Королева говорит: 9 способов донести свою мысль до собеседника так, чтобы вас поняли
Клиенты часто спрашивают у меня: «Как научиться говорить кратко и емко?». Это неудивительно, потому что сейчас умение говорить кратко как никогда важно.
Только подумайте:
Средняя продолжительность концентрации человека сократилась с 12 секунд в 2000 году до 8 секунд сегодня.
Каждый день офисный сотрудник получает в среднем 120 писем.
Каждый раз, когда человек отвлекается, ему нужно более 23 минут, чтобы восстановить концентрацию.
С учетом этих фактов совершенно неудивительно, что, согласно исследованиям, хорошие навыки коммуникации в два раза важнее хороших менеджерских навыков. Дело в том, что в нашу эпоху перенасыщения информацией право на ошибку ограничено. И действительно, 86% сотрудников компаний объясняют проблемы на рабочем месте нехваткой качественной коммуникации.
Люди теряют терпение, когда они слишком долго пытаются понять, что вы говорите. Пространные рассуждения могут показаться признаком нерешительности и лишить вас как лидера доверия и уважения.
Умение говорить кратко, несомненно, является ключевым элементом образа менеджера и помогает демонстрировать уверенность, но именно с этим у чувствительных достигаторов часто бывают сложности.
Почему чувствительным достигаторам сложно говорить кратко
Вы слишком много объясняете
Возможно, вам кажется, что подробно излагаете суть дела, но на самом деле вы просто теряете внимание слушателя. Вместо того, чтобы донести свою идею, вы размываете ее излишними объяснениями. Многие чувствительные достигаторы бессознательно компенсируют собственную неуверенность долгими рассуждениями особенно на встречах или в ситуациях, где они испытывают страх.
Вы думаете, что все похожи на вас
Возможно, вы любите тщательно прорабатывать информацию, но вы в меньшинстве (всего 15-20% населения обладают высокой чувствительностью). Поверьте, я вас понимаю. Я активно поглощаю информацию, а значит, мне нужно собрать много данных, прежде чем я приму решение. Однако другие люди, особенно топ-менеджеры, мыслят иначе. Они легко теряются в потоке информации и предпочли бы, чтобы вы говорили кратко и по делу.
Вы пытаетесь быть кем-то, кем вы не являетесь
Клиенты говорят мне, что им «надо быть более харизматичными», чтобы излучать уверенность. Нет, не надо. Если вы попытаетесь быть кем-то, кем вы не являетесь, окружающие это почувствуют. Вы не просто покажетесь неискренним, но еще и вымотаете себя. Лучше найти способ говорить кратко и так, чтобы ваша манера соответствовала вашему типу личности и стилю.
9 способов общаться яснее и эффективнее
1. Готовьтесь заранее
Без подготовки вам не удастся высказаться кратко. Перед любой важной встречей уделите пять минут изучению повестки дня и других предоставленных материалов. Сделайте записи для себя, соберитесь с мыслями и выделите те пункты, по которым вы хотите высказаться.
Если вам предстоит выступать, то стоит дополнительно продумать темы для обсуждения и составить список возможных возражений и вопросов. Я учу клиентов готовить несколько «часто задаваемых вопросов» про запас, на случай, если после их выступления наступит молчание.
2. Подготовьте раздаточные материалы
Если вы хотите поделиться большим объемом информации, вам стоит подумать о раздаточных материалах. Это тексты, в которых представлена основная информация по теме выступления. Таким образом вы можете ознакомить аудиторию с необходимым контекстом, а само выступление сделать более кратким. Раздаточными материалами могут быть отчеты, слайды или детальная аналитика.
3. Закончите предложение: «Если вы вынесете из этого обсуждения одну идею, я хочу, чтобы вы запомнили ______»
Если бы вы были вынуждены свести вашу основную идею к одному предложению, что бы это было? Используйте его как тему электронного письма, можете даже повторить эту фразу дословно в своей речи, чтобы убедиться, что вы выдвигаете на первый план и привлекаете внимание аудитории к самому главному выводу — тому, который слушатели должны запомнить.
4. Используйте структуру ПППП (PREP)
Если вам приходится импровизировать, то говорить твердо и последовательно поможет структура ПППП. Вот как это работает: кратко изложите свою позицию (point), обоснуйте ее причину (reason), предоставьте подтверждение (evidence) и завершите, повторив свою позицию (point). Например:
Позиция (point): «Я считаю, что мы должны двигаться в направлении А».
Причина (reason): «Мы получили положительные отзывы на этот подход».
Подтверждение (evidence): «К примеру, наш президент сказал, что поддерживает его».
Позиция (point): «Вот почему я считаю, что направление А — лучший вариант».
5. Используйте фразы-мостики и фразы-маркеры, чтобы выделить и систематизировать свои идеи
Маркировать и наводить мосты — это две PR-тактики, которые вы можете использовать в конференц-зале. Поставить маркер-флажок — это то же самое, что прикрепить флаг к земле или помахать им в воздухе, как бы говоря: «Обратите внимание — это важно!» Тогда как мостик помогает вам перейти от одной идеи к другой. Такие мостики особенно удобны, когда вы хотите сменить тему или направить обсуждение в другом направлении.
Примеры фраз-маркеров:
Все сводится к...
Дело в том, что…
У меня не хватает слов, чтобы передать значимость...
Примеры фраз-мостиков:
Мне сложно судить о ____, но я точно могу сказать, что...
При всей значимости ____, важно помнить также, что...
Прежде чем мы оставим эту тему, хотелось бы добавить...
6. Знайте свою аудиторию
Подумайте, какие поводы для тревоги и возражения являются ключевыми для людей, с которыми вы общаетесь. Что волнует их больше всего? Какую проблему они пытаются решить? Самое главное: что они получают для себя, когда слушают вас? Как то, чем вы с ними поделитесь, поможет им сэкономить время или упростить их работу? Сформулируйте свою речь, учитывая то, как она влияет на вашу аудиторию.
7. Задавайте вопросы
Часто умение говорить кратко сводится к тому, чтобы не говорить ничего вообще! Сначала вам нужно научиться слушать. В частности, задавайте много открытых вопросов вроде таких:
Что вы думаете о том, что я сейчас рассказала?
Какое решение, на ваш взгляд, было бы наилучшим?
Что вы думаете об этом?
Что вы бы добавили или изменили?
Каковы ваши чувства по этому поводу?
Каковы ваши впечатления от Х?
Как это вписывается в ваши планы?
Что для вас остается непонятным?
Могли бы вы рассказать подробнее?
Могли бы вы привести пример?
Какая помощь вам понадобится?
8. Редактируйте свои письма
Хорошее базовое правило: письма должны быть не длиннее пяти строк. Если ваше письмо длиннее, сократите его или позвоните по телефону.
Убедитесь, что ваше письмо можно быстро просмотреть. Это значит, что абзацы и предложения должны быть краткими. Используйте маркированные списки и нумерацию, чтобы текст стал легче для восприятия.
9. Убирайте слова-паразиты
Осторожные фразы вроде «Я просто хотел уточнить» или «Может быть, у вас найдется минутка для разговора?» сводят на нет эффект от ваших слов.
Перевод Натальи Балабанцевой.