От отчетности к мониторингу: как IT помогает бизнесу взаимодействовать с налоговой

Редакция спецпроектов Автор

Размеры бизнеса напрямую влияют на степень его обязательств перед государством. Объемы документов, которые нужно подавать в контролирующие органы, порой достигают космических масштабов. Так, в 2021 году только через систему Контур.Экстерн прошло более 178 млн документов (на 28% больше, чем в 2020-м). Чтобы холдинги могли снизить затраты на подготовку и отправку отчетности, на помощь приходят компании-разработчики. Артем Прескарьян, технический директор Контура, рассказывает про инструменты, способные автоматизировать трудоемкие рутинные операции по взаимодействию с контролирующими органами.

Если ERP не справляется

Крупные компании развивают свои информационные системы, однако, чтобы обмениваться сведениями с госорганами (документооборот в сфере B2G), требуется специализированное ПО. Создать его самостоятельно сложно — нужны особая экспертиза, ресурсы и статус оператора электронного документооборота. Оператор ЭДО, в свою очередь, может предложить удобное решение, когда сотрудники компании продолжают работать в привычном интерфейсе внутренней системы и при этом используют возможности сторонней программы.

Чтобы «сшить» информационную систему компании с недостающим механизмом, например, с системой для сдачи отчетности, можно провести интеграцию через программный интерфейс — API.

Общий центр обслуживания крупной вертикально интегрированной нефтяной компании России оказывает услуги структурным единицам холдинга (более четырех тысяч организаций) по разным направлениям. Отчеты формируют и отправляют несколько сотен специалистов. Сложность в том, что руководители головной организации не могли одномоментно контролировать процесс сдачи отчетности по всему холдингу.

Чтобы исправить это, в компании воспользовались API Контур.Экстерна. Решение позволило настроить автоматическую загрузку документов из системы отчетности в корпоративную информационную систему. Теперь ответственные специалисты отчитываются по своим юрлицам и филиалам, а руководство в любой момент отслеживает сдачу отчетов по всем предприятиям холдинга: статусы отчетов (приняты, не приняты) сразу отображаются в системе компании.

Подготовка и отправка ответов на требования налоговой службы — рутинная высокозатратная операция, всегда имеющая высокий приоритет. Ведь за опоздание с ответом на запрос предусмотрены штрафы: от 200 до 10 000 рублей. При этом число требований, которые получает бизнес, ежегодно растет на 25%.

_{^{В 2021 году пользователи Контур.Экстерна получили 19 млн требований. Упростить трудоемкий процесс по их обработке позволяют инструменты в сервисах интернет-отчетности, которые можно интегрировать во внутренние системы компании-клиента.}}

Райффайзенбанк в среднем получает 200–300 требований налоговой инспекции в день. Традиционно банк отчитывался сразу через двух операторов, и поток требований не был единым — документы от налоговиков поступали то в одну, то в другую систему отчетности. Организовать прозрачный процесс обработки требований не удавалось: не было понимания, на какие требования уже ответили. Случалось, что ответы на запросы инспекторов дублировались или, напротив, запросы оставались без ответов.

Банк решил ограничиться одним оператором ЭДО и использовал возможности API Контур.Экстерна. В итоге работу с требованиями автоматизировали: запросы по всем подразделениям загружаются во внутреннюю СЭД банка, далее распределяются по сотрудникам и отделам — для поиска и подготовки документов, для отправки ответов и выполнения других операций. Тем самым вся работа с требованиями ведется в едином окне СЭД. Благодаря этому специалисты банка обрабатывают более 300 новых запросов в день (в дни пиковой нагрузки — свыше 600) и успевают вовремя отправлять информацию в налоговые инспекции.

Открыть доступ к информации

Налоговые органы активно развивают новые форматы взаимодействия с большим бизнесом. С 2016 года в России к способам контроля добавился налоговый мониторинг.

В крупных компаниях количество запрашиваемых документов по требованиям налоговиков может достигать десятка тысяч единиц в год. На сбор и отправку такого массива информации тратятся серьезные ресурсы компании, с не меньшими трудозатратами инспекция анализирует полученные данные.

В рамках налогового мониторинга организация добровольно, в режиме реального времени предоставляет инспектору нужную для проверки информацию. При этом возможно использовать два способа:

открыть для инспекции свою систему (например, 1С, SAP и другие);
организовать аналитическую витрину данных.

Получив доступ к информации, ИФНС самостоятельно знакомится с первичными документами и налоговыми регистрами, оперативно решает вопросы о корректности налогообложения. Необходимость обмена документами сводится к минимуму. Сам подход к анализу документов становится риск-ориентированным (то есть инспектор может выделить и запросить пояснения лишь по сделке, которая вызывает у него вопросы или подозрения в занижении налоговой базы).

Преимущество налогового мониторинга для компаний в том, что они освобождаются от налоговых проверок.

На начало 2022 года в налоговом мониторинге участвует 339 компаний, значительный прирост количества участников произошел после ослабления критериев перехода в 2021 году. Сейчас подключиться к налоговому мониторингу можно при выполнении трех условий (ст. 105.26 НК РФ):

— сумма налогов, подлежащих уплате за предыдущий год, — 100 млн рублей, включая НДФЛ и страховые взносы;

— доходы по данным финансовой отчетности за предыдущий год — 1 млрд рублей;

— балансовая стоимость активов на 31 декабря — 1 млрд рублей.

ФНС планирует в будущем снижать порог для вступления в налоговый мониторинг: не исключено, что будет достаточно выполнения лишь одного из перечисленных критериев.

