«Терапия» автоматизацией: как бизнес может наладить работу с фрилансерами

27 ноября в России отмечается день самозанятых. Статус стал очень популярным — за прошлый год количество самозанятых увеличилось с 6,51 млн до 9,27 млн человек. Работа с самозанятыми упрощает жизнь компаниям, которые не готовы увеличивать штат сотрудников, но нуждаются в подрядчиках, чьи услуги можно оплачивать в рамках налогового законодательства. Это удобно, но может привести к неожиданным проблемам, если число контрагентов идет на сотни. В этом случае без современных цифровых решений бизнес может начать пробуксовывать.

Для сервиса по подбору психологов Zigmund.Online автоматизация работы с самозанятыми стала не только способом разгрузки действующих сотрудников. Компания смогла избежать расходов на найм и хеджировала будущие риски, потому что снизила финансовую небрежность в условиях перегрузки персонала.

В Zigmund.Online работает 80 человек, оборот компании — полмиллиарда рублей. В 2022 году, когда стало понятно, что привлечение инвесторов, а значит, увеличение численности штата, больше не популярный вариант развития, компании пришлось искать новые возможности оптимизации работы без сокращения численности персонала. Первым на очереди оказался финансовый департамент, где работали четыре человека.

Сервис работает с самозанятыми — 90% психологов, которые сотрудничают с платформой, имеют этот статус.

Для сотрудников финансового департамента это означало ежемесячную обработку 20 000 сессий психологов, которые клиенты приобретали через сервис компании.

При этом оплата была не равномерной, так как стоимость сессий отличается в зависимости от их числа. За первую сессию оплата составляет 850 рублей, за вторую — 1200 и так далее до определенной суммы. «Платежи можно было объединять по одному психологу, но это десятки тысяч операций в месяц, которые приходилось обрабатывать вручную», — говорит финансовый директор Zigmund.Online Егор Исаев. Все это усложнялось случайными двойными выплатами при ручном формировании платежных поручений и проблемами в коммуникации с исполнителями. «Кто-то терял статус самозанятого, кто-то пропадал и не реагировал на попытки с ним связаться. В этом случае мы пробовали приостанавливать выплаты, но тогда возникали судебные разбирательства из-за долга по оплате», - объясняет Исаев.

Кроме огромного объема ручной работы с транзакциями, оказывался перегруженным отдел, который курирует работу со специалистами. Его задача — поддерживать климат отношений с психологами, чтобы «их не слишком раздражали», — вспоминает Исаев. Zigmund.Online пользовался платежным оператором Qiwi, но с ним можно было работать, пока сессии продавались по одной. Потом Qiwi внедрил модель продаж пакетами, и, пока их доля росла, бизнес справлялся с объемом вручную. Когда сервис Qiwi перестал работать, действующие сотрудники перестали справляться с обработкой транзакций. «Стало понятно, что этот пробел нужно автоматизировать», — рассказывает Исаев.

В начале прошлого года, после попыток подступиться к нескольким другим предложениям, Zigmund.Online остановилась на сервисе работы с самозанятыми от «Т-Банка».

Минусы других, рассмотренных компанией сервисов, по словам Исаева, были в более высокой — в два-три раза — комиссии, дополнительных платежах в 299 рублей за каждого подключенного психолога, независимо от того, пользуется ли он платформой, и в том, что это были не банки.

«То есть деньги нужно было какое-то время держать на виртуальных счетах. Плюс к этому, у нас был уже опыт, когда мы начали работать над автоматизацией с одним из прежних партнеров, а потом нам сказали, что компания приняла решение не развивать эту услугу, потому что она «не пошла». А мы уже инвестировали время и деньги в ее внедрение», — уточнил финдиректор Zigmund.Online.

Сервис от «Т-Банка» и его функционал сразу были разработаны с учетом потребностей клиентов, которые работают с самозанятыми. «Мы понимаем боли и сложности в работе бизнеса, который сотрудничает сразу с большим количеством фрилансеров, поэтому можем быстро предлагать полностью готовое решение для таких клиентов, как Zigmund.Online», — говорит руководитель управления проектов «Т-Бизнеса» Евгений Наумов. По его словам, банк всегда выбирает индивидуальный подход и предлагает условия, оптимально релевантные бизнесу клиента.

«Гибкость решений, разработанных банком, это позволяет. Их можно адаптировать под требования крупных и средних компаний с учетом особенностей и зрелости их IT-инфраструктуры. Для больших игроков наши решения могут включать сложные интеграции, средним мы можем предложить более доступные по времени и стоимости интеграции, например, по API с внутренней системой клиента», — уточняет Наумов.

