Существует множество методик повышения собственной эффективности, но большинство загруженных делами людей не пользуются ими, да и вообще не делают ничего, чтобы добиваться результатов меньшими усилиями. Для внедрения полезных навыков нужно не так уж много времени — несколько месяцев. Но, чтобы одержать победу над ленью, нужна и работа над собой. Для тех, кому недостает силы воли, мы собрали простые советы, которые можно освоить достаточно быстро, и эффект от которых будет мгновенным и ощутимым. Подробности — в галерее.
Намечайте по три главные задачи дня, недели и месяца
Начните рабочую неделю с вопроса: «Если бы сегодня была пятница, какие три вещи я хотел бы видеть выполненными?» Пример: «Подготовлена презентация для совета директоров», «Я пробежал суммарно 20 км» или «Я сходил с ребенком в аквапарк». В начале каждого дня формулируйте ответ на аналогичный вопрос по отношению ко дню. В идеале цели на день должны согласовываться с целями на неделю.
В пятницу проводите анализ сделанного за будни, а также того, как идут дела в различных сферах. Определите три сферы, в которых дела идут хорошо, и еще три «проблемных». В следующий понедельник при составлении плана на неделю учитывайте это.
Такой подход можно использовать для планирования и месяца, и года. Он позволяет концентрироваться на цели, а не на средствах ее достижения, иными словами — быть гибким в своем подходе, но постоянно помнить о приоритетах.
Более подробно о методе можно узнать в книге J.D. Meier, топ-менеджера Microsoft, — Getting Results the Agile Way.
Визуализируйте планы
Многие думают, что долгосрочные планы — это список задач в Excel. Однако планы можно не только записывать, но и рисовать. И не обязательно на бумаге — можно просто в воображении. Я не возьмусь объяснять природу этого феномена, любой желающий может прочитать об этом тысячи книг. Скажу лишь, что наш мозг не способен провести черту между реальным и предполагаемым событием, и если периодически представлять себе желаемое (все равно что: повышение в должности, покупка автомобиля или погружение с аквалангом), то подсознательно появляется стремление это исполнить. А как только процесс запущен, наш мозг начинает активно искать пути реализации задуманного.
Начинайте каждый день с того, чтобы как можно ярче представить его позитивный исход. И не забывайте время от времени визуализировать глобальные планы. Посадить дерево, построить дом, вырастить сына — это отличные цели, но лучше заранее представить, что это будет — сосна или береза (ну и так далее). Быстрее вырастет!
Перестаньте раскачиваться
Как обычно начинается рабочий день? Приходишь, включаешь компьютер, читаешь новости, ленту в facebook, завариваешь кофе, болтаешь с коллегами. Иногда раскачка затягивается до обеда, а после наша эффективность начинает снижаться. Кстати, ровно наоборот происходит во время отпуска. Первое время продолжаешь по инерции судорожно проверять телефон, отвечать на письма и т. д. Расслабиться бывает так же сложно, как и начать работать.
Рецепт такой: формируем условный рефлекс, как у собаки Павлова, создаем ассоциативную связь между определенным уникальным (что очень важно!) действом и началом активного рабочего дня. Событием, которое у вас будет связано исключительно с началом работы и ничем другим (по этой причине чашка кофе, например, не подходит, только если вы не пьете одну чашку кофе, и только в рабочие дни, и только перед началом работы).
Что это может быть? Мой друг, например, каждый раз, когда приближается к офису, слушает через наушники саундтрек к «Звездным войнам». Его мозг уже усвоил, что вслед за этой музыкой следует интенсивная работа, поэтому каждый раз, когда он слышит этот «сигнал», срабатывают нейронные связи, и он быстро настраивается на рабочий ритм.
