий говорит: «Smartway использую постоянно, так как моя работа связана с заказом командировок для руководителей. Плюсы: можешь найти билеты и отели по любому направлению, сразу видишь цены и с какими именно перевозчиками работаешь. Можешь сразу посмотреть гостиницы, оценить их внешний вид, так как  есть фото. Если возникает нестандартная ситуация, всегда в диалоговом окне можно обратиться к тревел-менеджеру. Сервис удобнее, чем работа с агентством: не нужно ждать согласования поездок и счетов. Оформляешь командировку, закидываешь себе в «корзину» и сразу выкупаешь. Потом тебе на почту приходит счет, который ты подаешь на оплату, либо оплачиваешь общим счетом несколько поездок. Если обобщать, то основные плюсы — скорость, наглядность и удобный интерфейс».

«Медиа — это сложный бизнес, мы конкурируем с сотнями интернет-проектов, социальными сетями, ТВ и даже с блогерами, — отмечает Эльмар Муртазаев, генеральный директор «АС РУС Медиа», бывший главный редактор Forbes (2014­-2016 гг.). — В условиях конкуренции руководители часто откладывают улучшение внутренних процессов на завтра, концентрируясь на продажах, а в итоге компания попадает в тупик: из-за неэффективных процессов она отстает, и ресурсов на инновации становится все меньше. Чтобы не оказаться в такой ситуации, мы стараемся использовать лучший опыт, в том числе и героев наших материалов. У Smartway есть клиенты как из классического бизнеса, так и стартапы, которые известны качеством своих внутренних процессов, например Revolut, Skyeng, Gett. Значит, мы в хорошей компании».

* На правах рекламы