Zigmund.Online решила постепенно внедрять новую технологию от «Т-Банка». В том числе потому, что для полной интеграции нужен был дополнительный собственный софт. Начали с того, что получили от «Т-Банка» ссылку, которую смогли разослать всем психологам, которые хотели продолжать работать с платформой, для самостоятельного заполнения всех нужных банку данных для учета и платежей. «После того, как специалист заполнял анкету, он становился видимым в нашем личном кабинете банка. То есть можно было начинать работать», — вспоминает Егор Исаев. На этом этапе психологам платили вручную из личного кабинета компании. Когда был готов собственный софт, решилась проблема ручной обработки всех чеков и документов. «Банк сам проверяет наличие статуса самозанятого, и если его нет, то выплату не проводят. Если выплата может привести к превышению лимита оплаты для самозанятого, он об этом предупреждает и тоже ее не проводит. Тогда мы разговариваем о том, что нужно получить статус индивидуального предпринимателя», — рассказывает Егор Исаев.

Это существенно упростило работу. Сейчас Zigmund.Online получает все чеки в личном кабинете банка, и сотрудники освобождены от ручной работы с должниками: не нужно отправлять списки тех, кто не отчитался по выплате, кураторам.

Сервис «Т-Банка» помог разобраться с накопившимися должниками, которые не прислали чеки вовремя. «Мы быстро обработали 10 000 чеков от примерно 300 специалистов, которые никак не могли их прислать», — уточняет Исаев.

По его словам, трудностей с внедрением сервиса почти не было. Главным вопросом было договориться с психологами. Больше половины зарегистрированных специалистов протестовали против нововведения, но это быстро решилось: их не отключали от платформы, но не проводили оплату сессий. «Удобство использования нашей платформы пересилило иллюзорное неудобство от двухминутного заполнения нужных данных, чтобы подключиться к нам по-новому», — констатирует Исаев, добавляя, что на это ушло около трех месяцев.

В остальном интеграция прошла практически бесшовно. Исаев вспомнил две трудности, которые были очень быстро решены. Сначала на выплату стоял очень низкий лимит по количеству транзакций, но за два дня его увеличили до уровня крупных маркетплейсов. Другая сложность возникла, когда не по всем выплатам пришли чеки, но проблема была не на стороне банка, а в особенностях интеграции с налоговой системой — недостающие чеки тоже быстро восстановили.

«В случае с Zigmund.Online все происходило достаточно легко: клиент автоматизировал работу через наш интерфейс в личном кабинете «Т-Бизнеса», а потом и вовсе интегрировался с внутренней системой по API, чтобы совершать выплаты напрямую», — подтвердил Евгений Наумов.

По его словам, все возникающие трудности с новым для клиента продуктом решает персональный менеджер банка. «Он помогает понять потребности бизнеса и предложить наиболее подходящее решение. Менеджеры глубоко разбираются в бизнес-процессах клиента — это позволяет им находить возможности для оптимизации и автоматизации рутинных задач, что помогает экономить деньги и время клиента», — отмечает Наумов. По его словам, помимо автоматизации выплат и формирования чеков у продукта «Т-Банка» есть возможность электронного подписания документов с самозанятыми. «Также возможна гибкая настройка отчетов, которая позволяет значительно упростить работу с самозанятыми. В среднем, наши технологические решения позволяют сокращать время по сбору документов до 60%», — отмечает он.

Сейчас команда Zigmund.Online, которая раньше занималась сбором чеков, продолжает администрировать систему выплат, используя два клика — проверяет реестр тех, кому нужно отправить деньги, и отправляет его в «Т-Банк».

У сотрудников появилось время на новые проекты, например, работу с документами блогеров. Исаев говорит, что компания получила непрямой финансовый результат, а он избежал стресса от ежемесячной проверки 20 000 транзакций.

 «Мы перестали тратить время на сбор и обработку документов и закрыли возможные налоговые риски, которые могли бы возникнуть из-за висевших долгов по чекам. Не стали нанимать шесть новых сотрудников, которые занимались бы этим вручную. Реализованная выгода — это отсутствие инвестиций в расширение штата», — говорит финансовый директор Zigmund.Online.

Он обращает внимание на то, что неочевидные финансовые риски, которые возникают из-за недостаточной финансовой гигиены, многие компании недооценивают. Но финансовому руководителю приходится об этом думать. Zigmund.Online — резидент инновацонного центра «Сколково», где действует особый налоговый режим (освобождение от налога на прибыль, имущество НДС и ряд других льгот). «Если бы мы продолжали работать с самозанятыми как раньше, а в «Сколково» изменился бы налоговый режим, то наш налог на прибыль без подтверждения расходов оказался бы в два-три раза выше, плюс штрафы, вплоть до взысканий с генерального директора. Автоматизация в нашем случае не отнимает будущий доход, но снижает репутационные риски», — резюмирует Егор Исаев.