Спланировать до мелочей: как четкий распорядок дня повышает эффективность

Зачем нужен режим дня

«Я должна планировать свое счастье. В этом вся суть: мы думаем, что счастье возможно и оно случается, но в него нужно вкладываться», — рассуждает бывшая первая леди США Мишель Обама. Она признается, что во всем старается соблюдать четкий график, в которой входит решение и рабочих, и личных вопросов и задач. Особый распорядок дня для разных сфер жизни создают и многие другие люди, чью карьеру можно назвать примером успеха: 

— предприниматель, основатель Virgin Group и миллиардер Ричард Бренсон: просыпается в пять утра, занимается спортом, затем приступает к работе. Ложится спать не позже 11 вечера;

— бывший CEO LinkedIN Джефф Вайнер: начинает свой день в 5:30 утра и выделяет в среднем 90 минут в сутки на спонтанные действия — проверку почты, разговоры по душам и не только;

— главный исполнительный директор по управлению активами и капиталом JP Morgan Chase Мэри Каллахан Эрдос: на каждый день она создает отдельные менеджмент-планы с приоритезацией своих задач и обязанностей;

— создатель Twitter/X Джек Дорси (соцсеть заблокирована в России): создает ежедневное расписание, в котором у каждого дня — своя тема, например, развитие маркетинга в компании, отдых, работа над собственными бизнес-проектами;

— главный редактор Vogue Анна Винтур: проснувшись в четыре-пять утра, читает новости, не позже 8:30 утра приезжает в офис, ровно в пять вечера его покидает, а не позже 10 вечера ложится спать.

При этом четкого распорядка дня придерживались и те, кто уже успел войти в историю. Один из них — «отец-основатель» США Бенджамин Франклин, чей рабочий день начинался в четыре часа утра с завтрака и составления плана и заканчивался в 10 вечера.  

Как можно заметить, подобное планирование — это не только про эффективное распределение рабочих, учебных и бытовых задач в течение дня, но и выделение времени на отдых, питание, физическую активность и сон. При этом, как говорят результаты исследований, составление и следование плану дня положительно сказывается на нашем самочувствии — когда знаешь, в какой момент и за что именно браться, растет не только самооценка, но и качество работы.

Кроме того, разработка и следование распорядку дня — эффективный способ развить сразу два навыка. Первый из них — это приоритезация: составляя план, мы анализируем, какие наши задачи более важны. Второй навык — социальный: понимая, что нам может не хватать времени на выполнение той или иной задачи, и что с ней может справиться другой человек, мы учимся делегировать, тем самым налаживая связь с окружающими как на работе, так и дома. 

Люди, которые склонны придерживаться режима дня и четко расставлять приоритеты в задачах, оценивают свою жизнь как более осмысленную. Согласно исследованию 2018 года, опубликованному в Бюллетени личностной и социальной психологии, большую роль в этом играют привычки — например, стабильный режим сна и повседневные ритуалы. Таким образом, благодаря распорядку дня, люди:

— улучшают состояние здоровье, так как испытывают меньше стресса — он сокращается из-за того, что жизнь становится более «прогнозированной» и понятной;

— повышают свою социальную привлекательность — они более успешны и эмоционально стабильны за счет снижения уровня стресса и возросшей уверенности в себе. 

Почему людям сложно планировать 

Несмотря на объективную эффективность распорядка дня, спланировать свои задачи бывает сложно — и на это есть ряд причин. 

Во-первых, прокрастинация: человек может понимать, что распорядок дня ему необходим, но сесть за планирование никак не удается из-за нехватки времени, сил или желания. Во-вторых, мы можем испытывать страх, что введение плана дня отразится на привычном образе жизни — но в реальности это не совсем так. 

Впрочем, останавливать на пути формирования своего распорядка дня могут и другие причины — куда менее очевидные. 

Нереалистичные требования к себе

Исследования говорят, что нереалистичные цели снижают мотивацию. Мы ставим нереалистичные цели тогда, когда не задумываемся, сколько времени и ресурсов может потребовать та или иная задача, переоцениваем уровень своей энергии и навыки для ее выполнения, а также не учитываем вмешательство событий, находящихся вне зоны нашего контроля. Насколько задачи выполнимы в обозначенный срок, становится понятно, когда вы начинаете их выполнение — будь то профессиональные обязанности или работа по дому. Если вы выходите за тайминг, то лучше скорректировать план, чем следовать нереалистичному распорядку дня.

