«Почта России» запустила сервис по пересылке организациям оцифрованной бумажной корреспонденции

«Почта России» запустила новый сервис для компаний и организаций, он включает в себя оцифровку бумажной корреспонденции и доставку ее адресатам в электронном виде. Она может не только пересылать сканированные письма по электронной почте, но и загружать их в систему электронного документооборота, если она у организации интегрирована с IT-системами «Почты России», пишут «Ведомости» со ссылкой на представителя почты.

Корреспонденция, которая приходит в адрес компании, будет отправляться из почтовых отделений в центры оцифровки, рассказал представитель «Почты России». Там письма вскроют, переведут в электронный вид отправят адресату или выложат на его сервер. По словам собеседника газеты, «Почта России» заключает с заказчиком «соглашение о неразглашении и получает от него доверенность на получение, вскрытие и обработку корреспонденции». Тарифы на услугу варьируются от 4,8 рубля (оцифровка одной страницы документа) до 60 рублей (внесение документа в систему документооборота заказчика), следует из тарифной сетки «Почты России». «Бизнес в среднем тратит около 35 000 рублей на обработку 1000 бумажных писем, сервисы оцифровки позволяют снизить этот показатель до 25 000 рублей», —  отметил представитель почтового предприятия.

Торговцы необходимым: как «Почта России» попала в список крупнейших ретейлеров

По его словам, при использовании сервиса сокращается время доставки корреспонденции, «больничные и отпуска сотрудников документооборота компании не влияют на обработку потока писем, а поломки оборудования не становятся причиной задержки подготовки официального ответа». Чтобы адресат не пропустил в потоке корреспонденции, к примеру, судебное письмо или претензию клиента, до конца 2021 года «Почта России» намерена ввести автоматическую классификацию корреспонденции по типам документов и темам писем. Новый сервис почтовая компания опробовала на нескольких госструктурах и компаниях из медицинской и строительной отраслей.

«Яндекс» и «Почта России» запустят доставку из почтовых отделений за 60 минут

Одним из первых пользователей услуги по оцифровке корреспонденции стала девелоперская группа «Самолет»,  привел пример представитель «Почты России». «С февраля по июнь 2021 года почта оцифровала около 50 000 страниц адресованной «Самолету» корреспонденции, то есть примерно половину входящих отправлений», — сказал он. По словам руководителя управления внутреннего аудита «Самолета» Дмитрия Волкова, это позволит девелоперской группе сократить затраты на документооборот на 20%. «Кроме того, мы практически полностью исключили риск несвоевременного получения почты», — сказал Волков.

Курьеры «Почты России» начнут доставлять заказы покупателям Ozon

Директор департамента новых проектов «Почты России» Кирилл Буртный добавил, что пересылка адресатам оцифрованных писем есть, например, у почтовой службы США. Но на российском рынке это первый такой сервис, отметил он. За первый год работы «Почта России» планирует оцифровать 6 млн страниц корпоративной корреспонденции. Всего в 2020 году она обработала 1,2 млрд единиц исходящей платной письменной корреспонденции, что на 4,1% больше, чем годом ранее. Подавляющее большинство этих отправлений, по данным почты, различные сообщения от госструктур и корпоративная переписка.

«Почта России» станет холдингом по примеру зарубежных аналогичных компаний

Гендиректор Telecom Daily Денис Кусков отметил, что интерес к новой услуге должны проявить компании, бизнес которых предполагает тесное взаимодействие с органами власти, например, застройщики. «Получение официальной корреспонденции в электронном виде для них действительно удобно, это позволит сократить издержки на сортировку и распределение документов по подразделениям — в этом случае перевод до половины корреспонденции в гибридный, бумажно-электронный формат вполне реален», — сказал Кусков. «Мы давно и плодотворно сотрудничаем с «Почтой России» и готовы к дальнейшему развитию взаимодействия, в том числе в области оцифровки документооборота», — сказал представитель «Ростелекома».

СМИ узнали о подготовке «Почты России» к онлайн-продажам российских вин

Заместитель гендиректора «Гринатома» (входит в периметр «Росатома») Светлана Борматова отметила актуальность сервиса, поскольку «все больше компаний переходят на электронный документооборот». «Электронный вид значительно упрощает отслеживание статуса рассмотрения документов. Оцифровка документов имеет преимущество еще и потому, что далее работу с электронными носителями может выполнять робот», — сказала она. Представитель ВТБ назвал новую услугу удобным дополнительным сервисом.  «В крупных компаниях значительная часть документооборота уже происходит в цифровом формате. Сейчас большая часть внешней корреспонденции ВТБ оцифровывается при получении», — сказал он.

«Почта России» займется доставкой купленного онлайн российского вина

Услуга может быть интересна для корреспонденции, не содержащей коммерческую информацию, сказал руководитель проектного офиса «Сибура» Руслан Броничев. По его словам,  «в корпоративной среде это сравнительно узкий сегмент». «На уровне межведомственного взаимодействия потребность в такой системе давно назрела, и она будет востребована», — отметил заместитель директора по работе с корпоративными клиентами компании «АЛП — информационные системы» Павел Мельник. Он добавил, что получение всей корреспонденции в виде сканов «уже не очень интересно даже крупным компаниям — интереснее наладить правильный сквозной электронный обмен документами по всем бизнес-цепочкам».

У «М.видео-Эльдорадо» в системе электронного документооборота до 90% документов в рамках работы с поставщиками проходят автоматические проверки и отражаются в учете без участия человека, рассказала представитель ретейлера Валерия Андреева. «Если говорить о входящей корреспонденции, для компаний сейчас важен не столько перевод бумажного формата в скан, сколько дальнейшая автоматическая маршрутизация в зависимости от типа входящего документа, постановка задачи исполнителю с возможностью отслеживания статуса, формирование и автоматическая отправка ответов», — отметила она.

Управляющий партнер экспертной группы Veta Илья Жарский назвал плюсом проекта «существенную экономию для бизнеса, где документооборот посредством бумажных писем объемен, актуален и растет с каждым годом». Жарский указал на риски утечек информации из корреспонденции или иных данных третьим лицам.  «Риски, связанные с вскрытием конфиденциальной переписки, перевешивают все реальные плюсы, которые дает новая услуга почты», — отметил он. По мнению Жарского, «Почте России» придется доказать заказчикам безопасность своих IT-систем, а также готовность к безопасной интеграции с информационными системами компаний.