Чтобы вступить в налоговый мониторинг, организациям необходимо программное обеспечение для взаимодействия с налоговым органом. Задача IT-разработчиков — упростить переход на мониторинг для обеих сторон. Анализируя возможности доступных сервисов, стоит обращать внимание на многофункциональность, удобство работы, возможность интеграции с информационной системой ФНС, простоту взаимодействия с внутренней системой компании.

Например, решение Контура для налогового мониторинга не требует значительных надстроек в учетной системе организации, может работать с различными системами, в которых компании ведут учет, — 1С, SAP, Oracle и другими. Или даже с несколькими системами одновременно. Кроме того, внедряя решение для налогового мониторинга, компания может получить дополнительный эффект. Так, один из пользователей сервиса Контур.Налоговый мониторинг, крупная фармацевтическая компания, планирует использовать систему не только как витрину данных для коммуникации с налоговым органом, но и для внутреннего контроля.

Возможности витрины позволяют анализировать загруженные показатели отчетности, в том числе сопоставлять данные бухгалтерского и налогового учета. Контроль качества отчетности является важной частью системы внутреннего контроля.

Вступление в налоговый мониторинг — нетривиальный вопрос, поэтому стоит предварительно оценить и самого поставщика программного обеспечения, чтобы выбрать не просто посредника, а помощника. Например, важно проверить, есть ли у него опыт взаимодействия с ФНС, создания таких продуктов для общения бизнеса с налоговыми органами, которые отвечают требованиям ФСБ и других регуляторов.

Разработка по заказу

Крупным предприятиям часто нужны индивидуальные программные решения. Но далеко не всегда получается создать их силами внутреннего IT-подразделения. Здесь выручает IT-партнер, у которого есть направление заказной разработки. С его помощью можно реализовать самые смелые пожелания по автоматизации процессов.

X5 Group, одна из ведущих российских продуктовых розничных компаний, в сутки обрабатывает свыше 1500 электронных листков нетрудоспособности. При переходе на новый формат взаимодействия с ФСС компании потребовалось настроить обмен данными с фондом для назначения и выплаты пособий по нетрудоспособности. До автоматизации процесса у ответственного сотрудника компании ежедневно уходило до трех часов на ручной перенос номеров листков нетрудоспособности и СНИЛС.

Команда разработки Контура создала специальное решение, и регулярные действия с большим количеством больничных стали автоматическими. Теперь специалист X5 Group тратит на загрузку реестра номеров листков нетрудоспособности и СНИЛС не более трех минут в день: данные по сотрудникам автоматически подставляются в нужные поля раздела.

Альфа-Банк получил решение, позволяющее массово отправлять квитанции и ответы на требования ФНС, которых в день поступает по несколько сотен, а иногда и тысяч.

Изначально у банка был выстроен внутренний процесс обработки требований: одни сотрудники получали и распределяли требования, другие специалисты готовили ответы на бумаге, проверяли, подписывали, затем служба логистики отправляла их в ФНС.

В конце 2020 года ФНС потребовала перейти на формализованные ответы на требования в электронном виде. Контур усовершенствовал веб-интерфейс системы отчетности, чтобы предоставить возможность работать с массивом требований ФНС: назначать ответственных, отправлять квитанции о приеме требований и ответы на запросы налоговиков.

Чтобы обрабатывать требования поштучно, банку потребовался бы отдельный штат из 40 человек. Сейчас все подготовленные ответы подписываются и отправляются нажатием нескольких кнопок.

Индивидуальные разработки нацелены на конкретные задачи конкретной компании. Но часто оказывается, что те же задачи актуальны и для других бизнесов.

_{^{Например, чтобы решить задачу X5 Group — упростить отправку объемных файлов в ответ на требования налоговых органов — мы разработали Коннектор, который теперь используют более 1 500 крупных предприятий в РФ.}}

X5 Group ежегодно получает около 5 000 требований от ФНС о представлении документов. Чтобы ответить на требование, нужно сначала найти первичные документы во внутренней учетной системе, затем загрузить для отправки в систему интернет-отчетности. Из-за технических ограничений массивные файлы приходилось разбивать на части и отправлять в несколько этапов, что замедляло весь процесс информационного обмена с инспекциями.

Чтобы автоматизировать передачу электронных документов в ИФНС, был разработан интеграционный Коннектор Контур.Экстерна — сервис для массовой отправки документов в ответ на требования.

X5 Group требовалось, чтобы вся работа с документами проходила во внутренней учетной системе, для этого создали вариант Коннектора без пользовательского интерфейса. С его помощью IT-специалисты X5 Group интегрировали свою информационную систему с Контур.Экстерном. Теперь сотрудники компании отвечают на требования инспекции прямо из учетной системы, причем передают любой объем документов. Так, только за один час можно направить контролерам 17 000 формализованных документов.

Общаясь с контролирующими органами, бизнес сталкивается с масштабными задачами. Требуется постоянно выделять ресурсы на обработку разного рода документов, подготовку отчетов и сведений, ответов на требования и так далее. Можно усовершенствовать эти процессы за счет внедрения сторонних программ в свои системы. В этом случае бизнес концентрируется на профильных задачах и не занимается разработкой таких решений самостоятельно. За 12 лет существования электронной отчетности в России мы как оператор ЭДО и IT-разработчик выпустили пул эффективных сервисов для крупных предприятий. Если массовые инструменты не подходят, мы создаем персонализированные — под конкретную цель.

* На правах рекламы