Внештатная ситуация: за что могут оштрафовать компанию при работе с самозанятыми

С 1 августа плательщиками налога на профессиональный доход стали граждане Украины, ДНР и ЛНР. Поскольку количество самозанятых и без того значительно увеличилось за последние полгода, то с новым законом рост продолжится. Минтруд прогнозирует рост числа самозанятых до 11 млн человек к 2030 году. 

С увеличением количества самозанятых, вероятно, будет расти и количество штрафов для бизнеса. Для юрлиц размеры штрафов, наложенных Федеральной налоговой службой (ФНС), могут достигать 200 000 рублей без учета сумм доначисленных налогов.

Цена ошибки

Если вы только планируете начать работу с самозанятыми, прежде всего нужно найти подходящих исполнителей. Это можно сделать с помощью специализированных бирж вроде Skipp, Upwork и др. или своими силами. Нужно будет провести проверку с точки зрения безопасности, в том числе на наличие проблем с законом, протестировать навыки и, наконец, договориться о сотрудничестве. После этого начнется бюрократия, в которой и кроются основные штрафные риски.

На этом этапе нужно тщательно продумать работу с самозанятыми и настроить внутренние процессы от найма до оплат. Оштрафовать компанию могут в случае, если налоговая вместе с Трудовой инспекцией выявят признаки трудовых правоотношений в гражданско-правовых и признают самозанятого штатным сотрудником. В таком случае придется заплатить штраф в соответствии с четвертой и пятой частями статьи 5.27 Кодекса об административных правонарушениях (КоАП) России.

• Для должностных лиц он составит от 10 000 до 20 000 рублей,
• для ИП — от 5000 до 10 000 рублей,
• для юридических лиц — от 50 000 до 100 000 рублей.

При сотрудничестве с самозанятым платить за него налог компании не нужно — такой работник сам платит 6% со всего дохода. Поэтому, если самозанятого признают штатным сотрудником, компании в обязательном порядке доначислят НДФЛ (13% от заработной платы сотрудника), взносы в Пенсионный фонд (22% при отсутствии льгот), в Фонд обязательного медицинского страхования (5,1%), в Фонд социального страхования. Также будут пени за просрочку уплаты этих взносов. И это за каждый месяц работы по каждому самозанятому, которого признают работником в штате. Еще как минимум 7,65% от годового размера вознаграждения нужно будет заплатить самому работнику в качестве возмещения за отпуск.

Совершение повторного нарушения тоже повлечет штрафы, и даже больше:

• для должностных лиц — дисквалификацию на срок от одного года до трех лет,
• для ИП — штраф от 30 000 до 40 000 рублей,
• для юридических лиц — штраф от 100 000 до 200 000 рублей.

Имея в виду эти санкции, юристы компаний часто выбирают наименее рискованный путь — устанавливают запрет на прямые отношения с исполнителями в статусе самозанятого. Компании при этом упускают возможность эффективно использовать услуги таких исполнителей. 

Мы проанализировали разъяснения ФНС, релевантные судебные кейсы и составили список из наиболее уязвимых точек, которые могут привести к признанию самозанятого штатным сотрудником и штрафу для компании.

Бизнес-процесс

ФНС при проверке запрашивает документы у компании, опрашивает сотрудников и самих самозанятых. Если обнаруживается, что исполнитель включен в инфраструктуру компании и это больше похоже на работу в найме, отношения будут переквалифицированы в трудовые.

Иногда риск вызвать непонимание со стороны ФНС встроен в сам бизнес-процесс подбора исполнителей. Например, в вашей компании HR-специалист занимается поиском самозанятых. У ФНС могут возникнуть вопросы, поскольку обычно HR-специалисты работают со штатными сотрудниками, а самозанятые — это внешние контрагенты. Поэтому нужно выстраивать процесс работы с самозанятым так, как и с любым другим контрагентом, отдавать их под ответственность сотруднику бэк-офиса, например, бухгалтеру.

Заключение договора с новым самозанятым

Налоговая может усмотреть ошибки и в том, с кем именно вы работаете как с самозанятым. На этапе переговоров с потенциальным сотрудником-самозанятым необходимо проверить два фактора:

• Не был ли человек сотрудником вашей компании ранее. Если был, то с момента увольнения до трудоустройства в качестве самозанятого в ту же компанию должно пройти как минимум два года. Это связано с тем, что Федеральный закон номер 422 запрещает в течение двух лет после увольнения работать с бывшим работником как с самозанятым. Но вы можете работать с ним как с физлицом без статуса — по гражданско-правовому договору.
• Действует ли его статус самозанятого. Проверить это можно онлайн.

Если один из этих пунктов будет нарушен, то отношения с самозанятым тоже могут признать трудовыми — и компанию оштрафуют. Кроме того, не пытайтесь подписать с исполнителем вместе с договором какие-то документы, специфичные для штатных сотрудников, например, положение о внутреннем трудовом распорядке или другие внутренние положения для работников. Это тоже рискованно.

