Полный срыв дедлайнов: что такое «ошибка планирования» и к чему она приводит

Как срыв дедлайна отражается на оценке работы

Авторами нового исследования стали профессора Университета Торонто Скарборо и Стэнфордского университета Дэвид Фанг и Сэм Маглио — в рамках своей работы они предложили тысячам жителей США и Великобритании оценить, как была выполнена задача потенциального сотрудника, сданная до и после установленного дедлайна. Респондентами были люди из самых разных профессий: сотрудники кадровых служб, руководители, менеджеры и не только — им предстояло описать итоговый результат чужой работы, будь то фотоотчет, новостные статьи или рекламные листовки. 

Как оказалось, работа тех, кто сдал ее после обозначенного дедлайна, в большинстве случаев оценивалась хуже, чем сданная в срок. Более того, пропуск дедлайна заставлял опрошенных респондентов считать сотрудника менее добросовестным, а некоторые из них признавались, что в будущем не хотели бы работать с таким человеком или поручать ему задания.

В такой ситуации может показаться, что более позитивно будут оцениваться те работники, кто выполняет задачу, наоборот, еще до дедлайна, — однако и такое мнение оказывается ошибочным. Более того, как уверяют Фанг и Маглио, от чрезмерно критической оценки сделанной работы не спасут ни ее досрочная сдача, ни предупреждение о возможном нарушении дедлайна даже в силу независящих от сотрудника причин. Распространенность же «срывов дедлайнов» исследователями объясняется ошибкой планирования — когнитивным искажением, при котором люди систематически недооценивают время, затраты и ресурсы, необходимые для выполнения задачи, даже если они знают, что подобные проекты в прошлом занимали больше времени, чем планировалось.

Что такое «ошибка планирования»

По словам клинического психолога и автора проекта Psy-Try Татьяны Черняковой, термин «ошибка планирования» впервые был применен в науке еще в 1979 году. Его создатели — израильские психологи Дэниел Канеман и Амос Тверски, употребившие его в рамках одной из своих работ о когнитивных искажениях и процессах продуктивного творческого мышления. Тогда ошибку планирования они описали как одну из частей их исследований в области принятия решения и прогнозирования.

«Ошибка планирования является частью более масштабной теории перспективы (prospect theory), которая объясняет, как люди оценивают искажения вероятностей и рисков, — рассказывает Чернякова. — За эту теорию Дэниел Канеман получил Нобелевскую премию по экономике в 2002 году. К сожалению, Амос Тверски умер в 1996 году, а Нобелевская премия не присуждается посмертно. Канеман, получая награду, подчеркнул, что их работа была совместной, и отметил огромный вклад Тверски». 

Теорию ошибки планирования оценили высоко в психологической среде — как объясняет специалист, она стала «революционно новым подходом к изучению того, как люди принимают решения в условиях неопределенности и как психологические факторы влияют на экономические решения». В отличие от классической экономической теории, которая предполагает, что люди действуют рационально и стремятся максимизировать выгоду, Канеман и Тверски доказали, что:

• люди действуют иррационально, но предсказуемо. Они совершают выбор, основываясь не только на объективных данных, но и на субъективном восприятии потерь, выигрышей и вероятностей;
• им свойственно отвращение к потерям (Loss Aversion). Люди боятся потерь больше, чем стремятся к эквивалентным выигрышам. Например, потеря $100 воспринимается болезненнее, чем радость от выигрыша $100;
• люди сталкиваются с искажением вероятностей, то есть переоценивают маловероятные события (например, шанс выиграть в лотерею) и недооценивают высоковероятные (например, риск заболеть в период отсутствия страховки);
• большое значение имеют и рамки восприятия (Framing Effect). Решения зависят от того, как информация представлена: один и тот же результат воспринимается по-разному, если подан как  «выигрыш» или как «избежание потери». Например, рамка выигрыша: «мясо на 80% нежирное», где рамка потери — это «мясо содержит 20% жира». Исследования показывают, что покупатели чаще выбирают продукт с формулировкой «80% нежирное», несмотря на то, что товары абсолютно идентичные.

