Один шанс. Как подготовиться к выступлению на высшем уровне
Вам могут обещать, что у президента компании или крупного чиновника есть целый час на встречу. Здорово, если так и выйдет. Но иногда график меняется в последнюю секунду, и выступить с блестящей часовой презентацией не получится. К этому нужно быть готовым: проработать план действий на случай, если тайминг резко изменится.
Был случай, когда топ-менеджер крупной компании должен был выступить перед Германом Грефом. Допускалось, что время, отведенное на встречу, может резко сократиться, поэтому сделали два варианта: полную презентацию и сокращенную, всего из пяти слайдов, включая титульный лист. Оставили только главное: в чем суть идеи сотрудничества и как его организовать, каковы предпосылки для успеха и, наконец, каких ждать результатов. Усеченная версия, к счастью, не понадобилась — встреча прошла, как запланировано, и Греф слушал спикера почти час.
Определите конкретную цель
Топ-менеджеру из издательской сферы было необходимо рассказать акционерам о результатах года. На первый взгляд требовалось продемонстрировать успехи менеджера: подчеркнуть победы и мягко упомянуть неудачи. Но залог хорошей презентации — четкое понимание того, чего вы действительно хотите ею добиться.
Топ-менеджер небезосновательно переживал за одно из направлений: оно было ориентировано на печатную продукцию, спрос на которую неумолимо падает. Он понимал, что направление убыточно и надо от него отказаться. К тому же ему не хотелось отвечать за бесперспективный бизнес, скатывающийся в банкротство. Зато был хороший план: как объединить его с другим, логистическим направлением.
Презентация в итоге выглядела так: было нарочно акцентировано внимание на проблемах, сделан упор на намечающихся негативных тенденциях — а дальше на контрасте предложена идея слияния направлений. В итоге акционер прислушался, два бизнеса объединили, а сам топ-менеджер их возглавил.
Не бывает хороших презентаций с целью «рассказать о компании в целом». Цели вроде «получить деньги на проект», «реструктурировать кредит» или «решить проблему отдельного направления» — вот пример конкретной задачи, вокруг которой можно построить успешную презентацию. Сложность в том, что нащупать цель часто бывает трудно.
Сядьте в кресло слушателя
Когда вы определились с целью, нужен план презентации, ее структура. Чтобы все это составить, постарайтесь задать вопросы, которые неминуемо возникнут в голове у слушателя. Как-то раз команда по внедрению системы парковок должна была встретиться с мэром одного из мегаполисов Сибири и предложить ему свои услуги. Разумеется, все понимали, что с ходу никто денег на проект не выделит. Так что задача минимум — сделать так, чтобы глава города просто задумался о парковках, а максимум — прямо после встречи поручил проработку ответственному лицу.
Чтобы подготовиться к встрече с главой города, спикер проработал вопросы, которые ему могут задать, понятно, что любой слушатель спросил бы: «а вы вообще кто?», «а вы такое когда-нибудь делали?», «сколько это будет стоить? где взять деньги?», «зачем это городу?». Но мэра будет также волновать судьба его рейтинга из-за парковок и то, как его решения оценит руководство. В ответ на это наряду со слайдами вроде «почему нам можно доверять (со списком удачных проектов)» или «структура финансирования проекта» появился слайд «социальный эффект» — собрали графики того, как менялся рейтинг градоначальника после введения парковок в разных мегаполисах: было видно, что при аккуратном внедрении системы рейтинг немного падает, а потом быстро восстанавливается. Важно найти правильную структуру изложения презентации, записать вопросы на стикерах (будущих слайдах), расставить в нужном порядке.
Не игнорируйте важность техники
Иногда не будет лишним взять с собой на встречу складной экран и проектор. А слайды стоит делать максимально контрастными. Это не пустые предосторожности: если в зале не получится выключить свет, то происходящее на экране будет едва видно. Это очень обидно: незначительная, казалось бы, деталь может пустить насмарку недели работы над презентацией. Досадно проработать все до мельчайших деталей и провалиться с треском из-за того, что ноутбук не поддерживает нужный формат или в аудитории попросту нет проектора. Как ни странно, такое случается везде — не только в районных школах, но и в шикарных залах или неприступных кабинетах.
Однажды мы сами едва не напоролись на это во время презентация для главы РЖД Олега Белозерова. До выступления перед верхушкой российской власти на железнодорожном съезде оставались сутки, все было готово — и тут стало известно, что огромный экран 33 на 3 метра воспроизводит либо изображения, либо видео, но не документ powerpoint. От слайдшоу из картинок решено было отказаться — ТЗ предполагало продвинутую анимацию. Поэтому за одну ночь пришлось переделать каждый слайд презентации в короткое видео. В 7 утра завершился монтаж, а в 9:00 спикер уже выступал перед аудиторией в 3000 человек.
Поэтому если есть возможность, узнайте заранее, какая техника будет на площадке, в каком формате лучше принести презентацию и можно ли протестировать все перед показом. Если разузнать детали невозможно, приходите во всеоружии, со своей техникой или разными форматами презентации.
Не перегружайте слайды
Часто есть соблазн занять свободное пространство на слайде цифрами или картинками — скажем, поместить фото смеющихся сотрудников на слайд о росте зарплат. Если вы делаете презентацию для топ-менеджера, это лишнее: каждый элемент должен нести смысловую нагрузку, если это не так, лучше оставить пустое место или просто сократить документ. То же самое с числами — в презентациях для высокопоставленных чиновников любят указывать слишком точные значения: «наша выручка составила 10 млрд 159 млн 441 тысяч 654 рубля 40 копеек». Очевидно, что можно сократить это до 10,2 млрд рублей без потери смысла.
Время серьезных людей всегда ограничено, и это тоже надо учитывать. В практике был случай, когда глава одной компании всегда ходил на встречу с министром с кипой бумаг, распечатками финансовой отчетности, а потом неловко их пролистывал. Для одной из подобных встреч удалось его убедить поменять формат и сократить презентацию до размеров одного листа А3. На нем была диаграмма (mind map), по которой клиент последовательно рассказывал историю. Министр принял формат на ура, и он стал стандартным для их встреч.
Вывод
Для себя можно составить вот такой чек-лист. По нему нужно пробежаться за пару дней до выступления — это хорошая проверка презентации на прочность.
1. Есть ли у меня несколько сценариев презентации?
2. Что я хочу сказать этой презентацией?
3. Понимаю ли я, какие вопросы возникнут у слушателя? Ответил ли я на них?
4. Каждый ли элемент на моих слайдах несет смысл? Можно ли что-то убрать?
5. Как я буду показывать презентацию? Нужно ли принести оборудование?