Текст договора

Чтобы налоговая не могла переквалифицировать ваши правоотношения с исполнителем в трудовые по формальным признакам и пунктам, прописанным вами же в документах, необходимо составить корректный сдельный договор в рамках гражданско-правовых отношений. В нем, например, не может быть штрафных санкций, применимых к сотруднику по Трудовому кодексу. У самозанятого не может быть прогулов, бонусов и компенсаций.

Вы не можете оштрафовать самозанятого, если он не пришел на работу. А вот если взял заказ и не выполнил его — это уже классифицируется как неисполнение договора, что может повлечь наложение штрафа.

Договор должен описывать четко выполняемые задания, стоимость услуг и срок выполнения. Штрафы могут быть выражены, например, в проценте от суммы вознаграждения в случае, если задание выполнено не в срок.

Постановка заданий

Так как самозанятый — это внешний контрагент, компания должна генерировать задания во внешнюю среду. Для этого надо прописывать их в договоре, отдельным документом или хотя бы просто в мессенджере. При этом важно получить обратную связь, что исполнитель «взял» задание или отказался от него, на что он имеет полное право.

Хороший пример задачи: «В течение часа забрать пакет по адресу, сказав пароль, и доставить по другому адресу». Плохой пример: «Оказание услуги «Доставка еды», 100 рублей».

Прописывать ожидаемые результаты работы стоит в конкретных, измеримых величинах, а задачи ставить через системы электронного документооборота. Так в отношениях с исполнителем появляется формализованный документ.

График

Забудьте о графике. Работа с самозанятым — это сдельная работа, у него не может быть смен, вахт и дежурств. 

Например, у бизнеса есть пиковые нагрузки. Работников, находящихся в трудовых отношениях с компанией, могут, пусть и за дополнительную плату, обязать отработать дополнительные смены. Но в случае с самозанятыми ситуация иная. Подобные вещи с ними можно урегулировать только повышенными тарифами за выполнение определенных услуг, перечисленными в договоре.

Выполнение услуги

Компания-заказчик не может предоставлять самозанятому-подрядчику оборудование или материалы для выполнения заказа безвозмездно — без документов. Но и оформлять с ним договор материальной ответственности нельзя, это документ, характерный для отношений «работодатель-сотрудник».

Например, вам нужно предоставить бетономешалку для работы строительной бригады, состоящей из самозанятых. Тогда лучше выдавать и возвращать оборудование по отдельному акту приема-передачи. Если у компании нет документов, подтверждающих возмездность передачи или проведение работ иждивением заказчика (когда именно заказчик предоставляет материалы самозанятому), то такие правоотношения ФНС признает осуществляемыми под надзором компании и переквалифицирует в трудовые.

Акты оказанных услуг

Закрывающие акты ФНС запрашивает у компании, если решает провести проверку, чтобы установить характер отношений. Обычно это происходит примерно через полгода с момента начала работы с самозанятым или позднее.

ФНС может счесть акт нарушающим условия работы с самозанятым, если он однострочный и недостаточно детализирует выполненные услуги, например, не содержит информации о цене за каждую услугу. В акте могут быть прописаны такие маячки: «зарплата за май» или «оплата вахты». И то и другое — явный признак трудовых отношений.

Акты при работе с самозанятыми должны детально описывать услуги, которые выполнил исполнитель, с указанием их объема, результата, цены за единицу и общей суммы оплаты. На всякий случай можно дополнить акт отчетом о выполненных работах. Он хорошо разъяснит, что услуги носят сдельный характер.

Оплата

Перед каждой оплатой проверяйте контрагентов на наличие статуса плательщика налога на профессиональный доход (НПД) — его платят самозанятые. Если исполнитель утратит его и не сообщит вам об этом, то при следующем платеже компании автоматически присвоят статус налогового агента — поскольку платеж будет квалифицирован как в адрес физического лица без НПД по договору гражданско-правового характера. Налоговая узнает об этом нарушении сразу и доначислит 13% НДФЛ, соцвзносы и пени за просрочку.

Периоды выплат не должны совпадать с зарплатными — это признак трудовых отношений. В идеале процесс оплаты должен быть привязан к услугам и подписанию актов, а не к календарным срокам. Если в компании выстроить такой бизнес-процесс не получается, рекомендуем настроить некую периодичность: раз в неделю, раз в месяц. 

Важно: повторяющиеся в каждой выплате суммы тоже признак трудовых отношений, он легко отслеживается ФНС. Если этого не избежать, стоит подготовить обоснование для ФНС. Например, в случае, если исполнитель убирает регулярно одну и ту же территорию, одинаковый объем работ может послужить обоснованием одинаковых платежей. Штрафного риска тут нет.

Единственный заказчик услуг

Вопросы может вызвать сам факт того, что у самозанятого есть единственный заказчик. Ведь он может оказывать услуги разным компаниям и получать за это больше денег.

Еще хуже, если компания не дает самозанятому работать больше ни с кем, и это инициатива именно компании. Это создает риск переквалификации отношений в трудовые. Поэтому не регулируйте, с каким количеством компаний работает ваш самозанятый. Если такой формат работы вам не подходит, то вам нужен не самозанятый, а штатный сотрудник.

Мнение редакции может не совпадать с точкой зрения автора