Невнятная экономическая политика, скачки курса рубля и отсутствие антикризисного плана ничуть не снижают бремени обязательств, которые государство налагает на бизнес: плати налоги, веди учет, сдавай отчетность. При этом малый бизнес не менее, чем крупный, нуждается в автоматизации рутинных процедур, и еще более — в их удешевлении. «Облачные» сервисы — подходящий для этого инструмент. Они дешевле офлайновых программ, которые требуют установки на компьютер. Работать с «облаком» можно в любом месте и с любого устройства, даже с телефона. Веб-сервисы проще интегрируются в информационные системы, а обслуживанием и обновлением занимаются поставщики.
Кроме того, онлайн-системы предлагают дополнительный функционал, который делает пользование более комфортным. Компания «РЖД строй», имеющая 16 филиалов, стоит на учете в 190 налоговых инспекциях. Компания участвует в тендерах, поэтому постоянно мониторит состояние расчетов с государством. Упростить проведение сверок с налоговыми органами позволили сервисы информационного обслуживания налогоплательщиков (ИОН). Еженедельно через сервис уходит 190 запросов, каждый занимает пять минут работы сотрудника против нескольких часов в обычном режиме. Полученные данные автоматически структурируются в формате Excel, что исключает ручной труд, а значит, ошибки.
Остановимся на продуктах, которые помогают компаниям выполнить вмененные государством обязанности с минимальными затратами.
Электронная отчетность
Гибкость (оперативная реакция на внешние условия) и масштабируемость (изменение числа контрагентов, операций, регионов) «облачных» решений для сдачи отчетности как нельзя кстати в условиях изменчивого законодательства. Это подтверждается и всплесками спроса. «Облачных» решений для сдачи отчетности на рынке пока немного, можно выделить СБиС++, Онлайн-Спринтер, Контур.Экстерн. Абонентская база только последней системы в декабре 2013 года выросла почти вдвое, когда государство ввело обязательное с 2014 года декларирование НДС в электронном виде. А в апреле 2014 года, в разгар отчетной кампании, прирост составил более 235%.
В 2015 году декларации по НДС обрастут обязательными книгами покупок и продаж, а сдавать электронную отчетность в фонды теперь придется компаниям с численностью персонала более 25 человек (против 50 в прошлом году). Выбирая сервис, обращайте внимание на удобство интерфейса, оперативность настройки при изменении законодательства, «отзывчивость» технической поддержки. Учтите, что не в каждой программе для сдачи отчетности ее можно сформировать: в разгар отчетной кампании может выясниться, что автоматическая выгрузка из учетных систем невозможна и данные в декларации придется вписывать вручную.
Для компаний с филиалами важен территориальный охват: услуга по сдаче отчетности может оказаться доступна только клиентам самого оператора, но не клиентам его партнерской сети. Компании «Трансконтейнер» пришлось отказаться от услуг оператора электронного документооборота из-за невозможности обеспечить нужный региональный охват и быструю настройку системы при смене налоговых инспекций. Новый оператор с этой задачей справился. Сейчас через систему для сдачи отчетности ежемесячно проходит порядка 100 отчетных форм и более сотни запросов ИОН только по головному офису. С этой работой справляются всего 5 человек, при том что у компании более 250 подразделений.
«Облачный» учет
При выборе нужного программного решения обращайте внимание на необходимую и достаточную функциональность: не стоит платить за сложный продукт, если в реальности вы будете использовать десятую часть возможностей. В небольших фирмах бухгалтер нередко выполняет также функции кадровика и юриста. От сервиса для ведения учета пользователь в идеале также ожидает «совмещения функций». Одни решения позволяют закрыть базовый набор задач: вести бухгалтерский и налоговый учет, рассчитать заработную плату, формировать отчетность в контролирующие органы (Бухсофт онлайн, Контур.Бухгалтерия). В другие добавляется возможность подготовить документы для регистрации ИП и ООО (Мои финансы) или модули для ведения управленческого учета (Инфо-бухгалтер). Третьи сопровождают действия пользователей различными подсказками (Контур.Эльба, Мое дело).
Но ни один бухгалтерский сервис не обеспечит полной автоматизации всех функций.
К примеру, отчетность в госорганы нужно подписать электронной подписью, которую нужно оформлять самостоятельно.
Проверка партнеров
Снизить налоговые и финансовые риски позволит комплексная проверка делового партнера. Не каждый контрагент с готовностью представит свои учредительные документы или финансовую отчетность для анализа, который еще нужно суметь провести. В ручном режиме проверять долго, сложно и дорого: придется собирать информацию на ресурсах ФНС, арбитражных судов, ФМС и пр.
В данном случае пригодятся программы для проверки контрагентов, например, ДельтаБезопасность, Fira Pro, Контур.Фокус. В такой системе на одной странице выводится вся нужная информация, можно запросить выписку из ЕГРЮЛ, провести финансовый анализ с объяснением результатов.
Сервисы проверки партнеров очень популярны у частных сыскных агентств, юридических и консалтинговых фирм.
Так, руководителю юридической фирмы «Студия права» Сергею Родионову удалось уберечь клиента от заключения контракта на 20 млн рублей с контрагентом, «дочки» которого то и дело становились банкротами. Это показал экспресс-анализ судебных дел, проведенный в системе проверки контрагентов. В случае с другим клиентом, при цене контракта на перевозки в 25 млн рублей, выяснилось, что потенциальный партнер не платит долгов, предпочитая многолетние судебные тяжбы.