Таким образом, ошибка планирования становится логическим следствием влияния психологических особенностей нашего восприятия, мышления, эмоций и чувств на принимаемые решения. При этом у нее есть и три важные характеристики:

1. Оптимизм. Люди часто оценивают свои способности и будущие обстоятельства слишком оптимистично. На фоне своей завышенной продуктивности они также недооценивают время, необходимое на выполнение поставленной задачи. При этом время, необходимое другим людям, оценивается более реалистично.
2. Игнорирование прошлого опыта. Люди склонны игнорировать данные о том, сколько времени аналогичные задачи занимали в прошлом. Значимость опыта минимальна. При этом свои прошлые ошибки прогнозирования они склонны объяснять внешними, краткосрочными и ситуативными причинами.
3. Фокус на идеальном сценарии. При формировании своих перспектив люди сосредотачиваются на лучшем исходе, без учета непредвиденных сложностей. Исследования доказали, что если предложить людям все-таки связать соответствующий прошлый опыт со своими прогнозами, то оптимистичная предвзятость устраняется.

«Интересно, что эта система восприятия и умозаключений свойственна даже экспертам, отвечающим за масштабные проекты, многим из которых знакома психология принятия решений, — делится Татьяна Чернякова. — Новейшая история насчитывает массу примеров, когда вроде бы хорошо продуманные масштабные проекты терпели крах планирования и либо срывали сроки, либо многократно увеличивали затраты на реализацию». Среди таких кейсов — строительство тоннеля под Ла-Маншем, которое обошлось в $15 млрд  вместо $2,9 млрд, или Олимпиада в Монреале в 1976 году, когда строительство стадиона затянулось и привело к финансовому кризису.

Почему люди нарушают дедлайн — и к чему это приводит

Важно понимать, что причиной срыва дедлайнов может быть не только ошибка планирования. Нередко на нарушение оговоренных сроков могут влиять стресс, тревога, эмоциональное выгорание и другие субъективные причины, которые могут привести к привычной прокрастинации — привычке или склонности откладывать выполнение значимых задач «на потом». 

«Прокрастинация — это ловушка разума. Человек сознательно выбирает не приступать к задаче не в результате объективных обстоятельств, а из-за внутренних конфликтов — например, страха неудачи, перфекционизма или недостатка мотивации, — поясняет психолог. — Откладывание задачи ситуативно, а в моменте действительно снижает тревогу, приносит облегчение, переключает внимание на более приятные дела. В этот же момент ловушка захлопывается: в долгосрочной перспективе стресс и вина только усиливаются, как и избегание задачи. Это ведет к снижению качества работы, срыву сроков, ухудшению отношений с коллегами и потере доверия».

Еще один, более неочевидный, результат частых нарушений дедлайна — подрыв глубинного самовосприятия. «Человек начинает ассоциировать себя с неудачами, что формирует так называемую «идентичность неудачника» — устойчивое внутреннее убеждение, что провалы неизбежны. Это состояние сопровождается снижением профессиональной уверенности, утратой внутренней мотивации и даже социальным избеганием», — говорит психолог. 

Как научиться соблюдать дедлайны

Несмотря на то, что ситуации невыполнения сроков действительно неприятны, они не обязательно имеют необратимые последствия. Чтобы разорвать этот круг и минимизировать собственную тревогу, важно сместить фокус с результата на процесс. Вместо того чтобы погружаться в самообвинения, полезно анализировать причины неудачи и попробовать обнаружить, где были допущены ошибки в планировании или реализации задачи. Такой навык Чернякова называет когнитивной реструктуризацией — способностью рассматривать ошибки как часть процесса обучения, а не как показатель личной несостоятельности. «Это умение играет ключевую роль в восстановлении внутреннего баланса. Психологическая гибкость и возможность адаптироваться к обстоятельствам без утраты целеустремленности помогает снижать уровень стресса», — обращает внимание специалист. 