Отсутствие приоритетов

Составив план на день, человек не понимает, как подступиться к задачам и в каком порядке их выполнять. Может оказаться, что в первую он берется за неважные дела, которые могут подождать, а действительно важные — все равно не успевает. 

Следование навязанному режиму дня

Нельзя забывать, что идеального распорядка дня не существует, а лучшим может быть только тот, который вы составили сами для себя, с учетом всех своих потребностей и важности задач. 

Не стоит копировать чужие режимы дня, потому что, скорее всего, они вам не подойдут и лишь увеличат уровень стресса в жизни. Одному человеку комфортно работать по 80 часов в неделю, а другому — 40. Кому-то требуется больше времени на восстановление ресурсов, кому-то — меньше. Опирайтесь на свои потребности, ценности, темп и образ жизни, а также помните, что ваша цель — снизить количество стресса, а не преумножить его. 

Сложность выполнения нового действия 

Специалисты Европейского журнала социальной психологии провели эксперимент: испытуемым предлагали на выбор внедрить новую здоровую привычку — выпивать стакан воды перед завтраком, съедать один фрукт на обед, сделать 50 приседаний после утреннего кофе или гулять 10 минут после завтрака. Выяснилось, что те, кто выбрал физическую активность или пищевую привычку, с меньшей вероятностью выполняли это действие ежедневно, чем те, кто предпочел пить воду. Главный вывод — чем сложнее действие, тем сложнее выполнять его регулярно и сформировать новую привычку. Учитывайте это при внесении в свой график действий, которые вы никогда прежде не делали.

Секреты эффективного распорядка дня

Чтобы распорядок дня не вредил, а работал на вас, Анастасия Шкреба предлагает попробовать честно ответить себе на следующие вопросы: 

1. Как выглядит сейчас мой распорядок дня и для чего он мне нужен?
2. Какой распорядок дня был бы эффективен для меня — какие сферы в нем нужно отразить, в каком соотношении?
3. Как распорядок дня отразится на мне, моих близких, работе?
4. Как распорядок дня изменит меня, каким я вижу себя в будущем, если буду следовать ему, и нравится ли мне этот образ?
5. Что изменить в распорядке дня, если я не буду ему следовать? И понравлюсь ли я себе в таком случае?

«Пока вы не будете удовлетворены ответами, корректируйте скелет идеального распорядка дня, — советует Шкреба. — Каждый день вы можете примерять этот скелет на текущие задачи. При этом следует помнить, что сформулированный распорядок — не статичен. Периодически проверяйте соответствие вашего распорядка вашим целям, ценностям, возможностям и потребностям».

Начинать психолог рекомендует с малого. «Совет «создать распорядок дня» часто ошибочно истолковывается как нечто совершенно новое, что необходимо внедрить. Если вы резко поменяете свой повседневный уклад, то высока вероятность, что вы очень быстро забросите это дело и вернетесь к своему прежнему образу жизни», — объясняет специалист. 

Вместо этого она рекомендует подумать о занятиях, которые уже присутствуют в вашей жизни и из которых режим дня может сложиться естественным образом, будь то выделение времени для прогулок, общения с близкими, работы по дому или занятий спортом. Это не то занятие, которое должно быть особенным — это регулярное внимание к самому занятию, которое обеспечивает ощущение стабильности и снижает стрессовые ощущения.

Затем стоит подумать о приоритетах. «Поймите, какие задачи для вас важные, какие — срочные, и можно ли делегировать некоторые из них другому человеку. Для этого подойдет матрица Эйзенхауэра, эффективность которой подтверждает исследование 2018 года», — говорит Шкреба. Согласно исследованию, большинство людей отдают предпочтение срочным, а не важным делам. В рамках эксперимента участникам было предложено выбрать, какую задачу сделать в первую очередь. Срочные задачи выбирали люди, которые называли себя занятыми. Но когда их попросили обдумать последствия выбора той или иной задачи, они отдавали приоритет важным задачам.

Составляя план дня, не стоит забывать о новом опыте — людям важна умеренная новизна в повседневной жизни, чтобы учиться и расти как личностям, а распорядок может помочь контролировать все остальное.