Медитируйте
Очень важно уметь не только быстро втягиваться в рабочий процесс, но и быстро расслабляться. Как хорошо отдохнуть за 20 минут в середине дня? Ответ — медитация. У многих людей этот процесс ассоциируется со сложными восточными практиками, мало доступными простым смертным. На самом деле все не так трудно. Скачайте, например, приложение Headspace, которое поможет при ежедневной практике освоить медитацию примерно за месяц и приучит медитировать регулярно. Делать это можно в машине, в офисе, после обеда в парке на скамейке — где угодно.
Медитация позволяет за 15-20 минут полностью восстановить силы для продолжения рабочего дня. И не только. Она помогает лучше концентрироваться, быстрее входить в любую тему, а значит, повышает качество того, что вы делаете. На терапевтическом уровне медитация снимает стресс, улучшает сон и настроение. На более глубоком — приводит мысли в соответствие с реальностью, что оказывает глубокое влияние на жизнь. Но это уже совсем высокий полет.
Съедайте по одной «лягушке» в день
У каждого из нас есть список нелюбимых дел — в одной из популярных методик по эффективности их называют «лягушками». Ну, например, отчитываться перед начальником. Или мыть посуду. Не важно. Всегда есть какие-то задачи, которые надо решать, но очень не хочется. Это и есть «лягушки». Обычно с ними поступают так: откладывают их максимально на «потом», а потом снова на «потом», пока начальник не позвонит сам или не закончится вся чистая посуда в доме. Согласитесь, не самый продуктивный подход.
Бороться с «лягушками» и снижать негативный эффект от необходимости это делать можно только одним способом: «съедать» по одной в день и обязательно утром — в начале рабочего дня. Во-первых, когда это войдет в привычку, вы уже не будете так мучиться каждый раз, заставляя себя делать то, что вам неприятно. А во-вторых, вы сведете время мучений к минимуму: отмучался утром — и сбросил гору с плеч.
Отключайте раздражители
Сколько раз, сидя на совещании или слушая лекцию, вы пропускали важную мысль из-за того, что читали почту на мобильном? А сколько, работая над определенной задачей, отвечали на звонок и начинали обсуждать принципиально новые вопросы? А сколько из них были действительно важными и требовали немедленной реакции? Никто не против того, чтобы тренировать свой мозг для быстрого переключения с одной задачи на другую, иногда это критически необходимо, но чаще всего совсем не нужно. Просто мы не умеем правильно организовывать рабочий процесс и концентрироваться на приоритетах. И поэтому все время отвлекаемся.
Продуктивность можно значительно повысить, если начать следовать четкому правилу: не отвечать на телефон, e-mail, сообщения в мессенджере сразу после получения. Научитесь их игнорировать. Перебрасывайте несрочные звонки и дела в папку «TO DO». Разгребайте все это один или два раза в день. Если ваша работа напрямую зависит от таких сообщений — то четыре раза в день. Настройте почту, телефон и прочее так, чтобы вас беспокоили только действительно важные и срочные звонки и сообщения. Если вы не сотрудник колл-центра, такой подход только улучшит вашу производительность.
Концентрируйтесь на «помидорах»
Еще одна очень известная и несложная в реализации методика концентрации и управления временем — Pomodoro (говорят, разрабатывая ее, автор пользовался таймером в виде помидора, отсюда и название). Ее суть простая: 25 минут работаем и 3-5 минут отдыхаем, после каждого четвертого рабочего промежутка отдыхаем 15-30 минут. Такая техника позволяет сосредоточиться на определенной задаче и решить ее в более короткий промежуток времени. И при этом не перегружать себя. В идеале это выглядит так: пишем список «помидоров» — ключевых задач дня, а потом каждый последующий промежуток времени работаем над одним из них, после — обязательно отдыхаем. Думаю, что такой подход больше подходит тем, кто занимается каким-то долгим делом, не сходя с рабочего места, например программистам, пишущим программу, или бухгалтерам, составляющим отчет. Хотя мелкие задачи можно группировать в блоки, например «Ответить на все короткие e-mail за день».