Ошибка планирования, которая кроется в излишне оптимистичной оценке времени, необходимой для выполнения задачи, и напрямую влияет на соблюдение дедлайнов, держится, по словам психолога, «на трех китах»:

1. Иллюзия контроля.
2. Слепота к прошлому опыту.
3. Пренебрежение статистикой.

При этом ошибка планирования и прокрастинация — два взаимосвязанных феномена, влияющих на эффективность выполнения задач. Ошибка планирования усиливает прокрастинацию: люди откладывают задачи, полагая, что у них достаточно времени для их выполнения, а оптимистичные прогнозы снижают ощущение срочности. Когда же реальность перестает соответствовать оптимистичным планам, это приводит к стрессу и замыкает порочный круг дальнейшей прокрастинации. 

Чтобы избежать ошибки планирования, а вместе с этим и сократить риски нарушения дедлайна, Татьяна Чернякова дает несколько рекомендаций:

• используйте внешний фокус (Outside View). Вместо того, чтобы полагаться на интуицию или оптимистичные предположения, важно изучить данные о схожих проектах в прошлом. Сравнение с реальными сроками, бюджетами и результатами позволяет сформировать более точные прогнозы;
• разделите проект на этапы (Decomposing Projects). Дробление больших задач помогает точнее оценить ресурсы и время для каждого из них;
• используйте ретроспективный подход Гэри Кляйна к анализу будущего (Pre-Mortem Analysis). Он предполагает, что команда мысленно «переносится» в будущее и представляет, что проект уже провалился. Затем участники обсуждают, что могло стать причиной неудачи, и предпринимают действия для предотвращения этих проблем;
• учитывайте риски и неопределенности (Risk and Contingency Planning). Создание резервов времени и бюджета для учета неожиданных обстоятельств. Реалистично учитывайте неопределенности, не игнорируйте их;
• берите во внимание человеческий фактор (Human-Centric Design). Необходимо понимать, как проект будет влиять на людей и как человеческие решения могут повлиять на его ход. Это помогает минимизировать ошибки из-за чрезмерного оптимизма или эмоциональной привязанности к определенным идеям.

Что делать, если дедлайн уже нарушен

Нарушение дедлайна всегда вызывает напряжение и, безусловно, отражается на взаимоотношениях с коллегами, руководством и даже на собственном самовосприятии. Однако, как бы парадоксально это ни звучало, срыв дедлайна — это не конец и в большинстве случаев не катастрофа: это лишь неприятность, но не роковая ошибка.

«В профессиональной деятельности, как и в жизни, нас оценивают не только по нашим успехам, но и по тому, как мы справляемся с трудностями, — успокаивает психолог. — Срыв сроков не станет свидетельством провала, если сотрудник сумеет извлечь из этого урок и избежит ошибки планирования в будущем. Многие проекты в истории человечества сталкивались с задержками, но именно благодаря упорству, адаптивности и способности к восстановлению они в конечном счете становились успешными».

«Срыв дедлайна действительно влияет на восприятие, но возможно компенсировать это ясным объяснением причин задержки и демонстрацией профессионализма, — советует Чернякова. — Работодатель ценит не только исполнение графика, но и долгосрочное сотрудничество, и способность учиться на своих ошибках».

Сам работодатель тоже может ассоциировать задержку с низким качеством проекта или работы из-за собственного когнитивного искажения. Чтобы нивелировать этот эффект, психолог рекомендует разбить проект на части, а также:

• если вы сдали часть работы вовремя, напомните об этом; 
• сделайте намеренный акцент на качестве, а не на сроках. Перенаправьте внимание руководителя на результат;
• избегайте систематических срывов. Если это происходит регулярно, воспринимаемое качество действительно может пострадать;
• установите для себя более реалистичные сроки и промежуточные дедлайны.

«Помните, что регулярное выполнение задач на высоком уровне укрепит доверие и снизит влияние задержек, если они вдруг возникнут», — подытоживает специалист.