Здесь очень важно правильное понимание отдыха — он должен принципиально отличаться от работы. Если вы, например, сидите за компьютером, то отдых ни коем случае не означает, что вы откроете какую-то игру или залезете в facebook. Вы должны встать и заняться чем-то совсем другим — погулять, сделать зарядку, позвонить жене и т. д. А потом вернуться к своим «помидорам».
Составьте «список единорога»
Это популярная методика запоминания информации. Она поможет удержать все необходимое в голове и вовремя вспомнить то, что нужно. Работает так: нужно составить для себя два-три базовых списка из десяти-двадцати пунктов каждый. Классический пример — «Список единорога» (называется так из-за первой вещи в списке, который необходимо запомнить), где каждый из пунктов связан с определенным числом от 1 до 10. Единорог (один рог) — первый, дальше может следовать розетка (две дырки), трехколесный велосипед (три колеса) и т. д. Второй список может быть построен из разных частей тела сверху вниз: голова, глаза, шея, плечи и т. д.
После того как вы определились со списком, действуем следующим образом: запоминая какой-то объем информации, разбиваем ее на части и каждую из частей ассоциируем с определенным элементом в списке (с обязательной визуализацией). Это очень удобно, когда, например, готовишься к выступлению и «привязываешь» каждый ее тезис к определенному объекту в своем «списке единорога». Образы врезаются в мозг сильнее, чем слова и смыслы, поэтому их запоминать легче, а вместе с ними и соответствующую им информацию.
Например, прямо сейчас я с легкостью вспомнил, что 77-м пунктом в моем плане на 10 лет стоит покупка мотоцикла Harley Davidson (ножка кикстартера, сделанная из ребра животного). Или что позавчера, когда жена попросила меня зайти в магазин после работы, шестым пунктом в списке покупок были лимоны (ящик из шести бутылок лимончеллы).
Используйте B-ALERT
Совершенно несложная в реализации и очень эффективная система повышения личной эффективности. Каждая буква в аббревиатуре из названия соответствует определенному действию, которое нужно выполнять каждый день.
B – Blueprint, или план: фиксируем с вечера все самое важное на следующий день.
A – Action – действие: последовательно выполняем.
L – Learning – обучение: раз в день обязательно открываем для себя что-то новое. Чтение полезной статьи, прослушивание аудиокниги, просмотр видеоролика — все что угодно. Не надо тратить время на трехчасовые лекции, развиваться можно, когда вы стоите в пробке и т. д.
E – Exercise – упражнения: либо спортзал, либо просто зарядка с утра, любые физические нагрузки.
R – Rest/Relax – отдых в течение дня: прогулка, медитация, просто расслабление без работы и какой-то деятельности.
T – Thinking – размышление над результатами дня, визуализация будущего, планирование долгосрочных целей.
К B-ALERT можно добавлять то, что важно именно для вас. Я, например, дописал еще две буквы: G – Gratitude – время для выражения благодарности кому-либо или себе, и L – Laughing – смех для сохранения позитивного настроя по жизни.
Анализируйте прошедший день
В конце каждого дня нужно выделить 5-10 минут времени, чтобы проанализировать все, что вы успели и не успели сделать сегодня, а также насколько хорошо у вас это получилось. Иногда кажется, что все приоритеты расставлены верно, задачи решаются грамотно, а все равно — четверть списка дел на день остается невыполненной. При ближайшем рассмотрении оказывается, что причина не в неправильным достижении целей, а в непредвиденных обстоятельствах: например, вам неожиданно позвонил начальник и загрузил срочным новым делом. Это означает, что не были учтены риски форс-мажора, и на будущее стоит это делать.
Другими словами, в конце дня стоит здраво поразмышлять о том, насколько верно были распределены силы, правильно ли все спланировано, насколько оптимальный путь выбран. Нужно отметить все, что было сделано хорошо (и обязательно похвалить себя за это) и что могло бы быть лучше.